档案管理系统应用研究

　　档案一般指的是国家机关、企事业单位和团体，在进行社会生产活动以及相关科研活动的过程中，所形成的富有特定价值的实物或者材料。档案是人类宝贵的精神财富。对于基层档案单位和综合档案馆来说，档案管理都是一项非常重要的工作。档案工作的核心任务是能科学而有效地保管和利用好目标档案。传统的档案管理系统由于时代变化而不能适应时代需求，所以人们需要利用新技术和方法来建构新的档案管理系统，有效管理档案，提高档案管理水平。

　　一、档案管理的发展现状

　　第一，存在的问题。传统的档案管理利用的是纸质载体，存在安全性不足、密级管理不到位、调阅无法及时、信息利用效率低下等方面问题，而且传统档案管理成本相对较高、人工管理繁重、信息提取相对困难、信息资源闭塞，传统档案管理系统严重影响了档案管理效率。第二，现代档案管理服务方式。现代档案信息服务方式可划分为传统型、机械型和智力型服务模式等方式。传统型服务模式一般包括档案外借、阅览、报道、陈列和展览服务。机械模式主要包括复制和联机服务。智力型服务方式主要包括编研、情报、检索、定题和咨询服务。第三，网络引发的管理变革。档案馆引用网络技术进行管理和服务是一种革命性管理变革。随着社会步入知识经济时代，档案管理工作正朝着网络化方向发展。档案馆利用互联网实行网络化档案服务方式是档案管理工作适应信息时代的必然发展结果。网络化档案服务一般指的是档案馆把馆藏档案和相应的资料实行数字图像化管理，利用独立的计算机工作中心，与互联网相互联接，普通用户可利用互联网登入站点查询，在经过系列要求的环节后获取目标档案信息。网络化档案服务模式具有鲜明的管理优点，并且给档案管理工作带来积极的影响。

　　二、档案管理系统的技术基础

　　第一，数字化技术。档案管理可以利用国际上通用的图像压缩的技术来压缩掉冗余信息，通过该技术可有效节省管理存储空间。如被压缩后25K大小的图书信息，一张lG大小的光盘就能集成该类型图书信息4万页，压缩存储技术能够有效满足大容量档案管理需求。第二，数据库管理技术。数据库是一种般以一个或多个表形式呈现的可查询数据的存储区域。现代网络档案管理系统一般采用的是数据库管理系统进行档案信息管理，如层次数据库，关系数据库和网状数据库。第三，图象压缩处理技术。现代图像压缩技术以分形理论、小波变换理论、视觉仿真理论和人工神经网络理论为基础，对传统信源编码理论进行优化，图象压缩编码逐渐拥有更高的压缩质量和压缩比，能有效管理高达几十万个数量的档案。第四，档案管理和检索技术。档案数据管理和检索技术可以借助特定检索逻辑规则快速从数据库中找到目标档案，并打印出所需要的原件和目录。

　　三、档案管理系统的实现

　　建立档案管理系统主要预期是变革低效的人工档案管理模式，实现档案信息的计算机化管理，以提高档案资料查询、检索的效率。整个管理系统以Client/Server架构为基础，档案馆内部网络上运行，并通过扩展实现远程连接客户端的功能，从而保障多级应用与档案数据资源共享。现代档案管理系统利用现代科技手段来提高档案馆的管理效率，可有效保障档案信息的保存和利用。

　　现代档案系统一般是以OBMS为基础，并利用DBMS中得到广泛运用的关系数据库模型来对档案管理系统中的属性数据进行有效管理。一般档案管理系统设计以用户功能需求为原则。首先，管理系统会提供录入手段，从而将档案原始数据进行分类和入库管理，并对数据进行安全管理；其次，管理系统会提供多种检索和查询档案数据方式；第三，系统会提供数据报表和档案的打印输出功能，并提供档案数据的管理维护功能；最后，系统还会能提供档案设计和规划功能。所有系统提供的功能都是以用户的功能需求为依据的，非常人性化。与档案管理系统功能相对应的系统设计会包括查询检索模块、录入功能模块、打印输出模块和系统管理模块。现代档案管理系统一般会采用最新的数据库服务器联接模式，即只是在人们有信息利用需求的时候（一般系统会设置某个时间段）建立数据库联接，用完后系统马上断开数据库联接，既有利于节省网络带宽，又可保证用户信息安全。而且在使用档案管理系统钱前，用户必须首先经过密码登录环节，这一步进一步保障了数据和系统的安全性。

　　现代网络档案管理系统一般采用面向对象的方法进行设计，操作起来非常简便，上手容易，直观、清晰、简洁的图形界面更突显出人性化设计理念。档案管理系统采用的计算机处理方式对档案馆进行档案信息管理极大地提高档案馆档案信息的管理效率。网络化档案管理系统的应用也有利于档案的保存和查阅，从而减轻管理人员负担，并且系统能及时打印出各种报表数据和所需目录，有利于对档案信息进行及时有效的利用；最后，系统采用的Client/Server运行模式为档案馆之间的信息联网铺垫了基础，促进档案信息资源的共享。

　　四、结语

　　传统档案管理系统已经不能适应时代需求，现代档案管理系统朝着信息化、网络化方向发展。本文详细介绍了现代档案管理系统的功能实现。现代档案管理系统以人本主义为设计理念，开发出灵活的用户界面和强大的管理功能，可灵活进行档案和文件的管理，如自动生成档案排列序号，简编的档案信息查询规则和手段。现代档案管理系统的研究已经步入了一个新的发展阶段，现代网络化管理系统有效提高了管理的速度和精度，降低了档案管理成本，有效降低档案数据资料的管理工作的强度，为管理人员的具体档案管理说明提供了准确的基础数据，推动档案管理工作的运行和未来的档案管理模式的变革。

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