谈谈新时期如何做好档案管理

　　一、档案工作的性质和特点

　　（一） 档案工作的管理性

　　档案工作是一项专门的档案事业，面对的是各种载体和各项内容的档案事物，而不是对现成的简单的物件保管和出纳。档案工作者需要对数量庞大、情况复杂的档案进行研究、考证和科学化、现代化管理。档案工作的各环节都要在研究的基础上进行，按科学的方法管理档案。要采取一套科学的理论原则、技术手段和方式方法，合理地组织档案。因此，档案工作是一项科学性、技术性很强的管理工作。

　　（二）档案工作的服务性

　　档案部门管理档案是为了满足人们对档案利用的社会需要，是为各项工作创造条件而提供档案信息服务的。从总的档案工作来讲，它是通过管理和提供档案这种特定方式，为当前的和长远的各项工作服务；从特定部门和一个单位的档案工作来看，它是为机关工作创造条件而提供档案资料服务的。档案工作虽然也是一项研究性工作，但是档案部门研究档案、进行编著等活动，其主要目的还是为了创造更好的服务条件。

　　（三）档案工作的政治性

　　1. 档案工作是维护党和国家历史真实面貌的一项重大事业。在阶级社会里，档案主要产生于一定阶级的政党、国家机关和社会团体，历史怎样发展，档案就怎样记录，因此它成为查考、研究、处理问题的真凭实据。从一定意义上说，档案工作就是保存历史记录、维护历史面貌的工作。在社会活动中，由于处于政治目的和其他原因，总会有人企图篡改和破坏档案，因此档案工作要以维护档案的真实性来维护党和国家的历史面貌。

　　2. 档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现。档案工作从来都是为一定阶级所掌握，为一定的社会制度和一定阶级的路线、方针、政策服务。在社会主义社会中，档案工作应始终坚持为社会主义建设服务的方向，当前为建设有中国特色的社会主义服务，为“一个中心，两个基本点”服务，这是我国档案工作政治性的集中表现。

　　3. 档案工作的机要性是其政治性的表现之一。档案工作也是一项具有机要性质的工作。档案工作的机要性是由档案本身的特点以及国家的利益所决定的。党和国家机关的档案，记录了党、政、军领导机关和领导人的重大活动以及政治、经济、军事、科学、文化等方面的活动，其中不少属于机密的。我们必须提高警惕，严守党和国家机密，这是档案工作者的职责。

　　二、新时期的档案管理工作要走规范化、标准化道路

　　（一）公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提。我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

　　（二）实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，还要解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

　　（三）提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证。不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

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