浅谈档案管理的网络化

　　1.前言

　　科技的日新月异，为我们的生活带来了便利。其中最大的一项成果就是网络的普及。现今是知识爆炸的年代，为了让各项建设工作顺利进行，电子计算机的的使用范围越来越广，大到航空航天，小到超市购物，我们已经完全进入了电子时代。而社会各行各业的发展都离不开档案的保存。这些档案既是行业发展的见证，也为行业今后的发展提供了经验保证。因此，为了做好档案的管理，将网络技术引进档案管理是十分必要的。我们不仅要认识到档案管理网络化的重要性，还应该不断优化档案的网络化管理。

　　2.传统档案管理存在的问题

　　档案管理是一项具有机密性和专业性的管理工作，不论是哪个行业的档案管理都应该认真对待，明确其重要性。然而，随着时代的发展，传统的档案管理逐渐显现出弊端，主要表现在管理意识、硬件设施和专业素质上。

　　2.1档案管理意识不强

　　一直以来，相当多的管理者对档案管理的认识存在偏差，认为档案管理就是档案抄写和整理，不需要什么技术含量。然而，事实并非如此，档案管理不仅包括档案抄写和整理还包括档案分类、装订和保存等，需要专门的档案管理人才来进行管理。所以，为了提升档案管理的质量和水平，纠正这些领导干部的错误思想是十分必要的。他们应该充分意识到档案管理的重要性，将档案管理落到实处，引进优秀的管理人才，提升档案管理的质量。

　　2.2档案管理的硬件设施落后

　　做好档案管理工作不仅需要有清醒的档案管理意识，还需要给档案管理提供必要的硬件设施。传统的档案大多是纸质材料，为了保存好这些材料，应该准备一个专门的档案室进行储存。然而，有些单位没有专门的档案室，档案、文件堆放杂乱，极易造成档案丢失或损坏。而有些单位虽然有档案室，但是档案室的防潮、防霉条件不容乐观，这就容易造成档案的虫蛀、霉变，破坏档案的干净和完整。所以，对于档案室的硬件设施应该定期检查、更新，做好档案的保存工作。

　　2.3档案管理人员的专业素质不强

　　传统的档案管理与一般的行政管理不同，它的管理对象是纸质材料。纸质材料的保存难度较大，需要专业的人员进行养护。但是，现今的档案管理人员大多缺乏档案管理的专业素质，对如何进行档案分类、装订、养护、保存缺少必要了解，这就使得日常的档案管理成为一纸空谈。而在日复一日的忽视中，纸质档案逐渐损坏，这些档案中有些没有备份，一旦损坏就难以修复，这种损失是十分巨大的。因此，提高档案管理人员的专业素质是势在必行的。

　　3.优化档案管理网络化的策略

　　3.1加强对档案管理人才的培养

　　现今，档案管理的网络化趋势明显增强，电子档案逐渐取代纸质档案，是档案的管理“从单一的旧信息的管理模式下解脱出来，向多重管理模式过度”[1]。为了做好电子档案的管理，需要培养出一批优秀的电子档案管理人才。这可以从两个方面入手：第一，引进专业能力强，管理能力好的高素质人才，优化档案管理的员工队伍，让他们互相学习共同进步；第二，对现有的档案管理人员进行职中培训，请专业的档案管理人才对企业员工进行专业能力的培训，让他们掌握最新的管理技术，与时俱进。

　　3.2建立健全电子档案的管理制度

　　无规矩不成方圆，任何行业要取得发展都需要有一个坚实的制度保障，电子档案的管理亦是如此。我们可以从三个方面入手，全面完善电子档案的制度管理。第一，明确分工。档案管理包含的层面很多，不仅有档案的录入，还包括档案的整理、分类等，应实行专人负责制。第二，制定出明确、合理、科学的档案分类归档标准，这既便于档案的整理，也便于日后的档案查阅。第三，对档案的真实性予以严格鉴定，电子档案在发送和接受时要通过电子网络，信息的安全难以保证，所以档案管理人员在接收档案时要对档案的内容进行严格鉴定，避免出现虚假档案。

　　3.3严格监控电子档案的使用和转换

　　电子档案和纸质档案相比，可操作性更强，对档案的修改也更容易。因此为了保证档案的机密性，在对档案实行操作之前，要严格审查操作人员使用权限，确保档案的安全性，避免档案遭到恶意修改。另外，电子档案的资源共享性较强，在传输的过程中可以出现在不同的载体上，为了保证档案的原始性，我们应该对档案进行加密。例如“将档案的文件模式设置为只读，或对整个档案加密”[2]。而且，电子档案应该及时备份，避免出现档案丢失的事件。

　　4. 结语

　　综上所述，档案管理的网络化为我们的生活带来了极大的便利，做好档案管理信息化的建设，是我们今后努力的方向。我们应该从人才培养、管理制度和使用控制三个方面出发，全面提升档案管理质量，加快档案管理的网络化建设。

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