试析RFID 技术在人事档案管理中的应用

　　人事档案因内容信息敏感、案卷流转频度高、管理工作量大等问题而难以管理。随着社会经济的快速发展，人才流动明显加快，这使得人事档案的快速流转与有效利用等问题日益突出。传统的手工管理很难跟上实际工作的要求，借助RFID技术推动人事档案管理工作走向智能化、精细化和高效化已经成为人事档案工作变革发展的新趋势。

　　一、RFID的工作原理

　　RFID（Radio Frequency Identi？ fication）是基于电子标签（Tag）的无线射频识别技术，是一种可通过无线电讯号识别特定目标并读写相关数据的现代通信技术。RFID系统通常由感应标签、读写器（Reader）、天线（Antenna）和中央信息系统组成。其工作原理就是实现电子标签和中央信息系统间数据的同步交换和更新。电子标签中存储了被识别物体对象的相关信息，通常被贴在物体表面，当电子标签被RFID读写器识别到或者电子标签主动向读写器发送数据时，标签内的物体信息将被读取或改写。读写器是RFID系统的中间连接件，它可以利用射频技术读取或改写RFID电子标签中的数据信息，并可将读出的数据信息通过无线方式传输到中央信息系统进行管理和分析。天线在标签和读写器间传递射频信号。中央信息系统是对识别到的信息进行管理、分析及传输的计算机平台，用户可以通过它查询相关的RFID电子标签信息，将其与RFID读写器相连，通过读写器对电子标签中数据信息进行读取或改写，中央信息系统数据库内的数据信息也进行同步的更新[1]。如图1所示：

　　二、RFID技术在人事档案管理工作中的应用优势

　　人事档案管理的特点决定了RFID技术的适用性。人事档案具有立卷单位完全独立的特点，人事档案之间没有必然的内容上的内在联系，人事档案管理的目的可以说就是管好用好每一个人的档案，防止材料错归、档案错架和损毁丢失，在工作中做到账物一致、去向清楚、服务高效、管理有序。而这些管理特点通过应用RFID电子标签技术，能够实现档案案卷的跟踪定位、非接触性和批量扫描读取、档案实体动态数据与中央管理信息系统实时同步、电子标签容量大等功能，就能很好解决传统人事档案工作中存在的问题。

　　另外，人事档案管理长期以来受管理手段落后所导致的问题日益凸显，引入RFID技术解决这些问题是管理工作的迫切需要，不仅能够提高服务质量，突破传统手工管理的瓶颈，而且能够跟踪和追溯档案转递过程的相关信息。毋庸置疑，RFID技术应用于人事档案管理，定会强有力地推动人事档案管理向高度智能化、标准化和精细化方向发展，将深刻改变人事档案管理模式，使很多人从手工管理的繁重工作中解脱出来[2]。其应用优势主要表现在人事档案的查（借）阅环节、材料归档环节、库房管理环节、统计和专递等各个业务环节，这是RFID技术电子标签动态跟踪功能优势的体现，它能够实时记录档案转递原因、经办人、去向、电子标签注销时间等，定位跟踪人事档案去向。同时，如果将RFID标签与库房、阅览室门禁系统相配合，系统会实时跟踪和记录档案在流动过程中的每一个位置，自动记录档案出入库房的时间，使工作人员实时掌握档案位置动态，监控档案位置、存放地点以及确认档案的存取的合法性。在借阅服务中使用粘贴有RFID标签的借阅证，办理借阅手续时在标签中写入利用者的基本身份信息、借阅审批信息、借阅什么档案以及借阅目的等信息，并同步到中央信息系统中，中央信息系统还会自动记录查阅时间、归还时间等档案动态信息，以及提档人姓名或归还验收人姓名等。

　　毋庸置疑，RFID技术的使用会大大简化繁琐的档案利用服务手续，工作人员和利用者都不需要填写借阅/归还登记，实现了计算机自动采集档案管理和使用环节静态信息的使用和动态信息的保存，使服务更加人性化、便捷化。

　　三、RFID技术应用于人事档案管理的技术实现方法

　　RFID技术在人事档案管理中的应用需要通过硬件的部署和软件的开发来实现。

　　1.硬件环境的部署

　　基于RFID的人事档案管理硬件环境应至少包括电子标签、读写器等在内的基础设施，如图2。

　　（1）每盒档案上粘贴RFID电子标签。以个人案卷为单位，为每一盒人事档案制作并粘贴电子标签，并向标签写入档案的基本信息和关键元数据：如个人姓名、性别、年龄、籍贯等人员基本信息，档案存址，档案出入库管理和利用者相关的各类管理过程的动态信息。这些信息与中央信息库的数据保持实时和同步。

　　（2）库房档案架上粘贴电子标签。为每一个档案架和每一层档案架贴上电子标签，记录该列或该层档案架的编号、存放的档案数量、档案存放位置等，这是阅读器跟踪、定位、查找档案的基础。

　　（3）读写天线部署。根据天线功率和库房及工作区面积部署RFID天线。

　　（4）部署固定读写器和EAS门禁系统。部署在库房和档案馆（室）出入口的读写器和EAS门禁系统，一方面记录档案出入房门的时间，另一方面，当没有办理借阅手续的档案经过安全门时，门禁系统会自动发出声光报警，有效防止档案被带出档案馆。

　　（5）RFID借阅卡。为每一位来馆查阅档案的利用者发放一张贴有RFID标签的借阅卡，简化借阅手续，方便工作人员掌握档案利用信息。

　　2.软件系统的构建 　　基于RFID构建的人事档案管理系统通常会包括中心数据库、标签管理子系统、工作人员和储位管理子系统、档案调阅子系统、档案保管子系统、档案盘点统计子系统、档案调动子系统等，这些子系统间相互协调和集中联动，能够实现人事档案的现代化和高效率管理。

　　（1）数据中心存储所有人事档案管理、系统服务中心的静态和动态数据。

　　（2）标签管理子系统主要完成RFID标签的注册、转换、注销、读取等功能；

　　（3）工作人员和储位管理子系统主要完成对工作人员使用权限的管理，授权注册、变更和注销；储位管理主要实现档案编号和储位编号的自动匹配，从而在档案出入库时实现档案储位的可视化和动态化管理。

　　（4）档案调阅子系统主要实现档案的精准查找功能、出入库指令，并将查询信号传输至手持读写器或档案架，工作人员在手持读写器指引下入库调取档案，完成档案出库作业。同时实现档案的定位功能、范围控制、人员控制、错放预警等。

　　（5）档案保管子系统包括档案安全管理和档案防毁模块。完成档案防盗和现场监控，有效防止档案撕毁。所有馆藏档案均处于阅读器的读取范围中，当档案盒在未经查询子系统发出指令的情况下离开储位，系统会发出警报。

　　（6）档案盘点统计子系统实现按不同目的要求由计算机自动盘点和统计功能。由档案管理信息系统发出盘点指令，RFID阅读器立即完成对档案的相关信息以及相应的储位信息的收集，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对，完成档案盘点和统计工作。

　　（7）档案调动子系统实现新档案入库建档，档案调出时记录档案调出时间、原因、去向等，并注销其RFID标签，完成档案转入、转出的数据记录。

　　当然，尽管RFID技术还存在一些应用上的障碍和隐患，但随着我国人事档案信息化工作的推进和RFID技术的日益成熟，我们有理由相信随着RFID技术的标准、制度和应用成熟度等问题的解决，借助其管理人事档案将是一个很有前景的发展方向，是实现人事档案管理自动化、智能化和推动人事档案管理及服务上台阶的重要途径。

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