人事档案管理研究探讨

　　人事档案管理的改革是一个漫长的过程，需要理论结合实际、充分运用科学技术，才能造福于民，更好地为国家和社会服务。

　　中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）05-0034-02

　　我国在人事档案管理制度的建设中取得了丰富的经验和巨大的成果，但由于中国特色社会主义市场经济不断发展，人才管理方式向着多元化方向进行革新，当前的人事档案管理制度便暴露了一些陈旧和不足之处。笔者认为目前问题有：一、人事档案材料内容质量存在较大问题，多有脱离实际、详略不宜、信息滞后等情况；二、人档脱节，出现大量“死档”弃档”三、当前的人事档案管理体制与多样的用人机制不符；四、管理手段陈旧落后，与技术发展脱节。本文在仔细研究的基础上，提出四点合理化建议，一是结合客观实际提高档案材料内容的质量，二是加强对档案的管理力度，做到“档随人走”三是更新档案管理体制以满足现代化的市场需求，四是更新档案管理技术，促进管理手段的现代化和信息化。

　　因而本文深入剖析了人事档案管理制度的现状，通过结合实际探讨出合理的解决办法，促进管理理论的完善和管理体制的革新，已经成为当下思考的重点；以此加强对人才的调用和管理，推进市场的完善，充分发挥人事档案在人力资源管理中的重要作用。

　　一、人事档案管理概述

　　在我国，人事档案主要由干部档案、工人档案、学生档案三部分构成。干部档案按干部管理权限分属组织、人事等部门管理；工人档案由劳资部门管理；学生档案由学生工作部门管理。干部档案是这三大类中的主题和核心，其他档案也是参照干部档案的管理模式。因此，干部档案管理的发展从一定程度上反映了我国人事档案管理的整体发展情况。

　　新中国成立以来，经济发展、国家统一为人事档案管理的发展和完善提供了有利的环境。1996年9月5日公布的《中华人民共和国档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与完全，便于社会各方面利用。它由三部分组成：1、统一领导、分级管理；2、维护档案的完整与安全；3、便于社会各方面对档案的利用。

　　二、我国人事档案管理现状

　　目前，我国的人事档案工作经过不断发展和积累，已经形成了一套固定的体系，为社会发展做出了不小的贡献。但是由于思路、技术的那个方面的原因，仍存在着几个问题需要完善。

　　1.人事档案材料内容质量存在较大问题

　　首先，在人事档案的真实性方面，多出现内容与实际不符等情况。一些人事部门在审查时不能严格把关，导致浑水摸鱼情况的出现，影响人事档案发挥其作用。

　　大学毕业生人数逐年增多，国家不再实行包分配，就业竞争压力巨大，为谋得一份好工作，捏造虚假简历；人事部门为图省事，不进行实际调查，便导致了虚假档案的出现。另一方面，人事档案与晋升、职称等密切相关，某些人企图通过修改档案获得这些福利，通过“走后门”等手段修改档案；领导以权谋私，共同参与，导致出现虚假档案。

　　2.人档脱节，出现大量“死档”弃档”

　　许多单位的管理部门没有对档案按时进行规范整理，导致材料散乱，而当事人的情况随时间不断发生变化，需要及时补充新材料、增加新内容。如果不能够分类明确地进行有序管理，尊重其动态性，便会出现人档脱节等现象。

　　3.管理体制与用人机制不符

　　随着中国特色社会主义市场经济体制的建立和完善，我国实行公有制为主体、多种所有制经济并存的基本经济制度，这也就决定了用人机制的多样化。过去，职工一旦成为国有企业的一员，便享受“干部”待遇，人事档案由企业进行统一集中和分级管理。然而如今职业更加多元化，就业方式也在不断发生变化，用人机制更加多样，对人才的竞争也更加激烈。员工为求发展而跳槽，导致企业人才流动较快，而现有的管理模式却不能与时俱进，仍停留在过去，与用人机制严重不符，影响其发挥服务效用。

　　4.管理手段陈旧落后

　　人才流动加快意味着要想提高效率，过去的手工操作已经不能适应当下管理需求了。但是许多小型企业没有计算机，就算使用计算机也没有配套的程序并按时完善，技术手段与实际情况脱节。

　　三、解决人事档案管理问题的对策

　　通过对现有问题的分析，结合实际情况，提出以下四点对策。

　　1.结合客观实际提高档案材料内容的质量

　　提高领导的人事档案意识。人事档案的真实性问题源于领导的意识不强，需要提高领导集体的档案意识。对此，可定期开展宣传教育，宣传党中央的档案法规和相关政策，增强领导集体的重视程度。

　　提高人事档案管理人员的工作水平。档案质量不高的另一个主要因素则是档案管理人员的业务能力。可定期开展业务培训以提高工作能力，通过宣传相关政策使其提高重视程度，采取奖惩措施等令其增强敬业精神，认真对人事档案进行审核。

　　2.加强对档案的管理力度

　　加强管理需健全管理制度。人事档案管理部门要与有关人事管理部门建立联系制度，及时获得人员工作和职务变动的准确信息，在职务调动和人事变动时，及时处理人事档案的相关事宜；定期对人事档案进行审核和检查，及时清理“空挡”死档”

　　3.建立适应时代要求的档案管理体制

　　将分散的人事档案交由人事档案管理部门进行统一管理，在统一管理的基础上实行分级货不分级管理，对于人才流动较快或职位变化较频繁的企事业单位可以不分级。同时按照实际情况，将人事档案科学分类，相互之间不能有重叠部分，以方便进行管理。

　　4.更新人事档案管理技术

　　要加强对人事档案管理技术的投资，配备计算机等现代化的管理工具，并选用高技术人才编写配套的管理程序并定期进行程序的维护和漏洞修复；同时要加强对人事档案管理人员的职业培训，使其尽快适应现代化的管理手段，加快人事档案管理的现代化、信息化进程。

　　四、总结

　　人事档案管理在经济发展、社会进步的进程中发挥着重要作用，需要各级人士提高重视程度，推进改革和完善。同时，任何改革都不是一蹴而就的，在人事档案管理的改革进程中，需要贯彻发挥党中央的相关政策，尊重客观实际，利用先进的科学技术，推进领导及相关工作人员从思路到工作能力的转变。

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