推进档案信息化工作 提高就业服务水平

　　中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）05-0019-01

　　随着我国人力资源和社会保障事业的不断发展，公共就业服务工作的不断深入，就业人员的档案管理作为公共就业服务工作中的一个重要组成部分，其信息化管理已成为公共就业服务档案事业实现可持续发展的必然选择，是在新的形势下人力资源服务机构档案工作如何更好地为各类社会就业人员（失业人员、再就业人员、创业人员、大学毕业生、社会困难就业群体等）服务所要探索的重要内容之一。就业人员档案的信息化管理的推进，必将为整个公共就业服务工作的改革与发展提供及时、准确、高效的信息依据，积极推动公共就业各项事业的顺利开展。

　　就业档案信息化管理，其核心内容就是通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，对公共就业工作中产生的各类信息，进行存储、加工、检索、传输，为公共就业工作提供即时高效的服务，以实现档案资源的共享，提高就业档案管理和利用效率。它包括：就业档案信息资源的有序整理、就业档案信息数据库的建设、就业档案信息网络的建设、就业档案信息技术的应用、就业档案信息资源的开发利用、就业档案信息化人才队伍的建设等。

　　一、当前就业档案信息化过程中存在的问题

　　社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使就业档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样就业档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么就业档案也自然以机读形式存在，这些就业档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的就业档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的就业档案中。把这些就业档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的就业档案信息，必须有一个精选的过程，使得机读形式的就业档案信息具有系统性，真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的公共就业服务。由此看来，就业档案信息电子化是就业档案利用工作发展的必然趋势。

　　1.就业档案管理部门软件缺乏统一性

　　就业档案管理部门之间使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了就业档案信息化工作的进程。

　　2.就业档案管理信息化建设的意识不强

　　实现就业档案信息化管理，是一项繁重的工作任务，这些工作的顺利进行，必须得到公共就业服务机构领导班子和相关部门高度重视及大力支持，切实把就业档案管理工作列入重要议事日程。从目前就业档案信息化建设的发展状况来看，由于公共就业服务机构对就业档案信息化建设工作不够重视，财力及人力投入不足等各方面问题，会限制就业档案信息化发展的速度，使之与公共就业服务的现代化发展无法适应，使就业档案在公共就业服务机构管理与改革中无法发挥其积极作用。

　　3.法规体系和业务规范指导体系不够完善

　　就业档案记载的信息非常丰富，时间跨度也大，由于主观和客观方面的原因，有些就业档案中的信息常常会或多或少有点差错，数据前后不一，甚至有时一种信息有几种不同的记录，如何能让这些问题在信息化建设中得到顺利的解决，使原始纸质档案与数字档案做到很好的衔接，并且在数据库建设的同时解决标准化与规范化的问题，这就要求我们要有一个完整的业务规范指导体系，使从事档案信息化建设的工作人员得到政策上的支持与方式方法的指导，从而形成一个统一、规范、科学、缜密的就业档案信息资料数据库。

　　4.高素质的就业档案信息化人才队伍匮乏

　　人才是公共就业服务机构档案信息化建设的重中之重。目前公共就业服务机构的就业档案管理人员大多年龄偏大，信息技术能力和水平较差，不适应就业档案信息化建设的需要。许多档案管理部门缺乏现代高技术人才，其中档案专业、网络技术专业及信息处理复合型人才就更奇缺，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

　　二、就业档案信息化管理对策建议

　　1.建立可以信息共享的就业档案系统网络

　　在系统内建设数字化综合应用平台。建立健全内部服务网和公众服务网，发挥网站的作用，使就业档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进就业档案现行文件信息化的标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。提高就业档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现就业档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障就业档案资源的原始性、安全性、可靠性。

　　2.充分认识就业档案信息化建设的重要性

　　随着人力资源和社会保障制度改革的不断深入，要充分认识就业档案信息化建设的重要性，要在国家政策的引导下积极稳妥地推动就业档案信息化建设的进程，不断加大财力及人力投入，加强基础设施建设，提供必要的物质基础。要积极采取措施，加大基础设施建设力度，把就业档案信息化建设作为公共就业服务工作中的一个重要的组成部分来进行建设。 　　3.建立完善的规章制度和业务规范指导体系

　　就业档案信息化建设是新时期对公共就业档案管理工作提出的新要求、新任务，所以无法照搬传统手工管理阶段的制度，必须结合各地信息化建设的进度和就业档案信息化管理的实际情况制定相应的工作流程和规章制度，使档案管理工作有章可循，促进就业档案管理工作向制度化、规范化发展。特别是就业档案，其内容直接涉及个人的基本情况和隐私，所以更要制定出相对完善的管理制度来保证就业档案信息化建设的开展。

　　4.提升就业档案管理人员的业务素质

　　就业档案信息化建设的一个关键因素就是建设一支高素质的档案信息化管理人才。在就业档案信息化建设过程中，需要档案工作者不仅要具有丰富的档案管理专业知识能力，更要具有创新意识、创新能力及熟练应用现代化管理设备的能力。从事档案信息化管理的工作人员，必须具有较好的档案管理理论素养及档案管理实践经验，同时具有传统的纸质档案归档能力和现代的信息化档案归档管理能力。要在意识上与时俱进，不断更新服务观念，善于运用现代化的管理设备创新服务方式，提高服务效率，适应新的服务需求。还要有不断学习新知识、新技术、新理念的习惯和劲头，以便能在信息化档案管理工作岗位上规范、标准、高效、高质地工作。

　　三、结语

　　就业档案管理信息化是未来的发展趋势。加强信息化的就业档案管理，提高其质量和效率，是一项复杂的系统工程，公共就业服务机构只有不断创新，加强管理才能更好地发挥其作用。就业档案信息化是一个长期渐进的过程，有待在实践中不断发展和完善。要因地制宜，用信息建设思想总揽全局，实现就业档案管理历史性跨越，从而保证就业档案信息化建设与公共就业服务机构信息化同步发展，以使公共就业服务机构更好地为社会和广大群众服务。

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