图书档案管理现状及改进策略

　　[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）10-0105-01

　　一、图书馆档案管理现状

　　信息共享空间作为一种新型的服务方式和学习空间，已成为当前图书馆界信息服务模式研究的一个新热点。当前，我国高校图书馆信息共享空间建设初步实现了空间、服务、资源的整合，但仍然存在着信息资源与人力资源整合的障碍、经济成本的制约等问题。高校图书馆在信息共享空间建设中存在的主要问题，具体表现在以下三方面：1.传统服务理念与管理体制对信息共享空间构建的束缚。2.信息资源与人力资源整合的障碍。3.大量资金投入的制约。

　　档案管理制度陈旧，管理模式落后也影响了档案管理的服务质量。传统的档案管理是分散的管理模式，存在各种弊端。不仅使很多有价值的资料不能实现物尽其用，制度不完善也促使档案管理无法实现规范化、标准化管理。

　　此外，设施落后、高素质人才缺乏、人员分配不合理等因素也制约了档案管理工作的发展。

　　二、改进图书馆档案管理的策略

　　（一）完善我国高校图书馆信息共享空间建设

　　目前，我国已经初步实现了信息资源的整合，提高了档案管理的服务质量以及信息资源的利用效率。但是，在信息资源整合上以及降低成本上仍然存在不足。为此，我们要确立信息共享空间服务理念，建立与其相对应的物理层、虚拟层、支持层，以完善我国高校图书馆信息共享空间建设。信息共享空间物理层是用户学习、活动和交流的物理场所，是IC空间最直观和最基础的组成部分；信息共享空间虚拟层是读者学习、交流、协作、信息共享和知识创造的虚拟场所，是连接实体层和支持层的纽带和桥梁。由虚拟社区、数字资源、虚拟学习及服务环境、软件系统及工具、虚拟服务支持组织以及其他虚拟资源等多部分组成；信息共享空间支持层是系统运行和发展的核心动力层，包括组织与管理、信息技术、文化与精神三大核心驱动力要素，通过三者的有机融合和共同作用来支撑和驱动系统的运行与发展。

　　（二）建立数字档案馆

　　数字档案馆是一项综合计算机技术和网络技术，将各种不同档案机构的信息资源进行整合和处理加工，以保证数字档案信息资料的长久保存和获取，并且向社会中广大的用户提供更加便捷和高效率的在线服务，最终达成信息资源共享的一种有序的动态信息空间。

　　数字档案馆是在现代各种信息技术的有机结合的情况下出现的一项新兴的技术，与传统的档案管理相比，档案管理的数字化结合了信息传输网络化、管理计算机化、信息多媒体化和存贮多载体化等一系列的特点。数字技术在档案管理中的应用不仅完善，并且也发展了档案管理的职能，而且妥善解决了传统档案管理中的诸多矛盾，实现了档案原件更加长久的保存。数字档案检索系统也更加方便利用，而且极其快捷，不仅极大满足了用户的需求，而且完全可以不受时间、地点的限制，能够随时随地的异地查找档案信息。数字档案馆为档案工作创造了便利，这将从根本上提高档案管理工作的服务质量，也必将大大强化档案的信息需求。

　　（三）改变顺排文档检索，实现倒排文档检索

　　将主文档的可检字段抽出，按照一定的顺序重新排列起来，形成一种新的索引文档，即倒排文档。这个文档能够合并相同的词汇，并且把在顺排文档中的相关记录的记录号集合起来，使其赋予在索引关键字之后，这样可以保证通过某一个特征词便能够快速、方便地获取相关信息。倒排文档建立在顺排文档的基础之上，它的检索速度比顺排文档快，且比较准确。

　　三、实现档案信息化的重要意义

　　档案管理的信息化是指通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，经系统加工和网络传输后，实现档案信息资源的合理配置和有效利用，最终实现档案信息资源共享。

　　档案信息化不仅可以改善档案管理工作，而且可以使用翔实的档案信息支持各项决策和档案管理。实现档案信息化不仅能够突破传统档案利用的各种局限，使档案管理部门从过去的封闭走向开放，从单一的档案保管和利用等职能向信息采集、管理和服务职能转变，从而实现档案信息资源的合理配置和科学的管理，如此将为社会提供更高效、优质的服务；而且档案信息化决策及时正确、管理措施得当等要通过完整、可靠的档案信息资源和较高的综合分析能力来实现。那么，翔实的档案信息将会对各项决策内容以及档案管理工作起到重要作用。

　　四、结语

　　尽管当前的档案管理工作还存在很多不足，但是一些全新的改革措施已经实施，虽然改革道路曲折，但是新形势必将引领一个时代的步伐，只有适应社会的进步和发展才不会被淘汰。档案管理的数字化、信息化是档案管理工作的一次跨越，意义重大，影响深远，将惠及这个时代的一切用户。

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