高校档案管理使用软件的问题及对策

　　Abstract： This paper found a series of problems such as incompatibilities and errors by using PDE V7.2 software in university archives management. The causes of these problems have been studied， and the solutions to improve software design and increase the intensity and level of training are proposed.

　　Key words： university archives；file management；software practice；countermeasure

　　中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2014）32-0248-02

　　0 引言

　　PDE软件是专业的档案综合管理信息系统，开发对象主要是大规模集团化企业和政府综合性档案馆。软件的功能符合国家档案局2010年颁布的《数字档案馆建设指南》对数字档案管理系统的基本要求[1]。此软件具有非常灵活的管理策略，提供多种档案收集渠道，适用各种归档方式的档案整理功能和强大的信息维护能力，其流程管理设计思想的提出将档案管理行业的软件设计提升到了新的

　　层次。

　　1 高校档案管理应用PDE软件的问题

　　1.1 软件应用中易出现的问题

　　1.1.1 实际操作者对软件性能不熟悉导致的错误

　　PDE软件的管理流程设置规定案卷级档案的编目应在文件级档案的编目之后，只有将文件整理录入目录库后才能组卷建立案卷级档案。一些档案管理人员按照自己惯有的工作方式，先把案卷级目录信息录入完毕，然后进入相应的卷内文件库录入文件信息，结果导致由公式设计自动生成的“总页数”、“总件数”等著录项会自动发生篡改。

　　PDE软件的检索功能是其技术优势，可以在目录信息内无主题词的情况下输入任意关键词进行目录检索和全文检索。关键词的录入格式必须与著录的原始信息严格一致才能检索到结果，这样可以提高档案的查准率，但不了解情况的档案查询者操作时则可能增加档案的漏检率。

　　1.1.2 软件设计的问题 PDE软件的数据备份与恢复功能没有设置专门的快捷按钮。档案管理人员要进行档案数据备份只能通过实施工程师在服务器上对整个数据库专门进行备份策略设计，或者将所有的档案库逐个选择数据然后分别数据打包到自己的硬盘上，这两种方式备份操作都不是很方便的工作。

　　软件的报错提示比较机械化，一般是很长的一串既有数字又有字母的符号。这些代码基本上只有具备软件开发知识的人才能看得懂，普通档案管理人员无法据此找出

　　对策。

　　1.1.3 网络和计算机对软件的影响 PDE软件采用的是C/S和B/S双重开发技术架构。C/S一般建立在专用的网络上，小范围里的网络环境，局域网之间再通过专门服务器提供连接和数据交换服务。对网络环境的要求比较高，如果高校档案管理者没有构建档案馆及兼职档案员小范围的专用局域网，而采用整校园网作为最底层网络，则很容易受校园网不稳定的情况影响。

　　1.2 软件的整体构架和实际使用的矛盾 PDE软件客户端包括两套系统，一套是业务管理系统，另一套是后台管理系统。业务管理系统既有文件管理、整理编目、档案保管、档案统计、档案检索、档案利用、档案鉴定等基本的常用功能模块，又有档案编研、档案移交、工作管理等专用模块。后台管理系统既包括元数据管理、模板管理、系统表字段管理、用户管理、日志管理等常用功能模块，又包括系统参数管理、工作流设置等与服务器系统关联的专用功能模块。此外PDE软件还具有信息门户集成模块、数据安全控制、数据一体化接口、库房图形化系统等若干产品扩展模块。对于常用的功能模块，使用者经过多次操作后基本能够熟练运用，而系统管理、元数据管理、权限管理、工作流程设置等方面的专用功能模块需要具备一定的计算机、数据库和网络技术知识的人员才能较好掌握。还有一些功能，如全宗管理，全宗定位，对于中南民族大学这种全宗唯一的高校档案馆可能会永远都不会用到，而其还往往放在软件的醒目位置，比较容易影响视觉。

　　1.3 软件的维护需求与相关人才不匹配 PDE软件属于比较高端的档案管理软件，必须由具备一定计算机技术、SQL语言之类的数据库技术和网络技术，同时又掌握档案学专业知识的人来担任系统管理员。在高校档案馆中，一般档案工作者熟悉业务不懂技术，而引进的计算机人才又对业务不熟悉，目前普遍缺乏业务与技术兼通的复合型人才。有些高校的档案工作者属于兼职性质，专业知识不熟悉、业务不精通，综合素质特别是计算机水平不高，这些都会阻碍软件功能的发挥，使得软件的利用率不高，使用效果不理想[2]。

　　2 相关问题的对策

　　2.1 改进软件设计，体现高校档案管理需求 针对各高校的档案管理通用的功能需求，如“学生成绩翻译”，“毕业生去向查询”，“学生档案管理”，“数据备份”等模块，可以向软件公司提出开发要求。高校档案工作者应在软件试运行期间积极与软件公司进行沟通，并提出改进的意见。在具体实施过程中，尤其要注意，档案管理系统基础硬件设施一定要按照PDE软件硬件配套要求。包括服务器性能，局域网连接，客户端计算机的配置和使用维护必需遵照软件公司提出的要求，这是软件正常运行的基本保障。

　　2.2 了解软件性能，规范档案业务，适应软件功能 一些关键的问题可以通过软件升级来改进，更重要的一方面则要求使用者了解软件的性能，按照软件的设计来规范档案业务，适应软件的功能。比如前面提到的检索功能对检索词的要求比较精确，则可以要求档案目录录入者在录入时，尽量做到标准化，当遇到档案自身表述不规范时，可以在主题词中增加几种表述方式，以提高查全率。又比如在挂接原文时文字文件提交的格式尽量为PDF、WORD、EXCEL和TXT格式，图像文件提交的格式尽量为JPEG、TIFF格式，视频文件为WAV格式，音频文件为MP3、WMA格式。归档文件的日期应以8位阿拉伯字表示。档案工作者则要在使用软件的过程中，总结经验，互相沟通学习，要善于发现问题、提出问题，更重要的是运用专业档案知识解决问题[3]。

　　2.3 开展多层次、多途径培训 对档案工作人员加强软件运用的培训，使其认识到软件的强大功能，并在使用过程中感受到PDE软件对档案管理具有不可替代的作用。高校档案管理部门要定期开展对兼职档案员的培训。高校档案管理部门可以采用PPT课件和视频课程授课等方式将PDE软件的B/S管理系统查询档案方法公布到信息网站上，让校园网内外用户学习如何查询档案目录，浏览或下载全文，让用户感受到档案管理系统对档案利用带来的便捷。

　　2.4 充分利用高校的教育资源培养复合型档案管理人才 高校档案馆在物色PDE软件系统管理人员时，可以考虑从信息管理、软件工程等相关专业招聘具备勤奋好学精神的人才，给予一定的时间充分利用本校的教育资源对其加强档案专业知识的教育。

　　对系统管理员之外的档案工作人员，高校档案馆也可以充分利用高校的计算机教育资源，对其进行一定的数据库技术、网络技术、数字化设备使用的课程教育，使他们在精通业务的同时也掌握档案数字化建设必需的技术知识。

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