浅谈网络对高校档案管理的影响

　　[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）09-0067-01

　　档案对人们的实践活动有参考、凭证作用。网络对改进落后的档案管理和服务有重要意义。档案的收集、分类、储存和管理各个环节都需要消耗大量的人力，在管理上存在诸多不便。传统的档案利用方式是单一的，以被动的方式服务社会是无法完全满足大众的需求的，而且会造成档案的利用效率不高。

　　一、网络对高校档案管理工作的影响

　　（一）有利于档案管理适应经济社会和科技发展的需要

　　传统的档案管理工作为以后不同时期的档案管理提供了管理经验，但是传统型的档案管理模式无法适应当前社会发展的需要。纸质的档案材料不方便保存，不仅占据空间大，还容易出现破损，手工管理会耗费更多的人力，严重影响了工作人员的工作效率，长此以往会使档案管理与现代社会的经济发展与科技发展脱节。网络是促进档案管理进步的阶梯，档案电子化转变的过程是力求创新、与时俱进的结果。利用高科技要以档案工作人员的专业化为前提。

　　（二）有利于提高档案管理工作的质量和水平

　　网络改变传统模式的档案管理还体现在对工作人员的专业素质和技能的要求上，实现档案管理的网络信息化，工作人员要按照系统的要求完成各项任务，不仅提高了工作效率，也使档案管理更加规范化、标准化。工作人员素质的提高，档案管理工作的质量和水平也会随之得到提高。此外，以电子文件档案替换纸质档案，不仅利于保存，还便于信息汇总，形成完整的档案库和管理系统。该系统的建立更加有利于档案的存储、检索、利用和管理。例如，为实现学生的学籍档案管理的科学性和实效性，建立完整的学生学籍管理数据库，可以充分提高档案管理的质量和水平。

　　（三）有利于提高档案管理工作的服务水平和利用效率

　　网络最大的优势是信息容量大、效率高。在高校建立档案信息网络，可以为档案信息的检索带来便利，实现档案资源的共享利用。高校的档案内容科技含量高，高校之间的资源共享可以为教学科技管理工作提供服务。高校的大部分教学档案是不涉及机密的，是可以充分利用的，如将一定时期内本校师生的科研成果、本校的知名教授的业务档案及有重要影响的著作进行展览，不仅可以激励师生做出更多学术成果，而且为教学提供了参考资料，为教学工作提供了经验。充分利用档案的服务性质，有助于教学改革、教学评估及教学研究。教学档案有助于教学，而科技档案是一个高校实力的凭证。科技档案资源通过网络与其他高校共享，不仅可以促进信息交流提高各高校的科技水平，也可以促进我国整体科技水平的进步。网络可以打破地域和时空的限制，为一切需求者提供了便利，这些都是传统的档案管理模式所不具备的。

　　二、网络环境影响下的档案管理策略

　　现今社会，网络信息四通八达，网络世界的开启仿佛是打开了一个潘多拉魔盒，Internet迅速普及的同时也带来了无国界的计算机网络病毒、黑客攻击、操作系统漏洞、垃圾邮件以及内部用户网络攻击等一系列严峻的网络安全问题，各行各业的用户与个人用户越来越多地遭受着不同程度网络病毒的困扰。网络信息是一把双刃剑，在给各类人群带来便利的同时也带来了风险，那就是信息安全问题。网络对档案工作有重要的影响，不仅加强了档案信息资源的开发和利用，也提供了必要的技术支持。但是，凡事有利也有弊，网络带给用户的风险性也是不可小觑的。所以，在实现档案管理现代化的同时要接受一项巨大的挑战――网络安全问题。网络安全实际上是一项系统工程，它既涉及对外部攻击的有效防范，又涵盖了实时检测、制定内部安全保障制度等内容。因此，网络安全解决方案应该是一个动态的方案，是涵盖着对于各种有可能造成网络安全隐患问题的整体防御能力。防火墙产品是保障网络安全的第一道防线，承担着防御来自Internet的各种攻击，是保护用户网络信息安全不可或缺的一道屏障。此外，其他的解决方案还包括防毒墙、安全网关、IDS、IPS、VPN网关、安全交换机、带防火墙的路由器等。

　　三、结语

　　在高校数量和规模迅猛发展的今天，快速提升以信息化和网络化为主要特点的档案信息化速度，最大限度地实现档案管理工作的价值具有很强的现实意义。这是高校自身发展的需要。新时期，我国高等教育管理体制改革已取得突破性进展，计算机、网络技术的飞速发展以及在高校的广泛应用有力地推动了高等教育信息化、现代化的进程。

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