浅谈医院设备档案的管理

　　Abstract： Equipment archives management is an important work of hospital management. Hospital managers and archivists should enhance the consciousness of the equipment archives management and improve the equipment archives management system， strengthen the archives personnel team construction， and promote the institutionalized， standardized and scientific management of medical equipment archives work.

　　Key words： hospital equipment；archives management；archives public relations

　　中图分类号：R197.322 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2014）29-0188-02

　　0 引言

　　医院设备直接关系到医院医疗工作的开展，医疗设备档案管理是医院管理中的一项重要内容，完善的医疗设备档案为医院了解设备情况提供了可靠的技术依据和查考凭证，为设备的正常运转提供了保障。加强医疗设备档案管理，充分发挥医疗设备的功能优势对医院的业务发展具有重大的意义。

　　1 领导支持，建立健全设备档案管理制度

　　医疗设备档案影响到医院的医疗质量、技术水平和社会、经济效益，是促进医疗技术质量和全院发展的关键点。加强宣传设备档案的重要性，强化领导管理意识，用利用取得的成绩向领导多沟通，争取医院领导对档案部门的重视和支持。建立完善设备档案管理体系，医院要将设备档案管理工作列为医院目标管理责任制的一部分，纳入院科室目标考核，制定出医疗设备档案管理制度，明确职责，保证档案收集齐全、整理规范、保管安全、利用有章可循。管理制度要对管理责任者、收集责任者、整理责任者进行明确，对归档对象、归档范围、归档要求、归档份数、归档时间、整理原则、保管要求、利用制度和手续进行明细。保证设备档案的科学管理，使之实现制度化、规范化。

　　2 专职档案员的专业知识、公共意识

　　2.1 具备档案专业和设备专业知识 一个专职档案员的政治素养、知识水平和业务能力决定着设备档案管理的水平。档案员要加强学习，多参加专业培训、继续教育和专业知识的学习，提高自身的素养。档案员不仅要具备档案专业知识、计算机知识，还应了解设备购置过程中的每个环节。管理人员的能力是档案规范化、科学化、信息化的保证。

　　2.2 在档案收集利用中处理好公共关系 档案工作需要领导的支持，需要部门工作者的配合，领导和部门工作者的档案意识不强，一个优秀的档案员也很难做好档案工作。

　　医院设备档案的收集做到齐全、完整，必须做好公关工作。①档案员积极主动争取领导对档案工作的大力支持，在设备的立项审批、采购阶段时产生的文件材料交由设备科保存，缺少的材料及时协调有关部门予以补充。②档案员必须处理好与医院设备管理部门的关系，设备的开箱验收、调试运行、保养维修以及报废阶段所产生的材料都由设备科参与并收集。设备科兼职档案是档案工作的重要力量，档案员要对设备科兼职档案员做好档案业务指导工作，保证他们掌握档案日常管理的能力。③档案员必须处理好与设备购置科室的关系，设备购置科室是设备的操作者，在负责设备的日常维护保养，日常设备记录，是设备产生经济效益科室。设备的保养、维修和它密切相关，操作者也是设备档案的利用者，对待利用者要做好热情服务工作，快速提供所需设备档案。④档案员要处理好与财务部门的关系，设备验收合格后，结帐时在财务室，需要财务部门及时督促结帐人员将发票复印一份交由设备科放入设备档案。发票如不及时复印，装在财务部门凭证里，很难复印完整。

　　3 兼职档案员做到设备档案收集齐全、完整、准确

　　医疗设备档案最重要的环节是收集，由于设备从申购、购买、安装、调试、验收、运行、保养、维修到报废是个漫长的过程，而每个阶段的资料收集具有时间性，收集不全，很难再补。收集工作是设备科兼职档案员来完成，专职档案员要对兼职档案员进行专业知识培训和随时指导，提高其管理意识和素质。设备科要做好设备档案的收集工作，就要明确设备档案的归档范围，才能保证收集齐全。

　　设备的归档案范围：

　　①立项审批阶段：设备购置计划、申请报告、论证报告、审批报告与批复文件、政府采购计划报批表、卫生资源配置许可证（大型设备）。②采购阶段：采购招投标文件、评标记录、中标通知书、采购谈判记录、购置协议、采购购销合同、企业法人营业执照、供货单位医疗器械经营许可证、生产厂家医疗器械生产许可证和产品注册证书，进口设备须有中华人民共和国医疗器械产品注册证、中华人民共和国医疗经营企业许可证。③开箱验收阶段：装箱单、出厂单、说明书、合格证、保修卡、运输单据、设备安装要求、维修手册及其随机技术资料等。进口设备须有海关通关单、出入境检验检疫证明、3C认证书（强制性产品认证目录中的设备）、产品授权书及售后服务机构。④安装调试阶段：安装调试记录、设备试运行记录、培训记录等。⑤项目验收阶段：验收记录、检测验收材料、发票复印件（原件在财务室）等。⑥设备运行阶段：设备检查记录、保养记录、维修记录、重大事故记录、每年的经济效益分析等。⑦设备报废阶段：设备报废鉴定材料、申请、批复和处理结果。

　　兼职档案员要按归档范围进行收集，保证收集齐全、完整、准确，收集内容决定设备档案质量，也保证了上级有关部门对设备采购方面的检查有据可查。

　　医院必须加强医疗设备档案的管理，档案管理人员必须充分发挥设备档案的作用，使医院的各项设备的效能得到发挥，促进医院的经济建设，为“科技兴院”作出应有的贡献。

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