GPMS系统在人事档案信息化建设中的应用

　　中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）01（a）-0255-02

　　随着科技进步及数字技术的不断发展，人事管理中诸如档案管理、数据统计等许多传统业务也迎来了新的发展契机，人事档案信息化成为近年来档案管理工作的发展趋势和有效手段。

　　所谓人事档案信息化，就是把纸质的人事档案转换成信息数据并通过相应管理软件对其进行管理、使用，提高档案管理效率，为各类人事决策提供有力的信息支持和数据保障。

　　1 人事档案信息化建设的必要性

　　1.1 提高工作效率，保证信息准确

　　传统的人事档案管理通常受到人力、物力、财力等因素的限制，大多采用纸质档案管理信息，在工作方法上也多依靠手工操作进行管理，工作效率低下，信息准确性存在偏差：一方面传统的管理方式需要通过人工操作建立档案检索工具，效率低下；另一方面在利用档案检索工具调阅档案时，依然需要人工操作调阅档案原件，手续繁琐且耗时耗力，同时档案的查全、查准率也很低。而通过人事档案信息化建设，建立统一的数据格式，既便于检索也保证了信息的准确性。

　　1.2 减少文献损耗，保障信息安全

　　纸质档案经常翻阅，容易破损。随着事业单位人事制度改革工作的不断深入，聘任制、竞争上岗、人事代理等新的用人制度已在事业单位全面实施，干部选拔聘任、员工职称评审、继续教育、学历变更、工资调整等都需要利用人事档案，因此人事档案的利用频率迅速提高。然而传统人事档案是按类将纸质材料排序并立成卷，经常翻阅、复印会对档案原件造成机械性损伤，加速档案原件的脆化和褪变，不利于档案的保护。档案信息化可以妥善解决珍贵档案文献的保护和利用问题。

　　2 使用GPMS系统实现人事档案信息化建设

　　2.1 GPMS系统功能简介

　　GPMS系统是按照国家人事部、国家技术监督局颁布的人事信息指标代码标准，由北京金益康集团公司和国家人事部联合开发的人事管理软件。该系统依照国家标准、行业标准和用户需求建立了近40个信息库，270多项指标和80多种代码，由十七个不同的管理模块构成：系统构建、机构设置、单位管理等。其中工具箱管理模块还提供各种花名册、报表表样绘制、数据库导入导出等功能。每个模块下面都有其子模块，模块之间相互独立，又彼此相关联。

　　GPMS系统完善的安全机制和数据维护功能满足了人事部门对信息管理的安全保密性的特殊要求；可以直接上机查询，并且可以通过一定的程序进行相应的整理。这样，涉及档案的学历变更、工资晋升、职务职称变动、年度考核等一系列问题，都可以利用计算机管理，解决了手工操作下的各项烦琐而又繁重的文件管理工作，办事效率得到极大的提高。

　　2.2 GPMS系统模块在档案信息化中的实际应用

　　2.2.1 系统重构模块的应用

　　系统构建是系统中核心、基础的部分，主要完成系统的一些初始化工作。用户可以根据业务要求灵活构建出适合本单位的人员信息库和单位信息库的结构，以便更有效地完成以后人事档案信息化中的各项管理工作。系统重构模块为用户提供代码维护及指标维护功能，用户可以根据工作的需要便捷的创建代码类或指标集，也可以对代码类中的代码项及指标集中的指标项进行增删改等调整操作。在实际应用中可根据本单位情况，利用系统构建如“所在部处科组”“岗位变动”“奖惩子集”等十多个子集，并编辑“部门代码”“岗位代码”等多个代码类。

　　2.2.2 信息录入模块的应用

　　GPMS信息录入模块为用户提供了两种数据录入方式：数据表录入方式及记录录入方式。数据表录入方式以信息采集为出发点，适合信息编辑和按信息集的录入，通常用在定期对录入信息需变更的内容进行更新以及批量修改多人信息时使用。记录录入方式是以人为单位，适合建立系统时的信息采集工作，信息录入完成后需要经过审核流程，以便及时发现不必要的错误。照片录入时须通过扫描仪来实现的，可以用人名来编辑文件名，只要将照片存放在GPMS系统目录下的BMP子目录下，系统即可自动调用。另外，网络版的GPMS系统支持多终端同时录入数据，比如我们在集中采集所有员工档案信息时，可采取多人多机同步操作来分解工作量，从而提高录入工作的效率。

　　2.2.3 查询统计模块的应用

　　查询统计模块是人事管理工作中最基本、最常用的一个模块。GPMS系统在录入、核对完数据之后，就可以按任一字段或条件在应用库中进行查询或统计。

　　GPMS系统提供了4种查询方式：简单查询、复合查询、二次查询和简单花名册统计方式。根据实际需要用户可以采用代码形式或编辑形式来直接查询，也可以对查询的结果进行二次查询，无论哪种方式都有查询历史记录的功能，这个功能可自由选择。

　　简单查询提供了在同一子集内选择一个指标进行查询，如只需要了解某一人的具体情况时此种方式最为简单。复合查询及二次查询是能够在跨子集内选择多个指标项进行查询，以便查询更详细的信息。如我们需要查询内设部门中中级以上职称的员工，要一次查询出结果，就用复合查询。如果还想知道其中博士学历占多少，只要在前次查询的基础上，选用二次查询，输入查询条件为“学位左包含博士”，就会显示出需要的结果。在查看查询的结果时可以全部查看也可以部分查看，也可同时查看多个人的信息及照片。查询时可以根据需要随意的组合指标项，得到自己满意的信息，这就是简单花名册方式。而且查询的结果可以通过剪贴板粘贴到其它文字处理软件中。 　　GPMS系统提供了4种统计方式：简单统计、综合统计、一维分析、二维分析。GPMS系统可以对任一指标多条件或多指标多条件进行统计，不但可以对应用库进行统计还可以对查询结果进行统计。同时还有统计分析功能，为领导的决策和政策的制定提供各种统计数据。简单统计和综合统计是对日期型或数值型的指标项进行求和、平均值、最大值、最小值的统计，如求员工的平均年龄。除此之外综合统计可根据查询条件和条件表达式对每个统计项的结果进行分析比较。一维分析和二维分析是对某个指标项的各种情况进行统计。统计的结果以直方图或饼图的方式表示。我们可以利用GPMS系统的统计分析功能向上级机关提供各类统计数据，分析本单位员工的年龄、性别、学历、职称、职务、政治面貌等结构情况，从而满足人事部门对复杂信息数据的统计分析需求。

　　2.2.4 统计报表模块的应用

　　GPMS系统拥有强大的报表统计功能。系统根据国家人事部、劳动部、国家统计局对报表的要求预制了一百多张表样，可以通过系统对数据进行自动统计分析，且表格发生变化时支持通过简单的操作做到修改统计条件。系统同时允许用户自定义统计报表的格式和统计条件，不但可以进行人数统计，还可以进行数值统计。用户可直观、方便地定义表头、表尾格式及统计条件，制作出满意的统计报表。用户可以对完成的统计报表进行存储、编辑、统计、打印等操作。系统提供的统计报表和用户自定义的统计报表格式，都可以多次永久使用，用户只需把报表发送（导出）出，并且在需要时在导入到系统中即可使用，这样对长期的持续工作会提供很大的便利。

　　2.2.5 登记表模块的应用

　　GPMS系统为用户提供了直观、灵活的制表功能，能够满足用户个性化制表的需求。比如我们可以使用该模块来制作事业单位的员工档案工资调整表。首先在编辑界面绘制工资调整表的表格式样，定义工资调整表中岗位工资、薪级工资、薪级、员工档案号等指标字段的关联路径，系统会自动根据预先定义好的路径条件从数据库内调取相应信息，自动将工资调整表格中的各项内容进行填写，并结合复合查询结果批量打印员工的工资调整表，为人事部门准确、高效地填写员工工资调整表提供了便捷的操作工具。

　　3 GPMS系统在实际应用中应需要注意的问题

　　3.1 重视信息采集、录入工作，确保数据准确无误

　　系统对员工档案信息数据的采集和录入是搞好人事档案信息化的基础。为了准确规范的完成人员信息的采集，我们下发了中组部制的“员工履历表”，要求员工如实填报，同时收回的员工履历表须与档案材料反复核准后方可做为录入的原始数据，从而确保数据信息与档案内容的一致性。

　　3.2 充分利用GPMS系统开展日常管理工作，提高工作效率及工作质量

　　在GPMS系统的数据库搭建以及数据录入阶段的确需要消耗大量的人力和精力，但当系统开始正常运行后，会在人事档案管理中就发挥巨大作用，可以显著的提升工作效率、降低人员和成本的投入，并且数据的准确性安全性上也得到了很大的保障，详尽的统计报表也可以为领导决策提供科学的辅助决策。建议在日常使用中尽量做到系统管理标准化、业务工作条理化、报表文件统一化、数据资料规范化的要求，从而最大可能发挥GPMS系统的各项功能。

　　总之，GPMS系统在应用中运行速度快，性能可靠，具有良好的灵活性和实用性，使人事档案管理工作从繁琐和枯燥的传统模式中解脱出来，能够迅速、完整、准确的提供所需人事信息，较好地实现了人事档案管理的信息化。

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