浅谈如何加强企业人事档案管理

　　中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）03（a）0178-02

　　人事档案在企业在人事活动中所形成的企业员工信息，以档案的形势对企业员工的个人经历、能力和德才进行真实、全面的记录，人事档案所记载的内容较多，其由众多材料所组成，因此个人档案资料的准确、齐全和完整性是企业在评价和使用人才的重要依据，通过企业人事档案管理工作，可以实现人才的合理流动，确保人才队伍整体素质的优越性，在当前专业技术人才职称晋升及干部选拔方面具有极其重要的意义。而且通过人事档案管理水平的提升，可以为企业人力资源在员工接收及管理方面提供必要的依据，确保企业决策者能够合理对人才资源进行配置及使用。同时人事档案通过对员工个人人事轨迹的真实记录，可以充分的反映员工的人生历程，所以可以作为评价员工的最基本证明材料，具有较好的法律效力。

　　1 当前企业人事档案管理存在的问题

　　在我国企业人事档案管理工作当中，积累了丰富的管理以验，也形成了一定的固定模式，但由于当前我国处于市场经济体制下，这就使企业在发展过程中对人才的管理有了更高的需求，因此旧的人事档案管理模式则越来越无法适应当前新形势发展的需求，所存在的问题不断显现出来，为企业人事档案的发展起到了极大的制约作用。

　　1.1 企业人事档案单一的管理模式与企业职工层次的多样性不适应

　　当前在我国企业的人事档案管理工作中仍然采用的是干部人事档案管理的模式，这种管理模式导致人事档案来源仅限于本机构人员，涉及的面较窄，而其由各级组织及人事部门根据自己的管理权限来对某一级的人事档案进行管理。这种管理方式虽然便于查找、利用和档案的保密性，但在当前企业职工多样化的发展趋势下，这种方法越来越不利于人事档案管理的需要，企业的人事档案需要由企业的人事部门进行统一管理。

　　1.2 僵化的企业人事档案管理体制与企业灵活的用人机制不适应

　　现代我国处于市场经济体制下，企业之间的竞争归结结底即是人才的竞争，在这种情况下，企业开始积极的吸纳人才，而且在吸纳人才时再注重个人的能力。而加入企业的员工需要与企业签订用工合同，员工在履行合同内容后即可进行自由流动。用工制度的变化导致员工流动性加大，部分企业在员工想要谋求更好的人个发展出路时，则以档案为要挟，由此导致众多死档、弃档、人档分离及虚假档案的存在的，所以在当前企业灵活的用人机制下，企业原有的人事档案管理体系已难以发挥其服务功能。

　　1.3 企业人事档案的内容不够完备

　　现代企业制度最明显的特征是“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”，人事档案管理制度作为其中的一项内容也要完善起来，要能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等。企业是以最大限度激发员工创造力，达到最佳的经济效益作为目标，这跟一般的机关干部的做法还是有很大的区别，所以企业的人事档案除目前的基本内容以外，还应结合企业自身管理需求充实一些内容。同时，通过调整企业人事档案的内容构成，才能形成具有企业自身特色的人事档案管理体系，而不是仅仅照搬干部人事档案管理体系。

　　1.4 档案管理人员素质薄弱

　　在我国企业当中，由于长期以来对档案的管理工作都缺乏必要的重视，这就导致在管理工作中缺乏专职的档案管理人员，或是档案人员进行频繁的更换，很大一部分档案人员都没有专业的进行过档案管理知识的学习，其专业素质较差，而且还存在着一岗多职的情况，这就导致当前随着档案工作的不断繁重，使其难以胜任档案管理工作。

　　1.5 档案利用价值不高

　　目前在企业中，由于不重视实体业绩考核工作，对人事档案的记录不重视，而且人为的导致人事档案脱档的情况存在，再加之企业人事档案中材料不完善，这就使企业档案在利用上受到影响，造成档案利用率较低。

　　2 适应现代企业发展要求，改进人事档案管理工作的对策

　　2.1 建立健全科学合理的人事档案管理制度

　　在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。

　　2.2 建立科学的人事档案分类系统，充实档案内容

　　人事档案的内容大同小异，它们之间虽存在着许多共性，但不同类别的人员由于他们的工作性质、社会责任、职业特点、素质要求、任用方式、考核内容、社会评价、报酬待遇等方面的不同，在人事档案内容上也必然存在着较大的差异。国家公务员的档案体现了政治要求，专业技术人员的档案侧重于服务社会、创新技术的业绩记载，中介组织人员的档案体现其诚信和非官方人员的特色。在同一个人的人事档案中也是有差别的，如有的内容可以进入公共信息体系，有的则只能处于高度的保密状态。根据这一情况，我们可以在信息化和市场化的基础上分类管理人事档案。根据不同类别的人员设计不同的管理制度，对档案的功能进行重新定位，增加反映个人个性特点和专业能力的资料，使人事档案更加贴近社会和用人单位的需求，提高人事档案的利用效率，提高人事档案的价值。 　　2.3 加快人事档案管理工作的科学化、现代化进程

　　人事档案管理工作的科学化、现代化既包括管理手段的科学化、现代化，又包括管理理念的现代化、科学化。管理手段的科学化、现代化，最终是要在企业中建立一个以企业员工人事档案信息为基础的员工信息系统。而这个系统的初步要求则是建立人机结合的技术性管理系统，实现人事档案的计算机管理。

　　2.4 人事档案的专职人员不仅要具有专业的知识，同时还要具有良好的职业道德

　　档案工作涉及的面较广，工作量大，工作繁杂、枯燥，同时又具有较强的专业性，所以需要从档案的收集、整理、保管、利用等各个方面具有高度的责任心和细心，这样才能保证每个环节都能准确无误，保证档案工作的质量，从而为档案的查找和利用奠定基础。档案的价值就是真实的人体现了历史资料，所以在工作中要求档案人员要具有求实的工作精神，这样才能真实的体现出历史资料的价值，从而维护档案本来的面目，为经济建设和社会发展提供科学的依据，所以要求档案管理人员要具有高尚的品德和求真、务实的精神。

　　档案管理工作是一项服务性质的工作，同时还要求具有较强的专业知识，这就对档案管理人员提出了更高的要求，在服务中要档案管理人员要有对工作的热情和乐于奉献的精神，这样才能在为用户提供服务过程中给顾客留下一份好的印象。档案工作作为经济发展和社会建设过程中的重要组成部分，对档案从业人员自身的职业道德有严格的规范，所以档案事业的健康发展，需要档案工作人员各方面综合素质的不断提高，档案人员职业素质的提升对档案服务工作业务能力的提高起到了积极的作用。目前我国的档案工作已从注重档案的实体管理开始向档案的开发利用转变，对档案内容的利用，使档案工作的社会价值得以很好的体现，同时也是衡量档案管理工作的标准，所以档案管理人员需要认识到档案开发利用工作的重要性，打破传统的理念，使自己在本职工作的基础上勇于创新，增强自身的责任感和使命感，从而把档案管理工作落实到实处，使档案工作真正的服务于社会，服务于人民。

　　2.5 建立人事档案的网络化管理模式，增强人事档案的信息服务

　　功能档案管理要与时俱进，就要实现数字化、网络化的管理开放式的人才信息服务网络则为人事档案现代化管理构建了坚实的实用平台。这样，既可以提高效率，也可以降低社会管理的成本。

　　人事档案管理工作是企业中不可或缺的管理工作之一，其改革已经提上了日程，在这一改变过程中，改变旧有模式，建立新型管理系统，借助现代化的技术与观念，全面开发信息资源，充分有效地利用人事档案的价值，从而促进人事档案管理工作不断走上法制化、科学化、规范化的轨道。

　　3 结语

　　企业的快速发展，使其需要一个完善的员工人事档案管理系统，这是企业得以持续、健康发展的基础，所以人事档案在企业发展中具有不可替代的作用，是人力资源部门进行管理的基础。在企业发展过程中，要充分的认识到档案管理现代化和信息化建设的重要意义，从而在发展过程中积极去应对和解决各种可能出现的问题，使人事档案管理工作更加科学化、高效化、现代化和标准化，这企业培养人才、储备人才及实现对人才的合理配置提供第一手资料，从而积极推动企业的快速发展。

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