档案信息处理的质量指标及其应用

　　中图分类号G206.2 文献标识码A 文章编号 1674-6708（2014）112-0206-02

　　为实现档案信息处理的目标．充分发挥档案管理系统的功能，必须高度重视档案信息处理的质量。一般说来，档案信息处理的质量主要是在检索过程中表现出来的。检索工具则是检索系统的核心和概括。它们都是实体控制和智能控制成果的具体反映和介绍。因此，档案信息处理的质量又常常会具体地体现为检索系统或检索工具的质量。

　　1有序度

　　有序度是指档案信息经加工整理所达到的规则程序或逻辑程度。与之相对的概念是无序度。切系统都应该是有序的，有序性是宇宙间的普遍现象，也是一定系统发挥功能的重要条件，更是档案管理系统取得―定检索效率的基础。

　　具体来说，档案管理系统的有序度有两层含义：（1)档案信息受到组织的程度。如档案文件是仅仅被初步分类，还是每份文件都已被精确地组织在全宗案卷之中，确定了其应有的物理位置；2）档案信息组织过程中贯彻排序规则的贯彻程度。如分类中是否遵守了同位类必须互相排斥，有明显界限的逻辑规则。完全遵守了，有序度就高；尚有部分没有道守，有序度就低。在信息处理过程中，应设法提高档案管理系统的有序度。降低直至终止无序度。

　　2自由度

　　自由度是指档案管理系统对外部环境的适应程度或者说应变能力。档案管理系统的自由度是在智能控制的过程中，通过对档案的著录和标引取得的。在这里自由度有二层含义：第一，对档案，从案卷级到文件级进行著录与标引的普通程度。按科学的标淮，著录与标引档案越普遍，每份档案文件转换成相互独立的档案信息线索的程度就越大，对档案信息的内容与形式的揭示也就越全面．就越便于根据各种需要编制多种多样的检索工具，因而档案管理系统的环境适应性越强。第二，通过著录与标引建立的档案检索系统的适应能力。指检索系统能否满足多种检索要求，是否便于反映新事物与细小事物，是否具有对多种检索方式和检索设备，以至先进检索方式和现代化检索设备的适应性和能否在较大范园内通用等等。

　　3检全率（查全率）

　　检全率是指检出的符合课题需要的档案信息数量同检索工具中收录的与该课题需要有关的全部档案信息数量的百分比。与之相对应的另一个概念或指标是漏检率，它表示与课题需要有关的但末被检出的信息数量同检索工具中收录的符合该课题需要的全部信息数量的百分比。

　　检全率和漏检率是用以说明衡量检索工具查找全面性的―对概念。查全率高．漏检率就低，表明有关档案信息被遗漏的危险性小，反之，则表明有关档案信息被遗漏的危险性大。可见，查全率越高越好。但事实上，检全率难以达到百分之百。也就是说很难做到使检索工具中包容的全部与检索课题有关的档案信息都被查找出来。尽管如此，仍应通过信息处理工作力求提高检全率，降低漏检率。

　　4检准率

　　检准率是指检出的符合课题需要的档案情息数量同检索该课题时所检出的全部档案情息数量的百分比。检准率和误检率是衡量检索工具查找准确性的―对概念。如果检淮率高，则误检率就低，这就意味着对人力与时间的节约。反之，则为浪费。所以，检准率越高、误检率越低越好。

　　检全率及检准率都是表明检索效率高低的两个主要指标。在实际工作中，保证检索工具同时具有很高的检全率和检准率，当然是最理想的。但实践证明，这比较困难。因为它们之间存在一定的制约关系：检全率高，检准率就会下降。误检则主要造成浪费，对检索质量的影响较次要，但又不能不顾。所以，在设计检索工具时，要分清主次．选择出检全率与检淮率之间最优关系。

　　5检索速度

　　检索速度是指在―种检索工具内查找―种或一批档案信息所费时间的长短。对于相同档案信息的查找，如果一种检索工具比另―种所费时间短，则称前者速度快，后者慢。

　　检索工具的重要意义之―就在于提高检索速度，否则会影响对档案的利用，延误党和国家各项工作的进程，或者使检索工具本身失去存在的意义。因此，必须致力于提高检索速度、应用计算机检索的主要目的之一，正在于此。

　　6检索工具的信息储量

　　检索工具的信息储量包括两层意思：首先，是指检索工具中收录的档案信息或其线索全面、完备的程度。如果检索工具收录的与其性质、范围相适应的信息线索越丰富，就越有可能向用户提供较为全面的符合有关课题需要的档案信息。所以，提高检索工具的检全率，须收录大量相关信息线索为基础。否则，就是“无源之水”“无本之木”检索工具收录相关信息线索的这种完备程度、可以用摘储率来表示。所谓摘储率，就是检索工具实际储存的信息线索数量向它应当储存的信息线索数量的百分比。

　　7标引深度

　　所谓标引，是指对档案内容特征与外表特征分析的结果，赋予某种检索标识的过程。标引深度．又称引得深度，从广义讲，是指赋予一份档案的所有各种检索标识的数量之和；从狭义讲，是指赋予―份档案某一种检索标识、如主题词的数量之和。标引深度有时也称为标引网罗性、标引详尽性或标引穷举度，它们都是用于衡量和说明标引时认识文件内容详尽程度的指标。

　　1）标引深度越大，一份档案的检索标田越多，摘储率就越高，找到它们酌途径也就越多，因而可以提高档案的检出牢和利用率，加快检索速度；反之，标引深度越小，摘储率越低，查到文件的机会就少，因而检出率、利用率及查找速度都会下降；

　　2）标引深度增大，有关检索标识下聚集的信息数量必然增多，查全率也会随之提高。但另一方面，检出的信息未必全部适用，有些甚至与课题关系甚微，这等于降低了检准率。

　　总之，影响检索效率的方面很多。需要指出，除上述质量指标方面的因素外，还有检索语言质量、检索工具编排严密性、检索方便性和检索成本等多方面因素影响检索效率。所有这些因素实际上都可以直接看成是说明和衡量档案信息处理质量的指标，这些指标各有特点又相互联系，在实践中应综合加以应用。

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