国土资源档案信息化管理问题研究

　　0.引言

　　国土资源档案种类繁多，既有综合类档案，又有地籍管理档案、建设用地档案、土地利用规划档案、国上资源监察档案、地矿档案等。按其门类和载体划分，国土资源档案包括文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案、电子档案、专业档案等。还有其他一些特殊载体档案。就地籍管理档案而言，又分国有土地地籍管理档案和集体土地地籍管理档案两类。国土资源档案种类的复杂多样性，决定了国土资源档案管理的难度。信息化的档案管理，高效便捷的自动分类检索，是国土资源档案管理的趋势。国土资源档案的专业性较高，档案种类之间兼容且错综复杂，由此导致了它具有一定的复杂性。例如，一个建设用地项目的档案既属于文书档案中有用地的申请、批复、征地协议等，又属于科技档案中有设计任务批件、用地位置及平面图等。

　　1.国土资源档案管理信息化的重要性及意义

　　1.1国土资源档案管理信息化是国土部门信息化建设的重要组成部分

　　当各类要素都具备时，一个有效的系统才会形成。例如计算机系统就必须要有硬件系统和软件系统，若少其一，计算机就无法运行。同理，整个国土部门信息化系统想要成功运行，国土资源档案管理信息化这个要素就必不可少。

　　1.2国土资源档案管理信息化是提高机关工作效率的重要途径

　　信息化的实现要有计算机技术的支持。计算机技术能确保快速、 高效的对各种程序化的工作和信息进行存取和处理，在快速高效同时又具备准确性。国土部门实现了国土资源档案管理的信息化之后，在国土档案的处理方面能够比以往更加快速高效，也能大大减少档案处理人员原需投入的精力。

　　1.3国土资源档案管理信息化是维护集体和人民群众切身利益的重要举措

　　国土档案是各类主体，包括国土部门、有关单位和个人在与国土资源相关的实践活动中直接形成的历史记录。形成记录是为了方便人们查阅和观看。国土资源档案管理的信息化可以提高利用档案的查全率和查准率，准确的对比信息，切实保护集体和人民群众的利益。

　　1.4国土资源档案信息化管理是保护档案原件延长档案寿命的有效手段

　　档案载体经过自然的影响、人为的破损，它的纸质会发生一定的变化，如纸质的变黄、纸张的破损、字迹逐渐变得模糊。如果不实现国土资源档案管理的信息化，这类损坏的国土档案就可能资料缺失、无法复原，这会使我国的国土资源利用受到损失。信息化的实现能有效延长国土档案的保存期限。

　　2.档案管理信息化建设的思路

　　2.1国土资源档案管理信息化的概念

　　所谓国土资源档案管理信息化，就是指在国土资源档案管理的过程中，利用现代技术使普通的实体国土档案逐渐向数字化、电子化、信息高效化转变。从而更好的对档案进行保存、保管和利用。例如，在整合档案时，要求管理人员把地籍档案和文书档案两类整合在一起，而笔者发现，现有的普通档案是将地籍档案和文书档案分开归置，人工整合需耗费大量的人力财力。实现国土档案管理信息化，有利于档案资料的收集，并高效自动整合，便于整理和查阅。

　　2.2实现国土资源档案信息化管理的基本做法

　　提高认识，转变观念，充分认识国土资源档案信息化管理的重要性。只有对国土资源档案管理重要性有了一定的认识，才能改变我们对国土资源档案和普通档案一视同仁的观念。以往的国土资源档案管理工作，不仅普通的档案管理人员对其重要性没有足够的重视，就连领导也是常常忽视。这就需要有关部门对于国土资源档案信息化管理进行大力宣传，提高国土部门人员对于其重要性的认识。

　　制定计划，分步实施，把国土资源档案信息化管理落到实处。首先，一个好的国土档案管理信息系统对国土档案信息化的建设起着决定性的作用。若国土档案信息化建设不基于国土档案信息系统的建设之上，一切都是空谈。习近平主席说过“空谈误国、实干兴邦”，这句话大到经世治国，小到国土档案信息化的建设一样实用。其次，我们应该了解档案管理信息系统的应用群体的分工，应该分为档案管理工作人员和档案使用人员。前者以档案日常管理类操作为主，将普通的纸质档案转化为电子档案，将纸质档案中的信息录入到电子档案中。例如，在国有土地办证中，需将土地使用者、土地坐落、发证时间以及土地证号这些内容录入电子档案。当这些信息录入完毕，还要将这些档案一一编号，以便于档案查找和其他操作。这对于专业性有比较高的要求。后者主要是检索和使用类操作，当前一步的管理类操作完成，考验档案使用人员的操作技能和经验，需要具备最基本的办公软件操作能力。

　　积极创新，勇于探索，开发出适合国土资源档案信息化管理的应用平台。基于当前我国国土资源档案管理的现状，想要立即实现国土资源档案管理信息化是不可能的。第一，没有一个好的应用平台；第二，没有这方面的专门人才。第一点的改变需要国家的投资改善，让有实力的软件开发公司研发出能很好的适应我国国情的国土资源档案管理的信息化管理平台。第二点同样需要国家宏观的趋势导向，在社会导向、学校导向上有目的多重视培养这方面的人才。

　　强抓基础，着眼现在，日常操作中在形成纸质档案的同时要有电子文件和数字处理件归档。若在纸质档案归件完成之后再处理重新录入形成电子档案，就需要花费大量的人力物力，这背离了档案管理信息化高效化的初衷。所以在平时的操作过程中就需要去注意两种档案的同时归档。

　　2.3信息化建设的要求

　　由于我国特殊国情，国土档案中包含了我国各种土地利用的信息，有些关系到国家和人民的利益，所以国土档案管理信息化建设要注重保密性。这就需要建立健全规章制度，根据人等级的不同设定不同的权限，根据权限的高低来决定可以查阅的档案信息的完整度。其次，规范查阅档案的流程和手续，确定查阅人的信息，对查阅人查阅档案过程中出现的问题要及时处理和记录，以确保档案的完好无损。

　　保证档案管理的安全性，建立安全的网络体系 。计算机使国土资源档案管理信息化成为了可能，然而网络黑客的攻击使得安全问题变得日益突出。为此，档案室网络计算机应用人员应该做到未雨绸缪，不仅要关注计算机网络的安全，还要提高网络安全防范意识，而且需要采用相关的网络安全技术保障网络系统的安全。

　　3.结论

　　随着社会经济的发展、科技的进步，国土资源档案管理信息化是发展的趋势之一，也是整个国土部门实现信息化管理的必经之路。我们需要针对国土资源档案的特点，充分利用世界发达的计算机技术，从国土资源档案管理信息化的实现这一角度出发，有目的的改善和改变原有的管理模式，从而达到国土部门更好的服务于社会、服务于人民和保护我国土地资源的目的。我们要对档案管理工作改变观念，要着眼现在、展望未来、注重基础、发展科技，要制定相应的计划和发展目标。这样才能真正实现国土资源档案管理的信息化，保护国家和人民群众的利益，推动和指导国家的经济建设和发展。 [科]

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