高校电子档案资源管理的研究

　　中图分类号：TP399

　　1 目前高校电子档案中存在的主要问题

　　目前，仍有部分院校在整理档案时采用传统的手工模式，没有上升到“电子”的高度，存在着以下几点问题：

　　1.1 工作量大：每年高校都要招入和迁出一大部分学生，学校的生活环境使得学生和教师的档案发生着一些数据的变动，由于各大院校的录取和迁出、就业、出国深造等不同的情况下，每一年全国的档案数据变化都很大，呈现出档案数据量大，变化、更改频繁的趋势，这种趋势造成了管理档案资源困难，在管理档案资源方面需要耗费大量的人力物力等[1]。

　　1.2 电子信息化方面还需提高：现阶段，信息技术飞速发展，现已经成为处理事物的有效手段，然而在电子档案方面还没有发挥它的长处。大部分高等院校的档案管理还是以纸质的形式体现出来，电子信息管理档案资源主要是对数据进行查询、检索等功能。现如今的电子档案还处于初级阶段，对于强大的功能还未开发使用出来，档案管理人员对于使用电子档案进行管理还不算太熟悉，还没有充分发挥使用计算机技术来实现档案的管理。

　　1.3 档案管理操作的标准化程度不高：各大院校在档案管理操作方面步调是不相同的，它们根据自身学校规章制度的不同，对档案的管理操作方面各有差别，所以，对档案管理操作的统一程度不高，大部分的院校不会退让或者改变等，它们会根据自身的规范进行治理档案，这就为统一进行档案管理带来了许多的不便，使得工作效率下降[2]。

　　1.4 远距离流通过于频繁：每年各大院校都会出现新生入学、学生毕业、转学等现象，由于学生的流通行很大，档案经常传送在距离较远的地方，例如跨省市、跨地区甚至跨国调用都是时常出现的情况，这就使得档案管理非常的麻烦。

　　2 高校电子档案的利弊

　　2.1 使用电子档案管理的好处

　　使用电子档案的管理有着许多的优点，首先，它能够很快的提高整理档案的工作效率，与使用传统的档案管理资源的模式相比较，电子档案管理可以减少大量的人力物力资源。传统的档案管理要对档案进行记录、修改和抄写，并且在手工记录过程中还容易出错。使用电子计算机技术在档案的整理、收集存储和分类过程中变得非常的方便，并且也避免了电子档案管理中出现的失误。其次，使用电子档案进行资源管理能够实现资源的共享与交流。使用传统的档案管理模式来整理档案过于复杂和繁琐，对于远距离的传输和传送也非常的不便，造成档案信息更新过慢，在查找档案资料时十分困难。使用高效的电子档案管理可以实现一套档案管理体系，能够使信息快速更新、查找方便。最后，使用电子档案管理的方式进行档案的保存与管理不受保存方式和环境的影响，可以代替纸质文档减少一定的环境污染，提高环境资源的利用率。传统的档案管理可能受环境和湿度的影响，使得纸质文档的寿命降低、易损坏。综上所述，传统的档案管理已经不适合当今社会的发展，在以后的高校中应该使用电子档案管理资源。

　　2.2 使用电子档案管理的弊端

　　电子档案管理也在存储和使用过程中也存在一定的风险，首先体现在对于使用传统的档案管理模式时，可能会出现一次的笔误或者是在档案的处理过程中出现小的失误，它所产生的影响范围较小。如果我们使用计算机来处理大量的电子文档时，由于计算机能够处理和接受大量的数据，所以在处理过程中失误会造成不堪设想的后果。除此之外，如果使用电子档案处理文件时如果文件不能即使的更新，就有可能造成文件信息的缺失。另外使用电子档案进行管理时，由于计算机内部结构复杂，所以在电子档案的传递和传输中可能会丢失部分信息，使得档案的数据性不完整。其次，电子档案可以出现在不同的介质上，所以通常使用特定的设备进行信息的存储和维护等。由此造成了档案的管理离不开计算机软件等。现阶段，对于使用电子档案管理来讲，如果系统的兼容性不够完善，可能使档案里面的信息全部丢失，从而造成一些不必要的麻烦。

　　3 加强高校电子档案管理的主要对策

　　3.1 完善档案管理机制，加强档案管理的能力

　　高校的领导人员要加强对档案的管理能力，把档案的管理能力提到议事日程上来，重视档案管理的能力。要建立完善的档案管理组织机构，学校可以设置单独的档案管理部门，实行统一的管理，并且可以将档案管理部门分为若干个小的部门，每个小的部门分清自己的职责所在，这样可以使每个部门明确各自的工作职责，档案管理人员统一管理[4]。

　　3.2 提高档案管理人员的技能

　　档案工作人员应该提高自身素质，在工作过程中态度端正、恪守工作纪律。除此之外，还要提高自己的技术能力，现如今，档案的管理都是用网络化进行发展与维护，所以，我们应该积极参加培训，使得档案管理人员能够很快的进入工作状态，为维护档案管理献出一份力量。

　　3.3 加强电子档案存储设备及提高网络的安全性

　　使用电子档案进行资源管理的第一步是保证存储设备的安全性，做到定时对软硬件进行清理和维护、更新升级等。保证电子存储设备能够正常运作，使其处于一个良好的状态。在存储档案期间，应该定期对档案进行备份，防止档案数据资源丢失或毁坏。在加强网络安全性方面应该做到使用防火墙或者安装杀毒软件进行杀毒，还可以通过验证身份的方法防止病毒侵害。通过使用以上方法来加强电子档案存储设备的安全性，这样才能确保文件在传输过程中的安全、可靠以及稳定。在以后的工作中，应该不断的创新和改革先进的技术手段，不断提高电子档案管理资源的安全性。

　　3.4 重视档案管理的标准化

　　在档案管理中我们应该重视标准化，在整理档案过程中经常会出现重复、杂乱无章的情景，为了避免出现无章可循、混乱的局面，我们应该设置档案标准化，制定标准化工作。制定标准化工作的第一步是维持档案的工作秩序，通过维持档案的工作秩序可以取得各种效益的保障。制定标准化工作的第二步是学习相关的专业知识，通过学习来充实和发展自己[5]。

　　4 结束语

　　该论文首先介绍了档案管理存在的主要问题，继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要。现阶段，使用网络化技术来对档案进行管理，由于经济的发展迅速和人口的流动性较大，造成档案的数据量非常的大，所以我们需要通过使用先进的计算机技术来管理高校档案。现阶段，用电子档案进行资源的管理，并且在本文中详细的介绍了电子档案管理的益处和弊端，使用电子档案进行管理既有优点也有缺点，最后讲述了加强高校电子档案管理的决策。只有在日常生活中加强决策的实施、重视档案管理的工作，结合网络化技术进行档案的管理，使用电子档案管理在档案的整理过程中提高了效率和资源数据的安全性。

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