公共档案馆建设路径探索:以广西为例

　　公共档案馆与其他档案馆的区别在于“公共”二字。它的根本特征是全方位地为社会提供服务，使馆藏资源为全体公民所共享。文章简述了公共档案馆的特征，提出了公共档案馆建设的路径。

　　公共档案馆建设

　　公共档案馆是指馆藏档案作为社会的公共资源能全面、准确地反映社会的基本历史面貌，所有开放的信息资源能借助各种媒介畅通传递，广泛地为社会公众服务的文化事业机构，其职能真正体现文化事业单位的形象：服务对象大众化、馆藏资源多样化、档案管理网络化以及档案人员素质的现代化。英国著名档案学者迈克尔·库克说：“虽然档案馆像博物馆和图书馆一样与纯娱乐性机构相比有着更严肃的目的，但是它们有一个共同点：如果人们愿意，闲之无事时，就可以去这些由社会建立起来的机构，按照个人的兴趣进行活动。”[1]67因此，公共档案馆要突出“以人为本”的服务理念，在馆藏资源上要全面地反映本地区的社会历史面貌，在内容上贴近社会公众，利用趋于大众化。

　　一、公共档案馆的特征

　　1.文化的积累性。公共档案馆不仅是收藏档案的场所，不仅关注国家、社会的重大历史记录，也关注广大民众的普通历史记载，在更大范围上保存国家、社会以及个人的历史记忆，承载着国家和地区的历史文化积累的保存任务。公共档案馆“应当以优美的公共文化休闲环境和反映民族文化的内涵，成为社会民众的精神圣地”。

　　2.信息的开放性。公共档案馆的开放性是历史的必然。开放性要求公共档案馆以各种灵活方式与图书馆、博物馆等文化机构合作开发利用，最大限度地将社会上的档案文献资源纳入公共档案馆的馆藏资源进行开发，从而提高公共档案馆的信息服务能力。

　　3.服务的特色性。公共档案馆奉行公共性的现代服务理念，即以人为本，以贴近公众、服务公众为根本宗旨，要满足包括公众休闲利用在内的社会多方面日益广泛而长久的需求。公共档案馆的特色性体现在馆藏建设上的丰富多彩，服务的人性化，馆舍建筑设计的独特化，“我有你无，你有我特，你特我多，你多我专”。

　　4.利用的休闲性。休闲代表着档案馆服务的品位和档次。高品位服务的档案馆应达到休闲层面，使档案与千家万户“零距离”接触，走进千家万户的心，就要在各方面充分考虑群众的需要，让他们在轻松的环境中利用档案，查阅信息。

　　二、公共档案馆的建设路径

　　1.逐步改变现有体制，建设多元化管理体制。作为我国档案工作的基本原则和建设我国档案管理体制的原则和指导思想——“统一领导、分级管理”，在特定的历史环境下，它克服了档案分散保存和档案工作各自为政的弊端，但是随着社会主义市场经济体制的建立和政治体制改革的推进，它也显示出不够完善的地方。在“馆局合一”的状态下，档案馆是独立的文化事业机构实体，又是行政机构的一部分，承担着一部分机关职能。这一部分机关职能在一定程度上为解决档案馆资金的不足提供了可靠来源。因为档案行政部门可以申报档案建设经费，由此得到档案馆的经费。在“局馆合一”的状态下，档案馆人员的工资参照公务员的标准，一方面档案工作人员收入稳定，在心理上有了保障，但另一方面也会使一些人觉得抱着个“铁饭碗”，安于现状了。加上职称不与工资挂钩，使他们不再热衷于学术理论上的总结、探索和研究。工资与行政职务挂钩，也会导致一些人为晋升职务而不择手段，产生腐败。

　　公共档案馆要体现以人为本的服务理念，就要转变其服务职能，从单纯地为党政机关服务转变为更多地为老百姓服务，成为名副其实的文化事业机构。实施档案馆单独建设，是实现这一目标的必然之路，也是创建特色文化的需要。但是，由于我们的档案工作是实行“统一领导，分级管理”的原则，从中央到地方都有不同级别的档案局（馆），所以在局馆分开的道路上也要根据具体情况具体分析。对于省级档案馆，大多已具相当规模，局馆分开会更好地转变公共服务职能；对于县级或是基层的档案馆应视实际情况而定，逐步过渡，如果局馆合一更有利于工作的开展则不急于分开。

　　2.大力丰富馆藏，加强档案资源建设。一个公共档案馆要对广大公众产生巨大引吸力，首先必须有丰富而且有价值的不同层面的档案资源，这是档案馆存在和发展的基础，也是档案馆向社会化、公众化发展的前提和条件。加强档案资源的建设，一是要从源头抓起，加大机关档案的进馆力度。合理确定档案的接收范围，尤其注意把各种新型档案和同人民群众各方面利益密切相关的档案纳入接收计划。二要加大历史档案的征集力度，有针对性地重点收集反映本地自然地理特色、物产资源特色、民族政治特色、旅游资源特色、民风民俗特色的档案资料。三要积极稳妥地开展对散失在国外的历史档案资料的收集工作。四是积极参与非物质文化遗产的保护。五是与相关机构进行互通有无。

　　以广西为例，目前，在广西区档案馆，吸收了很多重大项目档案进馆，这对于档案馆的馆藏是一个很大的改善。广西有壮、汉、瑶、苗、侗、仫佬、毛南、回、京、彝、水、仡佬12个民族。作为我国少数民族人口最多的省区，在长期的历史发展过程中，各民族形成了相互依存、共同發展的关系，创造了丰富多彩、特色鲜明的少数民族文化。比如民间文学、民间音乐、传统戏剧、传统手工技艺、民俗等5大类、19个项目被列入国家第一批非物质文化遗产名录[2]18。但是，还有很多珍贵的民间文化正在慢慢消失。在这个方面，作为民族地区的档案馆，就要关注少数民族档案的收集，如口述档案、实物档案等民间文化遗产。此外，公共档案馆更要关注具有时代特点的民生档案，如家庭档案、新农村建设档案、新型合作医疗档案、农民工档案、社区档案……这些都是体现时代特征的重要资料，对于以后的社会研究有重要的利用价值。

　　3.整合档案资源，促进信息化发展。实现档案资源的整合，一方面要将档案实体进行整理，包括档案的基础性整理和研究性整理；另一方面要将档案信息进行组合，即通过现代信息技术将区域内各个独立、分散的数据库在逻辑上加以整合，形成区域内社会所需的完整的数据库系统。如档案目录中心建设、档案数据库建设、数字档案馆建设等，都是档案信息资源整合的手段。加强对档案机构组织形态的整合，逐步使综合档案馆成为地域内唯一的公共档案馆。这样既可节省国家建设资金，避免人、财、物方面的重复浪费，又有利于档案资源的合理配置和优化组合。

　　除了整合档案资源，还要整合文化资源。我国的图书、档案和文物均属于文化资源，作为公共档案馆应当加强与公共图书馆的沟通及资源共享的合作，构建我国已经开放的档案资源与图书资源的整合体系，使我国文化资源能够更加真实地反映我国历史、文化与经济的发展，更能达到强化我国软实力的作用。同时，我们还要加强与国外文化单位的联系，进行长期的交流合作，使公共档案馆走向国际化。

　　4.创设特色文化景观，力造公共档案馆形象。档案馆应尽可能建在文化区。浓重的文化特色常常使人身不由己地驻足、观望、探寻。因此，增加档案馆外观的文化特色，是塑造档案馆文化机构形象、提高知名度的有效手段。针对我国档案馆的具体情况，可以采取相应措施来增添其文化色彩。比如，一些建在党政机关院内的档案馆可以不走设岗的机关大院的大门，另开一条独具特色的小路，装饰上一座文化色彩浓重的门廊，刻上古朴字体或名人题写的档案馆馆名。也可以利用一些有民族文化特色的古建筑改造成档案馆。如日本北海道公文书馆就是直接用旧道政府办公楼改造成的，此建筑已有一百多年的历史，外壁是用红砖砌成的，人称“红砖房”，是札幌市最有名的建筑之一，用它作档案馆，就如同给档案馆披上了一层历史文化的外衣，吸引了大批参观者。

　　另外，档案馆应有一个统一的标志，这个标志就如同一个国家的国徽，用特定的图案和丰富的内涵表达出档案馆的性质、功能等。档案馆标志的设计，可以通过统一图形、统一色彩、统一字体宣传档案馆的形象，也可作为档案馆的路标放到各个城市的重要公共场所、主要路口；档案馆的纪念品、赠品、宣传品、文具用品、专用车辆等装饰统一标志，也可以对广大公众造成一种过目不忘的冲击效果，达到提高档案馆知名度的目的。这样可以使公众有更多的机会了解档案馆。

　　5.拓宽公共关系，创新优质服务。档案馆的公共关系，是档案馆运用公共关系学的理念，以传播为手段，来实现内部与外部的沟通协调，从而建树自身形象，实现社会价值的一种管理活动。档案馆公共关系的目的在于协调档案馆内部以及档案馆与社会的种种关系（尤其强调与利用者之间的关系），进而建树自身的良好形象与社会声誉，促进自身发展，实现自身社会价值。档案馆业务内容广泛，利用者层次跨度较大，档案馆工作人员的知识背景也不尽相同，涉及的关系较为复杂。因此，档案馆应重视自身公共关系活动的开展。

　　首先，档案馆应积极进行调查研究，做好公关策划。其次，要协调好档案馆的公共关系状态，包括外部公共协调：（1）协调和改善与政府机关的关系；（2）协调和改善与利用者的关系；（3）协调和改善与新闻机构的关系；（4）协调和改善与社会大众的关系。另外，档案馆还应协调和改善与相关档案室、档案馆以及其他文化事业单位的关系，实现馆室协作、館际协作以及与图书情报部门、文物部门、史志部门等的协作，更好地发挥社会文献信息服务系统的整体功能。

　　6.加强人文关怀，创设温馨氛围。以人为本是公共档案馆的宗旨。要把各级综合档案馆建设成真正意义上的公共档案馆，很重要的一点是紧跟构建和谐社会的步伐，重视档案馆人文建设。无论是对档案利用者和广大民众，还是档案馆的工作者，都需要给予他们人文关怀。

　　档案馆的价值在于用户对它的利用。用户进入档案馆怀着不同的接受心理，有的是为了获取研究信息，有的是为了查阅取证，有的是为了解决实际问题。档案馆的人文关怀就是让用户自由、自主地在档案馆得到自己的所需，从而产生自我尊重的满足感——这应该是我们理想中的档案馆大厦[3]1。

　　7.引进高素质人才，奠定人力基础。面对公共档案馆的发展，不仅需要丰富全面的科学知识理论、专业技术，也需要多学科的知识，这就对档案部门的人才需求提出了更高的要求。不仅需要档案学专业人才，也需要管理类、技术类、法律类等多学科的高素质人才。所以要搞好档案工作，建设公共档案馆，人才的引进是关键。

　　首先，档案人才的评价指标要确定，主要有政策导向、个人基本信息、技能水平以及家庭关系。由于档案工作不是项诱人的工作，而且枯燥乏味，所以要想引进高素质的人才，在政策上要给予特别的优惠待遇和扶持，比如工资待遇、科研经费、家属问题等都是吸引优秀人才的优惠政策点。其次，引进人才主要是认定三个目标：有效人才、优秀人才、有益人才。有效人才就是引进的人才必须是符合档案部门的工作规划方向的；优秀人才就是在档案领域作出了优秀成绩的或者有作出成绩的潜能；有益人才就是他们可以为档案馆的建设带来良好的效果，产生有利的社会效应。最后，在引进人才的过程中，要坚持宏观发展和微观发展相结合的原则，并将人才的历史业绩和未来发展潜能相结合，将工作业绩和对社会效益的贡献相结合。

　　8.促进“公共档案馆”建设法制化、规范化。公共档案馆作为一个新兴的概念和提法，还没有形成统一的共识，在其发展上会带来诸多障碍，因此用法律的形式将这一概念固定下来是档案工作发展的必需。公共档案馆的名称、职责、馆藏范围、工作人员的素质要求、各种规章制度都要以法律法规的形式确定下来，使公共档案馆建设得到法律的保障，才能使公共档案馆的思想转变成现实提供一个切实的基础。

　　借鉴国外的成功经验和做法，结合档案馆的实际，应出台鼓励社会向档案馆捐赠、移交珍贵档案的政策，使公共档案馆的馆藏不断得到丰富，形成服务社会公众的资源优势。各级档案局（馆）应在《档案法》和开放历史档案的方针指导下，研究制定不同性质、不同类型、不同内容档案的开放年限和具体办法，使开放服务工作有法可依，增强向社会开放服务的可操作性。国家档案行政管理部门应对公共档案馆必须具备的基本条件，研究制定规范和标准，使各级国家档案馆有明确的创建目标，同时也有利于测评检查，促进发展。

　　参考文献

　　[1]彼得·瓦尔纳.现代档案与文件管理选读[M].档案出版社，1987.

　　[2]覃美娟.非物质文化遗产档案式保护[D].广西：广西民族大学，2007.

　　[3]苏瑞竹.图书馆与人文关怀[M].广西人民出版社，2006

　　★本文为硕士毕业论文部分成果。

　　★作者简介：向春华为广西医科大学档案馆馆员，研究方向为档案管理。

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