企业管理系统建设的探究

　　信息经济的来临对企业的管理产生了重大影响，企业管理从生产向创新转变，其经济效益将越来越依赖于企业对所需信息准确及时地掌握和在此基础上的创新。在这种情况下一个企业要生存和发展，就必须依靠管理信息系统(ManagementInformationSystem,MIS)的支持，用动态的观点来研宄、适应所面临的新环境。

 

　　MIS是一个由人、计算机等组成的能进行信息收集、传递、储存、加工、维护和使用的系统。它提供准确及时的信息，帮助企业各部门科学决策和控制，合理利用企业资源，降低库存，减少资金占用，增强企业应变能力，提高企业市场竞争力和经济效益，使企业管理真正从经验管理过渡到科学管理，从而实现科学的管理思想与先进的管理手段的完美结合。

 

　　MIS的成功应用无疑会提升企业竞争力，使企业基业常青。许多企业己经或正准备投入高额资金、花大力气建立大规模的企业管理信息系统。但MIS建设中却普遍存在着系统建设难以达到预期效果的问题，大量的投入没有取得所期望的效果。如何进行MIS建设，使得MIS建设预期目标变为现实就成为一个亟待解决的问题。本文围绕该问题进行了探讨，以期为己经和即将进行MIS建设的企业提供参考。

 

　　二、MIS建设特征探讨

 

　　MIS有别于其他的计算机系统，它和企业管理密切相关，和企业的管理模式、市场意识有关，为企业的最终目标服务。MIS建设具有其鲜明的特征，主要表现为管理性和系统性。

 

　　1.管理性

 

　　MIS建设要求企业各项管理工作做得规范扎实，具有规范化、标准化的企业业务流程。同时MIS建设也会反过来改进企业管理，提高企业的经济效益，改善和提升企业的管理水平，进而推动企业管理现代化，增强企业的适应能力。MIS建设的管理性要求企业以自身经济发展为基础，深化需求分析，认真作好业务流程重组(BusinessProcessReengineering，BPR),扎实推进MIS建设，借力于MIS提升企业管理，增强企业的市场竞争能力和生存能力。

 

　　2.系统性

 

　　MIS建设系统性首先体现为它是一个数据系统。按照信息工程的原理，数据位于现代数据处理的中心，数据是稳定的，而处理是多变的，具有一个稳定的数据基础是MIS建设最本质的问题。客观上讲，无论企业采取什么样的方式从事企业管理，都存在一个“稳定的数据基础”，但这样一个“基础”并不是现成的，它深藏在企业的各个业务部门，深藏在企业的各种业务活动之中，并和各种各样的业务活动交织在一起。

 

　　MIS建设系统性又体现为它是一个系统工程，具有系统特征。

 

　　MIS覆盖全企业或至少覆盖企业的主要业务部门，在统一的数据环境下集成化开发各个子系统，子系统的划分应独立于当前的组织机构，充分地发挥计算机、网络和通讯平台的作用，利用当代先进的信息处理技术，满足管理提出的信息加工要求。

 

　　三、MIS建设开发方法选择

 

　　在MIS建设中，系统的最终目标和内容常常难以确定，这是MIS建设中普遍存在的一个问题。MIS要管理的内容、达到的效果及运行后的状态等涉及的内容很多，系统建设时很难通过调研完全确定其所有的内容。事实上，MIS建设和一般工程的根本区别就是不能在开发前完全确立系统的目标和内容，即不可能企望有一个详尽的设计去简单地、全方位地组织和控制系统的建设，这是MIS开发的最大特点。因此，简单地用一般工程建设的方式去对待MIS开发，希望先有一个详尽的设计，再根据设计实施开发，这种要求开发者不仅要在短时间内把原有的工作方式完全掌握，而且要设计出一种新的工作方式的办法，实际上是很难做到的。

 

　　根据上面的描述我们可采用原型法进行MIS的开发。所谓原型法就是在经过初步调研和分析获知用户的基本需求之后，利用适当的软件工具(例如第4代语言)设计出一个初步的原型并在短期内实现，然后交用户试用;经过用户的试运行后，开发人员根据用户的意见，重新分析和确定需求并对原型进行修改和扩充，然后再次交给用户试用，并根据试用后提出的意见，再次对原型进行修改和扩充，如此反复这个过程，直到符合最终开发目标和内容，让用户感到完全满意为止。在系统开发前，用户本身对将要开发的新系统往往也仅有一个十分模糊的轮廓，而且由于开发人员掌握的知识及人类认识能力的局限，开发人员很难完全获得或不能彻底理解用户的需求。原型法通过对原型的反复使用、修改，给用户和开发人员提供了一个学习和交流的机会，进而产生新认识、提出新要求，该过程与人们的认识论相一致。原型法运用时的特征同MIS开发的特点十分匹配，能够十分有效地进行MIS开发。

 

　　四、MIS建设过程的组织与控制

 

　　MIS建设的工作量巨大，系统建设组织者应有一个通盘的考虑，把握和控制建设过程，使之有条不紊。由于建设过程主要工作最终的表现形式是大量的软件程序，人们常常仅关注程序的编写，这很不够。根据诺兰模型，计算机辅助企业管理一般都从单项应用开始，逐步向代表企业进入成熟阶段的MIS应用过渡，这是一个量变到质变的过程，我们不能用项目级或程序级的经验去指导系统级的建设。就像战争虽然最终要表现为战场上的厮杀，而厮杀背后的策划对战争的胜负至关重要一样，对建设过程的组织与控制决定着系统将来的稳定性。主要可以从以下几个方面做好相关工作：

 

　　1平稳安排

 

　　从一个旧的工作方式逐步过渡到一个依靠计算机系统的新的管理方式中，对用户来说应是一个渐进的发展过程，不能一蹴而就。MIS建设中，常常开发了大量应用程序，再一次性地投入试运行，缺乏必要的安排;还有的对开发工作中的问题和困难估计不足，把建设规模展开得过大而无法控制。这都会使工作量和难点过于集中，使用户和开发者都陷入忙乱之中，妨碍系统建设。

 

　　通过对系统的分解，根据工作量、用户情况、在系统中的作用等因素排列出开发顺序，并根据子系统的开发情况随时调整和部署建设工作，使系统建设能有一个由小到大平稳发展的过程。

 

　　2.整体控制

 

　　MIS建设是一个形成系统的过程，但在建设过程中，许多出于局部利益的问题影响系统的形成。有的用户对计算机不了解，常常在完成了一个功能以后又提出新的要求，MIS建设组织者应该统一考虑;有的用户掌握一定的计算机知识，但是真正了解和接受系统观念的极少，他们会从孤立的角度提出和系统相悖的要求，甚至仅仅把系统建设人员当作程序员，自己直接安排开发工作，并认为实现他们提出的功能要求比较简单，建设人员应该马上完成。建设人员如果不够冷静，很容易陷入到具体问题中去，失去对建设过程的整体控制，在这种情况下，MIS建设是不会成功的。因此，建设者应善于了解和把握系统性、本质性的问题，有一个明确的系统概念，并采取有效的技术措施，确保在系统建设中处于主动地位。

 

　　3.用户参与

 

　　用户的参与对整个系统建设是至关重要的。MIS是一个系统工程，MIS的建设就是企业的整体行为，MIS的质量也反映了企业的整体水平，因而特别强调用户真正参与MIS建设。在总体设计阶段，企业的高层领导、资深的业务专家必须参与，只有在他们的参与下，才能清楚地展示企业的发展规划、战略目标、管理策略和市场策略，改进业务流程等全局性的问题。只有这样才能正确的认识企业和改进管理，才能有正确的信息系统体系结构和数据基础，才可能有信息系统正确的设计蓝图。在系统实施阶段，在业务人员积极参与下，根据业务流程，快速、正确的设计程序流程，才有可能用计算机取代日常的业务。

 

　　五、MIS建设的若干基础性工作

 

　　MIS的成功应用能大大简化管理人员的工作，使企业各级管理人员能够对企业的各项活动进行更好地管理、监督和控制等。对于企业来说，在MIS建设中，业务量增大，大量的业务改进工作转向系统的改进，MIS建设的正常进行成为企业运转的生命线。为了能保证MIS建设的正常进行，需要做好以下基础性工作：

 

　　建设负责人的选用

 

　　企业MIS建设负责人仅仅具备一定的计算机知识，对于抓好MIS建设是远远不够的。分管MIS建设人员不仅要能够发现、解决计算机本身的问题，更重要的是能够向领导提出适度的系统开发应用规划，作为企业领导对有关MIS建设乃至企业改革的决策依据。国内外的经验证明，企业MIS建设关键是MIS管理人员的选用，企业既要注意从内部进行选拔和培养，也要留意从外部招贤纳智。

 

　　2.标准和规范的制定

 

　　MIS的建设涉及到企业数据的共享、计算机软硬件、工作模式、企业文化等许多方面的问题，应该有统一的规则和约定，作为MIS建设时所要遵循的准则，使MIS建设能够稳步推进，保障MIS的开发、运行。

 

　　3.业务流程重组的实施

 

　　企业的MIS建设不是一件孤立的事情。很难想象，一个组织机构臃肿、管理混乱、信息流动不畅、相互扯皮、业务流程不顺的企业能够成功进行MIS建设。应该把MIS建设和业务流程重组实施密切配合起来，使MIS的先进性同业务流程重组的创新性融合，两者相互推动，实现系统建设目标。

 

　　六、结束语

 

　　处于信息经济时代的企业通过MIS建设来整合企业信息资源，摆脱落后的管理方式，提升管理水平，实现管理现代化、科学化。MIS建设面对的是管理系统和计算机系统结合的问题，它需要透彻理解MIS建设特征、科学选择MIS建设方法、扎实做好MIS建设基础性工作、合理进行MIS建设的组织与控制。本文围绕MIS建设的这些方面进行了深入探讨，为企业引入MIS提升其竞争力提供参考。

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