浅析卫生事业单位人事档案资源的信息化管理

　　【摘要】在原有的人事档案管理工作办法的基础上稍作调整，加快办公自动化、信息资源网络共享与知识管理实现的进程，推动管理方式从静态管理转变成全面动态管理达到档案管理信息化的目的。同时，应加大和人才服务机构间的交流力度，从而有利于人事档案管理工作的领导作出较好的决策。

　　【关键词】人事档案；管理；卫生事业单位；信息化

　　1前言

　　由于卫生事业单位规模的持续发展，工作人员与别的辅助人员的数量正在不断增多，给很多繁杂的卫生事业单位管理工作，特别是人事档案管理工作带来了庞大压力。这就要求广大卫生事业单位加快信息化建设的步伐，强化卫生事业单位人事档案信息管理工作。此外，人事档案管理也需从传统的管理方式逐步转向信息化管理方式，它是人事档案管理朝向现代化发展的必然态势。

　　2当前人事档案管理的情况

　　大部分卫生事业单位人事档案管理里依旧运用以往的人事档案基本模式，它更侧重于描绘静态性资料，记录过去时与历史性信息，但无法动态地表现个人信息状况，不含共享性与公共性特征。然而在当前信息技术高度发达其局限性愈渐显著。

　　2.1缺少档案管理意识

　　很长时间以来，因档案工作无法直接的创造经济效益，故在实际操作当中对档案管理未形成清晰、系统的认识，且没有意识到档案在人事管理工作当中的必要性与重要性。

　　2.2人工操作归档，既耗时又耗力，且无法确保一步到位

　　卫生事业单位人事档案所记载的对象主要是工作人员的学历、经历、职称晋升、工资变动以及其奖惩状况等原始信息。但是因为档案资料的更新或者增加，大量材料亟待归档，由此极易衍生出归档错误的问题，这就需重新调动物力与人力对档案进行整理。但是，一旦其没有及时归档，人们查询到的档案信息的准确性不大可靠。与此同时，当个人在核查工资或者进行家庭调查等的时候若多次对原始资料进行调阅的话，极易损毁档案，如此很难保障档案的准确性。

　　2.3档案资料管理难度大，利用率不高

　　如今的档案管理，由于尚未彻底实施信息化管理，因此在建设索引数据和登记只能采用手工录入的手段，而缺少针对档案变更与档案出入库记录的管理。一般来说，在编辑、查找、剖析档案的时候人们往往是以人工方式来完成的，这就造成了人事档案在运用时不够便捷，大大地影响了工作效率。

　　3卫生事业单位人档案信息化管理的特征

　　3.1档案信息化管理的优势

　　（1）大大提升了档案管理工作的效率。因为计算机运算快捷，再加上计算精度高，存储信息量巨大，故能准时的把相关的人事数据及人事资料展现在决策人员面前。而计算机管理卫生事业单位的人事档案的运用，不仅可以减少统计查询时人工抄写的失误率，还能减轻人事管理人员的劳动压力和负担，在节约时间的同时，大幅提升工作效率，实现快捷、准确的查询数据。

　　（2）档案信息的利用率大幅提升。卫生事业的单位属于人才密集型产业，在卫生事业单位领导者认人、知人、用人时其人事档案至关重要。利用信息化对卫生事业单位的人事档案进行管理，其具有精准度高、功能多、速度快捷、通用性强大、储存量大的特征，因而能及时地将全方位的、准确的人事信息供应给卫生事业单位领导以便其做出正确的决策，向卫生事业单位供应具体、可信度高的资料，促使人事档案的利用率大幅提升。

　　（3）加长档案原始材料的使用时间。针对人事档案材料实施信息化管理，在查询档案信息时应侧重于计算机查询，如此既可降低由于阅档案、摘抄等致使原件受损的几率，又可能完整地储存原始材料，有效加长人事档案的使用时间。

　　3.2档案信息化管理存在很大缺陷

　　卫生事业单位档案实施信息化管理，尽管能充分利用信息资源，能更好的服务与人事部门，但是它也存在许多的缺陷，具体表现为以下几个方面：（1）档案信息的真实性与原始性问题。因为原始信息是依靠管理人员手工录入系统的，故其产生的电子文件存在一定的失误率，当然，原始数据也有可能被他人改动。（2）凭证价值问题。由于电子本件中的原始信息具有不稳定性与可变性特征，再加上人类对原始信息的不信任与矛盾心理，因此如今原始数据很难变成合法凭证。（3）档案信息资源的保密性、安全性问题。由于档案信息具备及强的机密性，故信息资源共享一定要严守安全、保密的、规定，设置一定的权限，进仅赋予主管领导与档案管理人员对个人档案材料进行查阅的资格。

　　4建设并完善卫生事业单位人事档案信息化管理体系

　　4.1建设完善卫生事业单位人事档案管理体制

　　所谓信息化，是指如今社会与经济发展的大态势。卫生事业单位人事档案部门要大力开创条件，建设并完善人事档案信息化管理体质。为此，应做到以下几点：

　　（1）强化档案意识，提升档案管理人员的责任。高度关注人才培养工作，加大对于档案管理人员的业务素质与政治素质的培训力度，依靠进修学习、专业培训等方式大幅提升管理人员的业务水准，一步步地构建档案管理人才团队，让其充分知悉现代信息管理技术与档案业务，积极培养成卫生事业单位建设与发展相适应的档案管理专业人员。

　　（2）利用合理的、科学的正确的档案管理软件系统，只需选用一套，即可促使总体工作效率得以大幅提升，推动人事档案信息化管理进程，增加人事档案信息资源的利用率，从而有利于未来卫生事业单位档案信息化管理。

　　（3）建设并完善人事档案管理制度。人事档案管理要想上升到一个新的高度进而形成人事档案管理信息的体系，就必须依靠广泛的研究以及实践的累积，不断实践创新，制定并健全有效的人事档案管理的相关规章制度，详细而又明确地规定档案的整理、保管、收集与运用。唯有严格贯彻落实并实施规章制度，才可让人事档案管理工作变得有章可循，进而衍生出完整的、有机的人事档案管理信息体系。

　　（4）高度关注人事档案信息系统的维护工作。事实上，人事档案信息系统并非一成不变的，其要想实现作用最大化，就必须得到实时维护与更新。

　　4.2健全卫生事业单位人事档案信息化系统的数据库建设

　　众所周知，卫生事业单位人事档案管理数据库的建设不可一蹴而就，其需耗费大量时间，而人事信息管理网络的建成将会给人事管理的强化、服务质量的改善以及工作效率的提升带来巨大的正面影响。详细来讲，建设卫生事业单位人事档案信息化数据库需做到以下几点，即：

　　（1）加大卫生事业单位人事档案基本信息数据库的建设力度，其建筑对象有：卫生单位职工性别、学历、姓名、参加工作时间、出生年月、职称、入党团的时间、职业类别、离退休时间、职务、工资、年度考核等各项信息。

　　（2）积极建设卫生事业单位职工工资数据库以将职工的绩效考核成绩同工资相互连接起来。

　　（3）大力构建卫生事业单位人事档案查询目录数据库，从而达到迅速找到人事档案的目的。同时，要依照姓氏对工作人员进行分类，按秩序录入人员姓名、档案编号等数据，以便在查找人员档案时只需将个人姓名输入就能够晓得该职工的人事档案的档案柜及其编号。

　　（4）构建卫生事业单位人事档案材料目录数据库从而有利于档案目录的标准化与统一化。通常每一年均会有很多档案材料累积下来，而档案管理信息系统的运用，可依靠计算机针对信息材料实施归档、分类与储存，从而达到档案信息的数据化的目的。

　　5总结

　　总而言之，卫生事业单位人事档案管理工作也需随着时代的发展而发展，以人事档案信息化管理系统与现代档案管理理论针对人事档案实施动态化维护与管理。在健全档案管理制度的大背景下选用大量专职人员，推动档案的信息化建设，充分挖掘档案的利用价值，以人事档案与人才资源库所显示的数据动态化地针对卫生事业单位的人员状况开展剖析、统计与预测工作，将有效的、有利用价值的信息传输至卫生事业单位内，从而有利于领导作出正确的决策，促进人才交流。本文来自《中国卫生资源》杂志

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