探析人事档案管理的重要性

人事档案在企业中具有很高的参考价值和利用依据，人事档案在企业中记录着企业员工的个人经历、功德业绩、工作表现等资料，是一个通过文字、表格和图像等形式的、以个人为基础的历史记录。人力资源的管理发展经历了四个阶段，分别是人事管理阶段、人力资源管理阶段、战略人力资源的管理阶段和后战略人力资源的管理阶段。人力资源管理主要是负责管理员工之间的关系，对于挖掘员工潜能，增强企业核心竞争力有着重要意义。档案管理是人力资源管理的重要环节，是企业员工各种信息的重要载体，同时也是识别、选拔人才的重要依据。

一、人力资源管理与人事档案管理

（一）人力资源管理概述。人力资源管理是一种实现员工价值和企业目标的过程。其中在企业战略的指导下运用科学的方法，以人力资源的规划、战略以及职业分析等为基础，对其进行获取、配置、培训、开发、考核与激励、安全与保障、规范与约束、整合与凝聚等的工作。人力资源管理包括很多方面，如人力资源规划、培训与开发、绩效管理、招聘与配置、劳动关系管理和福利与薪酬管理等。

（二）人事档案管理概述。人事档案是在人事活动中形成的并且以个人为单位集中保存备查阅的文件资料，人事档案不但记录着员工的个人基本信息、家庭情况和工作情况等内容和信息，而且还可以反映出个人的能力、品德、才能和其工作表现。人事档案管理则是企业对人事档案进行实体管理并且对档案中的信息、内容进行利用开发。档案的收集鉴定、保管整理和登记统计等部分都是人事档案实体管理的重要内容，而人事档案信息和内容的开发利用则包含了检索编研、登记统计和提供利用等工作。

（三）人力资源管理和人事档案管理的关系。人力资源管理和人事档案管理主要存在两大关系：

1、人事档案管理是人力资源管理的重要工作形式和组成部分，促进人力资源管理的顺利进行。人事档案是企业选用人才、考核业绩的重要依据，也是了解员工基本信息、技能特长的重要途径。

2、人事档案是员工信息和发展情况的重要载体，记录着员工的各种资料。另外，员工的内部招聘、调动晋升、薪酬水平变化等的人力资源管理活动又是人事档案的重要内容来源。人力资源管理和人事档案管理两者相互促进、相互依赖。

二、企业人事档案管理的缺陷

（一）企业对人事档案管理不够重视。现阶段，我国很多企业仍认为人事档案管理是一件简单静止的工作，在思想意识上对人事档案管理工作存在片面的理解，错误的认为在人事档案管理工作上面投入更多的财力和物力是没有必要的事情。正是在这种错误的思想意识作用下，导致了人事档案管理工作人员工作不认真，业务素质较低，人员更换频繁等问题。这种工作状态不利于人事档案管理工作的科学化和标准化的发展。

（二）灵活的用人机制与企业人事档案管理工作不适应。在社会主义市场经济背景下，一些企业在招聘人才时只注重人才的能力和技能，合同和协议是招聘的主要形式，而没有做到用人事档案管理来对聘用人才进行有效的管理，这是企业人员流动频繁的主要原因之一。甚至有些企业员工为了自身发展出现“跳槽”的现象，而原企业也为了维护自身利益不放员工人事档案的情况导致了社会上的“死档”、“档案克隆”、“虚假档案”等情况的发生。总之，灵活的用人机制和人事档案管理体制的不相适应是现在企业人事档案管理工作的一个重要缺陷。

（三）企业人事档案利用价值不高。现阶段，很多企业在进行人事档案管理还是沿用的过去的管理模式，只是注重对员工姓名、性别、年龄和文化程度等基础信息的管理，而对员工技能水平、专业特长等复杂重要的问题收集不够全面，致使人事档案不够完整，不利于人事档案管理工作的开展。人事档案的不完整另一方面导致了企业人员与档案的分离，使得人事档案的利用价值变低。

三、人事档案管理的重要性

（一）人事档案管理提升人力资源利用率。人事档案是企业选用、提拔人才的重要基础，企业可以通过人事档案加强对人才的了解，不仅包括了姓名性别、兴趣爱好等基本信息，还包括了对专业技能等更深入的了解。对员工人事档案进行科学的管理才能为人才找到更合适的岗位，使各类员工扬长避短，最大限度的发挥组织内人力资源的效力。

（二）人事档案管理有利于促进人力资源的合理整合和配置。术业有专攻，人都有各自的擅长领域，通过对人事档案管理对人才专业特长进行了解，才能根据不同人才的能力和特点在企业内部对人才进行合理的配合整合，才能够把人才放在可以发挥其主动性和工作积极性的岗位，更好地促进组织之间、部门之间人才的合理流动，防止人才利用不当或者人才积压的问题发生。人事档案管理在促进人力资源的合理整合配置方面有着积极的作用。

（三）人事档案管理帮助企业更有针对性的设定员工培训项目。企业可以根据教育背景、年龄经历等员工信息资料在进行培训之前设置相应的培训项目，对员工进行有针对性的培训。比如企业中有年龄较大的员工，这些员工可能不太喜欢纯知识理论的培训，可以针对他们进行一些健康保健培训，让他们的身体健康得到保障。这样不但调动了员工的积极性，而且促进了员工更好的工作。

（四）人事档案管理促进企业跨地域文化管理。企业员工可能来自祖国各地，不同地域的人有不同的文化、观念、习俗等，不同文化背景的员工在工作中可能会产生冲突、沟通困难等情况。企业员工人事档案中有籍贯、经历等资料，这样档案管理人员就可以根据档案分析员工的文化特质，对其在未来工作中可能会发生的不愉快进行预测并设定相应的机制和解决办法。另外，企业在安排文化背景不同的员工进行合作之前可以先了解其地域文化信息，提前做好沟通和心理交流。

（五）人事档案管理有利于员工进行职业生涯规划。员工的人事档案中记录了员工的调动情况，员工受教育、离职情况，职务职称，工作表现，工资薪酬和专业特长等。企业管理者可以根据员工的信息，为员工制定合适的职业生涯发展道路。

（六）人事档案管理推动企业奖罚机制。马斯洛需求层次理论指出了人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现需求，不同人在不同的阶段有着不同的需求，不同需求的满足程度对员工的激励效果也是不同的。企业可以根据员工的人事档案了解员工的切实需求，并采取针对性的手段。针对性需求的满足可以大大提高员工的积极性，为企业创造更多价值。

四、加强人事档案管理工作

目前，企业的管理中，人事档案管理工作也要进行相应的现代化，使人事档案管理工作能够适应新形势下的新要求。要做好人力资源管理，首先要对企业的人事档案制度进行改革，在人事档案的收集、整理、归档、装订、传阅的过程中都要有专人进行监督和管理。目前，我国企业的人员结构组成越来越多样化，传统的人事档案归档和管理工作肯定会对企业管理人员查阅档案带来较大的不便，人事档案的科学化、信息化进程迫在眉睫。应尽快建立人事档案的信息化系统，方便人力资源管理部门和人员对信息随时进行及时有效的检索。

此外，人事档案管理工作也是社会保险体制建立的重要基础工作，社会保险制度作为市场经济体制的重要支柱，作用相当巨大，每一个参加工作的人员都要有相应的保险来对其进行保障。社会保险主要有养老保险、失业保险、工伤保险、医疗保险、生育保险等组成，每种保险都有不同的作用。目前，统一的职工基本养老保险制度已经建立，它涉及各行各业，如养老保险金的筹集是建立在国家、单位、个人三方面基础之上，在缴纳养老保险金和退休后保险金的发放问题上，个人档案所记录的工龄、工资、待遇、职务、受保时间等都会成为最主要的依据。因此做好人事档案管理工作与维护职工的基本权利关系重大。只有解决了企业职工的后顾之忧才能更好地促进企业发展，也就达到了人力资源管理的最终目的。

五、结束语

人力资源管理是企业管理的重要组成内容，是企业的人才引进、培养、吸收以及企业的正常运营的重要保障。人力资源管理的质量往往决定了一个企业的生存和发展道路。人事档案管理是企业人力资源管理的重要方法，规范、科学、健全的人事档案管理对企业的建立和开发人力资源有着重大意义。总之，企业一定要重视人事档案的科学管理，使人事档案管理的作用得到充分的发挥，促进企业人力资源的健康和谐发展。

作者：万琼

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