高职院校档案行政管理体制现状与分析

　　摘要：高级职业技术学校在目前的教育体制改革内承担着重要的角色和地位，档案的行政管理涉及到高职院校众多资料的安全问题，应高度重视，妥善安置。但目前高职院校的档案管理相对混乱，管理制度仍存在着问题和安全隐患。因此加强档案行政管理是高职院校需要解决的重要问题。解决高职院校档案管理水平是提升教育质量的基本前提和保证。为提升高职院校档案管理水平，本文就如今管理现状提出可实行的几项解决办法。

　　关键词：高职院校；档案；行政管理

　　中图分类号：G4文献标识码：A文章编号：（2021）-03-141

　　引言

　　教学工作是高职院校的中心工作，高职院校的档案是学校教学活动的经验和真实记录。档案是学校及教职工在教学工作极具保存价值的材料，可以准确完善的反映一个学校的教学内容，为教学活动服务，是教育教学工作的重要组成部分。所以，对于档案的管理和保护，是每个高职院校的基本日常工作和任务之一。在教育体制改革的重要阶段，全国各高职院校应响应国家号召，遵循教育体制改革内容，妥善保管好本校档案资料，为国家教育体制改革贡献力量。

　　一、高职院校档案行政管理体制现状

　　（一）校方重视度不够

　　对于档案的管理，校方不愿意成本投入，解决实际问题。校方更重视学校外在的表面形式内容，忽略了学校档案这种无法获得收益的材料，校领导对档案的态度同样是需要时调动，不需要时遗忘。校领导不能以身作则对档案管理有所重视，直接影响了整个学校的教职工对档案的不重视，教职工也没有主动整理资料上交档案室的意识。校档案室的管理同样缺乏专业人才，档案室的管理积极度不高，认为是处于教育教学边缘化的位置，工作热情不足，缺乏作为精神。

　　（二）档案管理制度混乱

　　档案室负责人和管理人员大多兼任其他职务，日常工作繁多琐碎，对于档案室内的档案管理制度没有明确的规定，导致档案不完整、不齐全[1]。遇到检查和评估时，又耗费大量时间和经历对档案进行补充和说明，极大的影响档案的真实性、完整性和保存价值。全校教职工对档案室的态度是当做工具间，日常很少进行修订和维护。

　　（三）管理制度落后、陈旧

　　很多高职院校的档案管理制度仍采用陈旧落后的人力查找，而且各部门之间沟通交流不到位。每当学生及教职工需要档案时，工作人员在从堆积如山的档案中查找所需资料，极大的影响了教师工作效率和教学计划开展。同样，对于学生档案，工作人员只将档案按专业、年级进行粗略分类，有需要时现场翻查同样极浪费时间和精力。

　　二、高职院校档案行政管理体制改进办法

　　（一）提升對档案信息重视度

　　档案是一个学校历史的记载，是一个学校教学计划和活动的真实数据材料[2]。从校领导自上而下都有必要提升自身对档案的重视程度。高职院校要意识到，想要向更大的平台和更广阔的空间发展，档案的记载是非常重要的，充分的利用起学校的档案，发挥档案记载的优势，学校才有更良好的发展前景。教职工应了解自身职责所在，对于自身的教学内容和教学机会，应提前做好备份，在学校档案室留存，这样教职工在未来个人发展时，才能拿出更有说服力的证据。

　　（二）行政管理制度简化，采用科学管理理念

　　对于高校档案室的行政制度管理，应效仿政府，采用简化行政管理的方式，促进纵向发展，增强档案管理的专业性和职业性。培养档案管理方面的专业人才，对校内多年档案进行统一整理和备份。简化后的档案行政管理不再像以往那么复杂，各类档案都有专门的工作人员负责，出现需要档案调取的情况，可以快速准确的找到相应档案，从而提升工作效率，降低损耗成本。

　　（三）利用互联网，建立大数据档案库

　　随着互联网大数据时代的到来，利用互联网进行档案的分类管理是大势所趋，现在很多高职院校已经生成自己的信息数据库，开发出了属于本校的一套数据档案管理流程。在信息科学理论技术的指导下，高职院校的校方可以开发本校档案管理的APP，然后通过APPA与OA办公室系统衔接，形成网络档案库[3]。还可以利用数字导航系统，将档案资源的检索入口融为一体，建立档案资源导航数据库，获得一系列数字资源的检索途径。可以通过将教职工入口以及学生入口分别开辟两个通道，方便集中管理和查验，校方领导也可以通过档案信息库了解学生及教职工最新的学习内容和教学计划，随时监督教师们的教学落实情况。通过互联网这种极具便利条件的科技，可以让整个档案行政管理更为简单有效，校方仍需培养专业人才，对互联网档案进行分类管理。

　　结束语

　　综上所述，高职院校的档案行政管理制度就目前而言仍处于开发与完善阶段，管理体制的改革与创新是教育教学工作的一项重点内容和重要任务，档案管理工作的成效，从侧面反映出整个学校管理工作的成效，也是衡量学校教学教学及管理工作的标准之一，所以，校方必须重视档案行政管理工作方面的落实与实施。随着现代科学技术的不断发展和互联网专业的日渐成熟，高职院校要顺应趋势，严格要求，做好档案管理工作，提升教学。

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