新时期高校办公室行政管理举措浅析

　　高校办公室是高校的综合办事机构，负责办理高校党委和行政管理的日常工作。主要围绕高校整体部署和中心工作，积极发挥高校领导班子的参谋助手、高校运转的信息枢纽、日常管理的综合协调、重要工作的督促落实等作用，把握大局、服务领导、服务基层、服务师生。主要承担文秘、信息、信息公开、信访、督查、调研、法律事务、机要保密、重要活动组织协调、综合事务管理和领导交办的其它工作。

 

　　十八大后，中央八项规定、省委省政府实施细则的相继出台，对高校办公室工作提出了新的更高的要求。新的形势要求高校办公室工作也要跟上时代发展的步伐，只有不断解放思想，更新观念，开拓创新，才能更好地把握时机，迎接挑战。作为高校管理组织机构的枢纽，高校办公室必须认真履行好各项职能，不断转变工作作风，切实提高工作效率，充分发挥服务、协调、参谋、督办职能，促进高校各项工作有序推进、健康发展。根据组织机构设计原则，提出如下对策：

 

　　一、制度完善

 

　　(一)完善管理制度，实现责任到人。高校办公室在制定制度时一要按照严格遵守上级规定，加强对制度的宣传教育;二要加强制度执行的组织领导，督促领导干部做执行制度的表率，将责任落实到人;三要建立相应的监督、奖惩措施，加强制度执行情况监督检查，切实查处违反制度的行为。借助科学的管理方法，做到责权明确、对等，增强成员的责任意识，提炼工作经验，提高工作效能。

 

　　(二)完善激励机制，调动工作热情。激励机制能有效的调动员工的积极性，实现组织的目标。现阶段高校一般都是通过绩效考核和绩效工资来完成物质激励，高校办公室不仅要在“德、能、勤、绩”方面做好考核，还要根据岗位情况设置科学的定量定性标准。精神激励则是能够满足人的高层次的精神需求，使人产生荣誉感、激发进取心、事业心。在高校办公室管理过程中，要根据成员的需要和利益的变化来确定物质和精神激励的最佳结合点。

 

　　(三)建立教育培训制度。高校办公室在教育培训方面具有得天独厚的优势，既可以最大效度的利用高校内部资源，加强与相应学院的沟通与交流，在高校内形成互帮互助的学习氛围;也可以高校办公室之间进行交流，交换工作经验，解决工作难点。高校办公室要结合高校整体战略目标及发展规划，依据人员教育培训需求，以及高校相关培训的政策、财务预算等，拟订年度培训计划，按照高校相关规定，鼓励员工继续进修。高校办公室只有建立起相应的教育培训制度，才能使所有人员的学习有规可循。

 

　　二、职能完善

 

　　(一)完善服务职能，抓好服务质量。要强化高校办公室工作无小事、高校办公室人员不多事、不误事、办实事、办好事的意识，对每一项工作都要尽职尽责，着眼全局，分清主次，确保不出差错。日常服务重点要抓好办文、办会、办事、机要、信访、保密和安排领导公务活动等工作，一要严格控制会议数量，规范和简化公务接待。高校办公室要多提供主动性服务，提高主动参与政务、主动思考、主动创新的意识和能力，通过扎实、认真、仔细的工作，保证高校正常、有序和高效运转。

 

　　(二)改进调研方式，发挥参谋职能。高校办公室要落实各项关于改进调查研究、广泛听取群众意见的办法，紧扣高校发展稳定的重点问题和师生反映的热点问题，加强和改进调查研究，为领导决策提供可靠依据。要多到困难矛盾集中、师生意见较多的地方去定期深入了解情况，密切同师生的联系，切实帮助师生办实事、解难题。

 

　　(三)提高协调水平，维护高校稳定。高校办公室在进行协调时，要立足全局，突出重点，做到原则性与灵活性的有机统一。协调好内外关系时，外求支持协作，内求团结向上。确保高校各项工作正常运转，维护稳定。

 

　　(四)做好督办工作，确保上情下达。高校办公室要把抓落实、抓督查作为重要的职能，要从讲大局的高度来进一步深化对督查工作的认识，义不容辞的把协助领导抓落实作为自己的一项重要职责和重要任务。要适应形势，健全重要决策的跟踪督办机制、围绕中心、围绕大事、围绕师生要求解决的热点、难点和重点问题，抓住高校重大决策、重要工作部署的贯彻落实，搞好督促检查，确保政令畅通，维护领导权威，确保高校重要决策部署事事有着落、件件有结果。

 

　　三、办公自动化应用

 

　　随着我国信息化建设的加快，各高校都把办公自动化系统作为实现信息化的重要战略步骤进行开发和实施。办公自动化系统是降低高校办公成本、加快办公信息处理速度的重要手段。作者通过实地走访了解到大部分高校办公室现在都已经有了自己的办公自动化系统，有的高校也已经初步完成了数字化校园建设。但由于各高校财力状况与人员配置不同，数字化校园建设的质量良莠不齐。

 

　　办公自动化系统具备最基础的邮件、文件递送、电子签章、会议室管理甚至是车辆调度管理功能。不论是在服务、信息获取方面，还是在督查督办方面，对高校办公室工作效率的提升无疑是显著的。数字化校园建设就是高校的管理部门通过信息化手段，实现对各种资源的有效集成、整合和优化，实现资源的有效配置和充分利用，实现教学、管理、生活过程的优化和协调，从而提高各种管理和服务工作的效率、效果和效益。

 

　　四、更新组织结构

 

　　如何让高校办公室的反应与决策跟上信息的更替?将组织结构变的灵活快速是一个很好的选择。更新高校办公室组织结构，就必须改变以往等级权利控制型的组织结构，实现组织结构的精简化和扁平化。扁平化的高校办公室比以往更加灵活，人员更少、管理幅度扩大，这样可以充分利用信息与技术，做到与时俱进。扁平化的高校办公室更加突出以人为本的思想，组织结构精简意味着剩下的成员有了更多的权利，他们会真正决定工作的走向，甚至做出部分决策，工作会更加积极投入。但是任何事物都有两面性，随着组织结构的扁平化，管理跨度也随之增大，控制上的难度也随之加大。如前文提到的，改善管理方式，使之变为依制度管理、创新型管理是高校办公室。

 

　　作者简介：汪晓春(1974- )，女，四川自贡人，本科，研究方向：行政管理。

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