实现办公室行政管理精细化的方法探究

实现办公室行政管理精细化的方法探究

　一、办公室行政管理精细化的概念
　　精细化是管理的新方向论文联盟http://,是以科学管理为基础,以精、准、细、严为特征,致力于降低管理成本,提高管理效率的一种管理方式。精细化管理是加强管理、提升效率的必经之路。
　　二、办公室行政管理精细化的内容与要求
　　要想推进办公室工作科学化、精细化的管理，抓好以下5个方面的工作：
　　一是要定岗定责，权责对等。要按照“定岗、定责、定标准”的要求，健全办公室工作的责任体系。所谓“定岗”，就是要根据办公室工作职能和流程，科学设置工作岗位。所谓“定责”，就是要明确界定岗位职责，确定工作衔接的节点和程序，做到分工明确、各司其职、协调配合。所谓“定标准”，就是要按照局部功能最优化、整体功能最大化的要求，将各项管理标准具体分解到每一个工作岗位，形成岗位工作规范。在优化流程的前提下建立健全体系，从机制上保证权责一致，是推行办公室工作科学化、精细化管理的重点。
　　二是优化流程，保障有序运作。建立科学简约、清晰明了的工作流程，是推进办公室工作科学化、精细化管理的前提。要借鉴现代管理理论，健全和优化办公室各项工作流程。要根据办公室职能，建立信息调研,使各项工作均依流程运行。在流程设计中要做到目标明确，环节清晰，努力实现各环节间的“无缝衔接”，有机配合，信息共享，既相互促进又相互制约，既提高效率又减少出错率。
　　三是实行考核评议，提高绩效。要合理确定考核标准。对那些程序性、易于量化的工作，尽可能设计量化指标；对那些非程序性、主观因素较强的工作，设计必要的定性评价的指标。要采取科学的考核方法。充分运用行政管理信息系统，自动选取并生成相关工作指标。对一些难以量化的指标，辅之以必要的人工方式，人机结合，提高考核效率。坚持综合考核和分类考核相结合，通过综合考核对办公室整体职能发挥情况进行全面评价，通过分类考核对办公室重点工作进行单项评价。
　　四是完善制度，夯实基础。要健全从政务服务到事务管理，从外部协调到内部运转等办公室各个方面的工作制度，避免出现管理真空。要推动健全重大事项集体决策、专家咨询、社会公示和听证、决策评估等科学民主决策制度，提高辅助决策质量。要进一步完善督促检查制度，提高执行力。要对现行制度进行认真清理，保留合理的，补充必要的，废止过时的，形成完善、管用、有效的制度体系。有了制度，关键是要不折不扣地抓好制度的落实。
　　五是强化保障，要改进手段。依托先进的信息技术手段支持，实现流程运转、工作评价的标准化、信息化、自动化，是推进办公室工作科学化、精细化管理的必由之路。要根据拓展范围、优化流程、全程监控的要求，推进综合行政办公信息系统建设。
　　三、如何做好办公室行政管理精细化
　　建设一支高素质的办公室干部队伍，是推进办公室工作科学化、精细化的管理。
　　一要增强把握规律的意识。办公室工作有其自身的特点和规律，不注意认识和掌握它的规律，推进办公室工作科学化、精细化管理就无从谈起。要增强创新意识，工作不能因循守旧，必须不断创新管理理念、管理方式，更好地体现时代性，把握规律性，富于创造性。要增强精益求精的意识。坚决克服大而化之的粗放式管理。
　　二是要提高科学化、精细化管理的能力。深入实际，开展调查研究，提高抓落实的能力，多占有第一手信息资料，拿出有情况、有问题、有分析、有建议的调研报告供领导参考。要提高统筹协调的能力，充分发挥综合部门的优势，善于从全局思考、筹划、安排和处理问题。以构建和谐团队为目标，营造宽松和谐的办公室工作环境。
　　三运用科学理论和方法指导推动实践工作。推进办公室工作的科学化、精细化管理，要以科学的理论为指导，不断提高管理实效。要认真学习借鉴现代管理理论，掌握现代管理方法，运用现代管理技术，拓宽管理思路。比如，学习借鉴持续改进的管理方法，及时发现办公室工作中存在的问题和薄弱环节，有针对性地采取改进的措施，达到不断优化的效果。学习借鉴零差错管理的方法，在办公室工作中坚持零差错标准，全面提高工作质量和效率。
　　四是全体人员要树立起良好的工作作风。办公室工作科学化、精细化管理措施的落实，要靠扎实的作风来保证。（1）要爱岗敬业。做好一项工作，热爱是前提，奉献是基础。提高办公室工作科学化、精细化管理水平，必须要热爱办公室工作，甘于奉献，尽职尽责，充满激情地工作，努力在平凡的工作岗位上做出不平凡的业绩。（2）要雷厉风行。办公室工作效率的高低，直接影响到整个机关、整个系统的效率，因此办公室工作人员要有强烈的效率意识，努力做到闻风而动，雷厉风行，决不允许出现办事拖沓、推诿扯皮等影响工作效率的行为。（3）要清正廉洁。办公室人员在领导身边工作，代表着领导和机关的形象。必须时刻牢记“两个务必”，模范遵守廉政纪律，自重、自省、自警、自励，一身正气，两袖清风，树立清正廉洁的良好形象。要严谨细致。办公室工作无小事，办公室的每项工作，诸如发一份文件、打一个电话，都可能对全局工作产生影响，因此，必须严格按照职责程序和规范要求，努力做到有百密而无一疏。（4）要牢固树立“细节决定成败”“天下大事，必做于细”的理念，把重视细节作为一种素质，一种修养，一种工作态度，从小事做起，把小事做好，从细微之处见精神、见水平、见魅力。