浅谈如何在新形势下做好办公室行政管理工作

浅谈如何在新形势下做好办公室行政管理工作

　引言：办公室作为一个综合、全面的办事部门，是单位的重要职能部门，处于机构运转的中枢，起着承上启下、联论文联盟http://系各方的作用，工作涉及文秘、档案、值班、信息、督查，甚至人事、宣传、保卫、财务等繁杂的工作。近年来，在中国经济的有力带动下，不少企业的发展步伐越跨越大，对办公室行政管理工作也提出了新的要求。结合工作实际，笔者就新形势做好办公室行政管理工作进行了一些思考。
　　 一、充分认识办公室的重要地位和工作技巧。
　　 办公室是一个单位对外的“窗口”，也起着保持单位正常运转的“桥梁纽带”作用，担负着对外交往、上情下达、下情上报和后勤服务等繁重工作，处于协调单位各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是企业的信息中心、服务中心、参谋中心和指挥中心，起着参谋助手、督促检查、综合协调等作用。
　　 办公室工作的重要性可概括为：不是中心但围绕中心，既包括服务于本单位的中心工作，也服务于本单位负责人的工作。不是全局但随时服务全局，办公室工作和全局工作紧密相连。不做决策但始终为决策服务，既当参谋又抓落实。
　　 作为办公室人员，必须充分认识办公室的重要地位和职能作用，努力提高综合素质，主动适应新形势需要，力争做到“五个像”：
　　 一要像记者那样观察问题。要站在全局的角度，用发展的眼光看问题。要有高度的政治敏感性，想问题、办事情与决策保持一致。
　　 二要像理论者那样思考问题。要站在群众的立场，以科学发展观为指导，分析思考问题，去伪存真，与真理同行，与时代同步。
　　 三要像文艺者那样表达问题。沟通上要讲究方式方法，变“忠言逆耳”为“忠言顺耳”，让自己的想法更容易被别人接受。
　　 四要像领导者那样处理问题。面对复杂问题时要以人为本，既讲求原则，也讲求人文关怀。要善于倾听，特别是面对信访人员，既要耐心解读政策，也要由衷关心他们，让他们感受温暖。
　　 五要像劳动者那样办理事务。要围绕全局开展各项工作，既要为领导出主意、提建议，也要能办大事、会办实事、愿办杂事。
　　 二、正确理解和把握办公室的行政管理职能。
　　 从行政管理的角度来看，办公室面对的工作主要是上级部门和本单位下达的各项行政工作，面对的人员主要是单位领导和各部门同事。办公室的行政管理职能主要有四个方面：
　　 一是助手作用。按照上级机关的部署，办公室要结合领导的意见，贯彻执行、组织实施和检查落实执行结果，对加强机关管理、维护正常工作秩序、保证工作质量等发挥着重要的作用。
　　 二是参谋作用。办公室人员要经常深入一线，了解基层情况，听取意见、总结经验、提出改革建议，并及时向领导汇报、提出建设性的参考意见，做好领导的参谋。
　　 三是协调作用。办公室在行政管理工作中要负责协调，以维持正常的工作秩序，及时传达上级部门和本单位领导的指示精神，主动协调好各部门的关系，起着承上启下、联系内外的枢纽作用。
　　 四是保障作用。既要保证上级部门和本单位布置的各项具体事务工作及时有效地完成，保证领导集中精力思考和处理工作中的重大问题，又要同单位内各部门建立良好的工作关系，倾听他们的意见，充分调动员工的积极性，齐心协力完成各项任务。
　　 三、办公室行政管理工作要正确处理四个方面的关系。
　　 要处理好服务中心与日常事务的关系。办公室工作千头万绪，既要协助领导研究制定方针政策，认真组织好实施，又要运转好日常工作。这就要求办公室妥善处理好两者关系，既保证重点，又统筹兼顾。要切实把中心工作摆在首要位置。中心工作是办公室工作的重心，在总体工作安排上，必须围绕中心工作、重点工作和全局工作来开展。在实施过程中，日常事务工作要为中心工作让路，不能让一般性工作冲淡中心。要增强工作计划性和预见性。办公室工作被动性强，要善于在被动中争取主动。要领会领导的工作意图，及时把握工作动态，增强工作的预见性，努力提高工作效率。
　　 要处理好参与决策与抓好落实的关系。办公室主任必须具有敏锐的洞察力，及时分析研究改革和建设中出现的新情况、新问题，抓住牵制单位发展的全局性问题和主要矛盾。能谋和善谋是首要职责。但如何在当好参谋的同时，抓好各项决策和工作部署的贯彻落实，实行有力督导，往往是一个薄弱环节。为此办公室工作要协助领导抓好落实工作，要按照工作内容和分工，协调有关部门抓好督促检查，对工作落实提出要求，制定标准，明确时限，消除梗阻。
　　 要处理好政务服务与事务服务的关系。政务服务和事务服务都是为领导工作服务的、不可缺少的有机组成部分。政务是核心，事务是保证，但二者不能平均用力，必须坚持以政务服务为主线。办公室工作必须向政务倾斜，将综合、信息、调研、督查等方面工作摆在突出位置来抓，不断提高工作质量。当然，对日常接待、后勤服务等方面工作也不能疏忽和松懈，办公室工作只有分工不同，无大小事之分，必须认真对待。
　　 要协调好行政工作与单位各级组织的关系。一级组织的战斗力来自于凝聚力。在市场经济的新形势下，需要办公室协调的关系越来越多，领导成员之间、上下左右之间、本地和驻地之间等关系都需要协调。办公室行政管理工作应遵循两条原则：一要在经营管理工作中，维护好行政领导的核心地位。二要发挥好单位各级组织的作用，在中心工作上形成合力。
　　 四、做好新形势下办公室行政管理工作的关键。
　　 要加强学习教育，不断提高素质。办公室工作涉及面广，特别是担负着为领导辅助决策的任务，如果平时不注意加强学习，不断更新知识，就难以胜任工作。因此要不断提高办公室人员的政治水平和理论素质，不断提高“办文、办事、办会”的水平和能力，加强心理素质锻炼和能力培养，不断满足新形势下对办公室工作的高标准和高要求的需要。
　　 要做好调查研究，为决策提供准确依据。办公室工作要为领导决策提供服务，当好参谋助手，这就要求我们把调研工作作为一项重要任务来抓。要在充分调研的基础上，认真撰写报告，提出可行性建议和意见，为领导决策提供最准确、最真实的依据，发挥调查研究对单位综合性、全局性决策的组织、指导、服务、协调作用。在制订工作目标时，要将预期目标与奋斗目标相结合，提高办事效率。
　　 要提升服务质量，扎实开展各项工作。办公室工作要做到走一步想三步，有通盘考虑的意识，有很强的计划性和件件事情到位、项项工作落实的负责精神。要走一步三回头，办完回头看看，多检查几遍，重要的活动模拟一遍，办事办会才能滴水不漏。还要走一步是一步，干好份内事，凡事重质量，求效率，谋创新，努力做到让领导满意、同级满意、群众满意。
　　 要提高沟通能力，抓好综合协调。各个职能部门是一个相互联系、各有分工的工作体系。为保证这个体系运转正常，办公室发挥着重要的协调作用。综合协调包括对上对下、同级之间、局部与整体之间、领导人之间、单位与外界之间等多个方面。要讲究艺术，灵活运用工作方式“弹钢琴”，促进各部门团结协作，提高服务质量。
　　 要加强勤政廉政建设，树立良好形象。办公室是单位的“门面”，机关建设的“龙头”，对外形象的“窗口”。办公室人员经常在领导身边工作，个人形象的好坏直接影响单位领导的形象。因此，办公室人员要树立正确的世界观、人生观和价值观，勤政上必须做到忠于职守、善于思考、勇于创新、乐于奉献，廉政上必须做到不滥用权力、廉洁自律、远离官气、一身正气。
　　 结语：新的时代向我们提出了新的课题和挑战，办公室作为单位行政工作的中枢，责任重大，任务艰巨，我们只有清晰地认识办公室的重要地位和职能作用，主动适应形势变化，抓好行政工作重点，协调好各环节工作，才能不断提升服务质量、有效发挥办公室行政管理职能、更好地推动全局工作的顺利开展。