高校记账凭证摘要栏填制浅析

　　【摘要】本文对高校记账凭证中摘要栏的重要性进行了探讨，对会计核算实践中经常出现的若干问题进行了分析，并提出了相应的处理办法，最后对如何提高摘要栏的填写质量提出了自己的看法。

　　【关键词】记账凭证；摘要；高等学校

　　一、正确填制凭证摘要栏的重要性

　　记账凭证是重要的会计核算资料。它是本单位财会人员根据审核无误的原始凭证填制的，载有反映经济业务的会计分录及简要内容，直接作为记账依据的书面文件。记账凭证的主要作用在于对原始凭证进行归类整理，运用账户和借贷记账法编制会计分录，为登记账簿提供依据。因此，所有记账凭证都应满足记账的要求，都必须具备下列基本内容：1.记账凭证的名称。2.填制凭证的日期和凭证的编号。3.经济业务的内容摘要。4.记账符号、账户(包括一级、二级或明细账户)名称和金额。5.所附原始凭证的张数。6.填制单位的名称及有关人员签章。

　　在记账凭证的编写过程中，记账凭证摘要作为一项会计基础工作，它的填写直接影响到财务管理部门会计账簿的质量。摘要填写的质量可以反映一个单位财务管理的水平、会计基础工作的质量和会计人员的业务素质。摘要填制的简明准确，可以对财务分析、查询起到事半功倍的效果。

　　二、会计实践中如何填制高校记账凭证摘要栏

　　随着经济的发展和社会的变化，新生事物不断产生，高校新的会计业务层出不穷，需要核算的经济业务也在不断扩大和发展。现结合高校会计实践，针对会计核算中遇到的一些常见事项，分别探讨一下记账凭证摘要栏的填写。

　　(一)一般业务

　　1.收入核算的处理。高校收入来源渠道很多，有财政拨款、科研划拨、捐赠收入、学费收入、罚没收入、代管性质的收入、银行或金融机构贷款等。这类业务在日常的管理活动中经常需要核对、查询、分析。因此，这类摘要一般要注明收入的性质，内容尽量完整、详细。比如：“某月收教育厅拨款”、“收5月—8月招商银行利息”、“收会计学院05级03班学生学费”等。

　　2.发放性质的业务处理。高校经常发生一些带有发放或领取性质的劳务费用、奖励费用、安家费、丧葬补助及遗属费等。这类性质的业务往往需要核对和经常查询。因此，这类业务的摘要在填制时要注明发放对象、发放性质。例如：“统计学院王某领引进人才安家费”、“国资处李某报丧葬补助费”、“发放2007—2008年度本科生奖学金”等。摘要中注明发放对象，方便以后的账务核对及查询。

　　3.日常采购业务的处理。在日常工作中，经常会发生购置办公用品、试验材料、图书、固定资产、纪念品等业务。针对这类业务，摘要栏应填写为“某单位某人报某物”。例如：“管理学院张三购买打印纸花费现金180元”，摘要为“管理学院张三报打印纸”、“宣传部李某报U盘”、“院办张某报专家礼品”等等。如果经办人将多种用途的原始单据一并报销，会计人员应将不同用途的原始单据分别归类，分别制作记账凭证。对金额较小的物品可以不再单独制单而在摘要栏中用“等”表示。

　　4.差旅费的处理。在日常的会计核算中，差旅费的核算业务量比较大。差旅费的核算范围主要包括会议、实习、调研、进修培训、出国考察、购物等。针对这类业务，摘要栏应填写为“某单位某人报某地某事”。例如：“工程学院李四去济南采购材料”，摘要为“工程学院李四报济南差费”;“审计处赵二去北京参加培训”，摘要为“审计处赵二报北京培训费”; “教材科张某去杭州采购图书”，摘要为“教材科张某报杭州图书采购”……这样填制摘要栏可以使阅读者清楚地了解经济业务内容。

　　(二)特殊业务

　　1.内部转账结算的处理。高校中的内部转账结算包括下属印刷厂、餐厅、宾馆、等向学校财务处结算各部门的印刷费、招待费、住宿费等以及下属单位需要返还学校的工资、水电费、上缴利润等。通常情况这类结算业务比较集中，每月发生次数比较少。各种用途的同类性质费用比较多，结算的时间跨度比较长，各相关院系职能部门对费用后面所附清单基本上已进行过详细核对，这类凭证的摘要应填写为“某单位结算某单位什么费用”。例如：“印刷厂结算会计学院印刷费”，摘要为“印刷厂潘某结算会计学院印刷费”;“第三餐厅结算院办的对外招待费”，摘要为“三餐王某结算院办招待费”，能让经费使用部门一目了然。对于返还学校的费用，可以使用“某单位返还2008年3月工资”，“某单位上缴2007年度利润”等。

　　2.工资核算的处理。工资结算凭证附件内容比较多，每月发生的次数少，业务性质比较单一。这类业务按照工资核算的项目填制比较好，对整张工资凭证来说反映的业务内容比较清楚，对各费用账簿来说也能清楚地反映哪个月份的何种工资费用。摘要栏填写为“发放某月在职人员基本工资”、“发放5月离退休人员工资”等等，这种摘要更容易使读者理解业务内容。

　　3.其他核算的业务处理。一些不能划归到上述类别的核算业务，比如分配指标、特殊费用、年终结账等。这类核算业务的摘要需要载明分配什么指标、什么性质的业务等。例如：“分配管理学院6月份上机费”、“划拨教务处2008年经费指标”、“结转2007年经费结余”等。

　　(三)错账更正

　　此项主要是关于如何更正错账。根据《财政部关于会计基础工作规范》的要求，已经登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字，摘要栏填制为“调整某月某日某号凭证”。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证，摘要栏填写为“更正某年某月某日某号凭证”。

　　三、提高摘要栏填制质量的要求和途径

　　高校新的会计业务层出不穷，这对会计从业人员意味着巨大的挑战。要改善高校记账凭证摘要栏的填制，提高会计信息质量，会计人员应从以下几方面着手努力：

　　(一)端正思想认识，增强工作责任心

　　会计摘要是财务信息的重要内容，无论对方便日常会计工作，还是加强财务监督，或者是作为档案资料留存利用都有举足轻重的作用。因此，会计及其主管人员必须要做到：1.端正思想认识，克服普遍存在的“重数字金额，轻会计摘要”的心理，重视会计摘要的编写。2.要增强工作责任心，以认真、负责、细致的态度和要求编写会计摘要，坚决反对粗枝大叶、马虎的做法。

　　(二)熟悉业务，掌握经济活动的来龙去脉

　　会计摘要是用文字等形式反映经济业务的一种方法。经济业务的发生、发展是编写会计摘要的基础。对经济业务了解得越清楚、越透彻，会计摘要就能编写得越准确、越精练。因此，会计人员必须熟悉本单位业务，掌握资金运动状况。要勤于学习，善于积累，虚心接受新事物，认真研究新问题，在实践中不断熟悉业务，提高技能。

　　(三)认真执行有关规则、准则，充分发挥凭证、账簿及科目的不同用途

　　现行的借贷记账法和会计基础工作规范一般要求编制记账凭证是“一事一单”，也允许编制一借多贷、一贷多借以及特殊情况下的多借多贷的记账凭证。

　　(四)提高自身遣词造句的能力

　　1.详略得当。会计摘要的要求是简单、扼要，要善于掌握适当的分寸，做到既简明扼要，又能说明问题。不仅能确切地反映出当时经济活动的情况，还要为日后的检查、分析提供可靠的依据。2.用字精练。会计摘要就是摘录要点，因此用字必须确切、精练，使用恰当的文字简洁而明了地表达要点。3.含义清楚。会计摘要不但文字使用要精练，更要考虑语句含义明确、清楚地说明经济业务的基本情况，注意避免模棱两可的词句出现。4.书写要整洁。会计电算化的推广使会计人员的手工操作大大减少，微机打印的账簿、凭证一般都很整齐、干净。但在输入文字时，一定注意不要出现错别字，数字也应注意规范化。

　　【主要参考文献】

　　[1] 财政部.财政部关于印发《会计基础工作规范》的通知(1999年6月17日财会字[1996]19号).

　　[2] 韩起凤.对编写“会计摘要”的思考[J].现代审计与经济，2006(3).

　　[3] 施伟，马娟.对会计记账凭证填制的想法[J].中国管理信息化，2008(20).

　　[4] 姚红美.对高校会计核算“摘要”栏填制的几点思考[J].会计之友，2006(10).