电算化下内部会计控制若干问题研究

　　本文从理解电算化会计涵义和主要特点出发，参考电算化会计相关文献综述，结合目前我国电算化下内部会计控制存在的若干问题，提出几点解决问题的方法和建议，供同仁探讨。

　　一、会计电算化的涵义和主要特点

　　会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是用电子计算机代替人工报账、记账和算账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程，是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。它实现了会计数据处理的自动化，使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统。其目的是提高单位财会管理水平和经济效益，从而实现会计工作的现代化。

　　会计电算化能提高会计数据处理的实效性和准确性;能提高会计核算的水平和质量;能减轻会计人员的劳动强度， 提高经营管理水平。会计电算化使财务会计管理由事后管理向事中控制、事先预测转变，为管理信息化打下基础。会计电算化推动会计技术、方法、理论创新和观念更新，促进会计工作的进一步发展。

　　会计电算化主要有以下几方面的特点：一是储存介质的磁性化。在会计电算化下，是以磁性材料硬盘或软盘作为数据载体，当会计凭证输入之后，记账、算账、分类汇总和报表生成都由计算机自动完成，会计数据都保存在磁盘介质中，不运行系统是看不到数据的;二是会计差错的修改、更正不留痕迹。会计电算化下，通过计算机形成的凭证、汇总表、帐簿、报表，不管是谁操作，生成的证、帐、表都是一样的，对差错的修改、更正不留痕迹。三是人和机共同完成工作。会计电算化下，只要人工把凭证输入了，其余的记帐、结帐、分类、科目汇总、明细帐、总帐、报表工作全都由计算机自动完成。这种人机共同完成会计核算工作是会计电算化最主要特点，是会计电算化提高工作效率的主因。

　　由于“机”的引入，使得会计电算化下的内部控制难度更大、内容更多、复杂程度更高。

　　二、会计电算化相关文献综述

　　为了配合我国会计电算化工作的顺利开展，财政部从1989年起便先后为会计电算化制定了一系列的具体的管理规章。仅在1989～1991年这三年期间，财政部先后制定了三个有关会计电算化的管理文件。1994年6月，财政部为了进一步加强对会计电算化工作的管理，促进我国会计电算化事业的健康发展，根据《中华人民共和国会计法》的有关规定制定了《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》和《商品化会计核算软件评审规则》。1996年，财政部为了规范企业会计电算化又专门制定了《会计电算化工作规范》。1999年10月31日，最新修订的《中华人民共和国会计法》再次以法律的形式规定”使用电子计算机进行会计核算的，其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，也必须符合国家统一的会计制度的规定”，“用电子计算机进行会计核算的，其会计账簿的登记、更正，应当符合国家统一的会计制度的规定”等。

　　上述各种法律、法规、制度和办法等有关规定，涉及会计核算软件的开发、评审、使用、以计算机替代手工记账的审批、会计电算化后的会计档案生成与管理等诸多方面，对单位使用会计核算软件、软件生成的会计资料、采用电子计算机替代手工记账、电算化会计档案保管等与会计电算化工作相关的内容作出了具体的规范，为提高会计软件的质量，确保会计电算化事业的健康发展具有重要意义。

　　三、目前我国电算化下内部会计控制存在的若干问题

　　(一)内部牵制大大弱化

　　手工时代，制证的与科目的，登记明细帐的与登记总帐的由不同的人完成，数字由不同的人重复计算，互相牵制，能及时发现差错。会计电算化下，这种手工会计的内部牵制基本不存在了，只要是制证环节出现了差错，便一错百错。有些单位为了“方便”工作，设立一个本不存在的操作员demo，自己制证，demo审核，然后又自己记帐、结帐、生成报表，然后又通过反审核反记帐反结帐，又把demo更换成另一个操作员。亦即从报帐、审核、记帐、报表生成都由一人完成，这种做法使原本由于数字的简约化导致错误被发现的概率愈发变得微乎其微了。

　　(二)审核工作的形式化

　　会计电算化工作条件下，审核工作没有引起足够的重视，有些单位领导认为审核工作无关紧要，更无须安排专职审核岗位了。由于认识上的误区，审核工作也就成了一“击”子之，就是用鼠票点击一下“成批审核”，多则几分钟，少则几十秒，一个月的审核工作便完成了。由于审核工作的形式化，审核所起的作用大大旨化，要想在审核过程中发现问题，已经是不敢奢望了。

　　(三)会计主管的滥化

　　会计主管的权限范围广，总帐的全程操作都可实施。有些单位为了方便更正、修改前时错误，设置二个以上的会计主管。多个会计主管，势必导致滥用反记帐反结帐等这些谨慎使用功能的人多了，带来的隐患自然而然也就多了。

　　(四)“三反”(反审核反记帐反结帐简称“三反”)功能滥用

　　会计电算化下的反审核、反记帐、反结帐功能本身就是与《会计工作规范》和现行的财经法律法规是相悖的，与现实是不相符的。“三反”功能相当于泼出去的水还能收回，时间还能倒流。从本质上讲，反记帐、反结帐是对差错的一种更正行为，使用是有条件的。但是从目前的现状来看，普遍存在滥用现象，比如不管是数字计错还是科目用错，都是使用“三反”来更正。原手工会计使用的红字更正法或补充登记法、划线更正法几乎无影无踪了。会计电算化下的这种逆向处理方法，可以随时、方便、跨年度改变数据而不留痕迹的做法会给财务工作带来很大的安全隐患。

　　(五)内部审计工作滞后

　　目前的内部审计，几乎还是停留在手工时的对会计业务进行审计，还没有上升到对会计电算化系统内部控制的审计、系统程序的审计、数据处理的审计。滞后的审计工作未能给财务部门在电算化内部控制方面提供建设性的指导意见。

　　四、解决问题的方法和建议

　　加强内部控制是预防财务舞弊、防范财务风险的重要手段，是目前财务工作的当务之急。鉴于会计电算化的工作特点和目前财务部门的工作现状，笔者就如何搞好内部控制提出如下几点浅见。

　　(一)抓好人员的素质教育是做好内部控制的根本

　　人，是生产力中最活泼的因素。会计电算化下的内部控制也一样，最根本的还是对人的控制。财务人员是实施内部控制的主体，是内部控制决策者和实施者，内部控制说白了就是对人的控制，所以说搞好内部控制的核心在于人、根本在于人。做好对人的控制必须做到：首先把会计人员的职业道德建设放在第一位，职业道德问题解决了，内控问题就迎刃而解了。有了一支具备良好的职业道德的会计队伍，就会由被动控制向主动控制转变、由要我控制向我要控制转变。二是加强财务人员自身的职业道德和技能培训，努力打造一支精通会计业务和通晓计算机及财务软件知识的复合人才。人的问题解决了，有弊也不想舞了。

　　(二)建立科学有效的内部牵制是搞好内部控制的关键

　　内部控制的关键点就是不相容职务的分离，即内部牵制。内部牵制就象一张捕鱼的网，由一根根线交织连成，少了一根或断了一根都不行，都会出现一个大窟窿，产生漏洞就有漏网之鱼。在会计电算化环境下，由于数据处理的简约化，内部牵制工作就显得更为重要。建立科学有效的内部牵制必须按照不相容职务分离的原则搞好人员分工，以保证不相容职能(如业务授权、执行、保管和记录)的分离。如会计电算化岗位可分为系统管理员、会计主管、出纳、审核记帐、电算化审查与数据分析、档案管理等岗位。对每一项可能引起舞弊的经济业务都不能由一人或一个部门经手到底，要形成牵制。如采购与验收不能一个部门完成、审核记帐不能由出纳人员兼任、系统开发和维护人员不得兼任操作人员和管理人员等。

　　(三)严格使用“三反”功能，搞好电算化下内部控制的有效手段

　　“三反”功能的使用是有条件的，只能在非正常情况下使用，不得随意乱用。比如存放数据的计算机硬盘扇区的物理损坏、数据被人篡改、计算机意外断电和病毒侵袭这非常事件导致记帐或结帐过程意外中断时，通过“三反”功能恢复到可控制状态。如何严格使用“三反”功能?笔者认为，“三反”功能是一把“双刃剑”，趋利避害。以制度的形式规范它，规范它在什么情况下可以使用，哪些情况下不能使用。严格使用、防止滥用“三反”功能也是会计电算化下实现有效控制的重要手段。

　　(四)充分发挥内部审计的作用，对完善内部控制具有重要的指导作用

　　内部审计是企业自我独立评价的一种活动，它可通过检查、评价内部控制的健全、有效程度来促成建立好的控制环境，还能为完善内部控制提供建设性的意见，所以内部审计可以说是对内部控制的再控制。定期或不定期的邀请审计部门对电算化系统的工作情况和对内部控制的健全性、适用性、可靠性进行检查、评价和考核，检测它能否有效发挥控制作用。对其薄弱环节，请其提出改进意见，以完善之。俗话说：“当局者迷，旁观者清”，发挥好内部审计的作用，用好最后一道防线，对完善内部控制具有很好的指导和监督作用。

　　总之，会计电算化下建立科学有效的内部控制，其目的是为了建立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制来保障会计信息的真实、可靠，以减少或者杜绝差错和舞弊的发生。在高科技手段日益复杂的环境下，如何建立科学有效的内部控制是目前财务部门急于解决的新课题。

　　作者：陈倩晖 来源：中国集体经济·下 2013年6期