穗黔物流公司加强内部控制的实践

　　贵州穗黔物流有限公司是贵州省一家大型物流企业，业务辐射国内主要大中城市。随着企业规模的扩大和经营环境的不断变化，企业面临诸多新问题，经营难度逐步增大，原有的经营模式已不能适应市场和竞争的变化，更给公司内部控制制度的建设和完善提出了新的要求。

　　一、加强内部控制制度建设

　　2007年以来，公司针对经营环节内部控制各要素的现状，分别制定了《内部单据规范指引》、《部门月度费用预算及考核》、《公司部门内部岗位职责规定》、《关于财务结算程序及时间要求的规定》、《公司收款管理工作制度》和《公司员工岗位操作手册》等。

　　《内部单据规范指引》主要规范公司托运凭证、缴款单、提送货清单、临时租车合同等单据的填制和内容要求，一方面完善容易引起合同及法律纠纷的项目，保护公司和客户双方的权益；另一方面通过设计单据间数据的勾稽关系，在保证单据真实性和唯一性以及便于分析业务的合理性等方面进行了规范，比如托运凭证的保价及赔偿条款、签名的真实性、业务的全面详细情况和有关数量、金额等，缴款单中缴款内容是属于运费还是代收款还是其他款项，提送货清单应注明车型、货物明细、立方重量及租车合同号或自有车车号等，便于物流系统分析和调库，已经调库的货物不能重复开单，杜绝了营运环节的舞弊行为等，通过对货物明细的调入分析统计，结合车载数量可以判断装载的合理性并考察营运的效率和效益。临时租车合同的开具和填制依据《合同法》主要条款设计，明确了交接手续和货损赔偿责任，并与提送货清单相互勾稽以证实事件发生的真实性和唯一性等。

　　《部门月度费用预算及考核》通过对以前年度月度财务资料的分析结合现有、将来的情况变化和趋势以平均先进为预算原则，对各部门的主要费用项目进行梳理和分类，将固定费用和变动费用分别处理，采用适当的方法进行预算，通过预算与实际发生情况进行适时对比，分析差异原因。该项制度起到了良好的效果，公司2008年比上年盈利水平提升近60%。

　　另外，《公司部门内部岗位职责规定》具体对每一岗位和工作内容做了细化规定，在一定程度上避免了人浮于事，提高了工作效率。《关于财务结算程序及时间要求的规定》从财务成本的角度规定了费用的发生、审核、入账的时间和延期报账的处罚，使当期费用与收入很好地配比，提高了财务分析的时效性和质量。《公司收款管理工作制度》要求业务人员高度重视收款工作，加大了收款工作的考核力度，使监控和分析工作日常化，改变了以往重产值、轻收款的功利思想，盘活了公司的资金周转。

　　二、注重业务、营运及行政管理部门的协同控制

　　建立和完善科学的内部控制制度和系统，先要考虑部门间的系统效应，但各部门之间相互牵制，必然会有矛盾：一是业务部门与营运部门之间的矛盾，业务部门开发后需要营运部门及时组织运输装卸、送货等，客户要求与企业营运的资源性限制反过来影响客户对企业的评价，最终会对业务部门开展工作产生重要影响；二是营运部门与财务部门之间的矛盾，营运部门增加资源性成本如购置营运设备、增加送货人员和提高服务水准等反过来会对企业的盈利性提出挑战，财务部门会限制盈利性不佳的营运方案；三是业务部门与财务部门之间的矛盾，承运价格、客户服务需求、结算条款、客户资信等会影响客户的财务价值和业务价值，另外业务部门有时会为提高产值而忽略客户业务的盈利性等；四是业务部门与信息管理部门之间的矛盾，临时零担客户会因为麻烦而不愿提供更为详尽的自身资料，对信息数据查询、归集和分析不利等。公司分析了以上部门间的矛盾后，提出了重点考虑和综合平衡的思路，减少了不必要的管理摩擦，有针对性地建立和修订了内部控制制度，使各部门的职责自然融入到内部控制体系中，形成了一个既有专门功能、又有分工合作的有机整体。

　　针对单据管理和填开存在的不足，公司商务、营运、财务、办公室等有关部门负责人不定期到营业部、站台、仓储中心等地进行巡回检查和业务指导，增进了管理人员与基层员工间的沟通和理解，提高了营业部经理的认识和工人的操作技能。

　　三、完善内部物流系统软件建设

 

　　完整的信息以及多角度的数据分析对于现代物流企业做大做强意义非常。公司在完善内部物流系统软件方面采取的措施包括：首先，要做到信息的分类和记录方面的完备性。公司要求信息记录要“不怕麻烦”，全面记录，因为越是详尽的信息对分析和经营越有利。比如，公司曾发生过有关开单人员与驾驶员勾结，一票货多次重复送货以骗取公司费用的行为。通过内部物流系统软件的比对功能可杜绝此类行为的发生。其次，要保证信息的准确性与真实性。为了保证信息的唯一性，公司为财务系统模块设计了“下账”功能，杜绝了重复报账的可能。再次，要保证信息录入的及时性，为客户做好跟踪查询服务，同时为内部管理分析及时提供有用信息。实践表明，一个不断完善的物流信息系统软件能为企业提供一个完善的内控监控器，可随时发现每一个控制点最新存在的问题，不断补充、修正和完善内部控制制度体系。

　　四、坚持不定期的实地现场工作检查

　　公司中高层管理人员经常深入一线观察和了解生产经营情况，宣传企业文化和规章制度、了解内部控制制度执行情况，现场倾听意见和建议，解释和指导工作，交流工作难点和体会，奖励遵守或对内部控制制度有改进意见的生产单位和个人，惩罚违背企业内部控制制度的行为，在员工中树立奖惩分明、有奖有罚、照章办事、对事不对人的理念。管理人员不定期地到现场营业部、站台、仓库进行安全卫生、消防、制度执行、单据填开、信息录入、员工形象、实地服务水平、货物摆放、合同规范化等方面的检查，对做得好的单位及个人通过《奖惩单》现场开单奖励现金，做得差的也现场开单处罚，并立即缴纳罚款。这种奖罚收到了很好的效果，使员工能够深刻领会公司规章制度的必要性并自觉、全面地执行，将内部控制逐步升华为企业文化的组成部分。

　　五、通过财务数据监控内部控制程序的效率及效果

　　财务数据集中体现了物流企业的静态经营情况和动态经营成果，便于企业适时监控经营运作情况及其效益性。内部控制制度是否科学，是否影响了企业效益，是否还有新的控制方法能够实现最优化的效益一直是公司内部控制制度的财务可行性研究的方向。

　　实践表明，内部控制制度、程序的效果就是通过实现企业价值来集中体现的。公司在长期的财务工作实践过程中，对各项成本、费用的发生及比例、固定费用和变动费用的发生规律有了一定认识，当财务数据发生异动时，就会敏感地觉察到并立即分析原因。例如，某营业部租金是按合同每年上涨10%，但金融危机后由于市场普遍疲软，在租户一致要求下，业主同意下调10%，而并非上涨10%，导致预算和考核指标调整。另外，公司通过对主要成本项目同期数据进行常规的“符合性测试”，可以发现异常波动的期间，进而对重点业务进行“实质性测试”，分析内控制度是否存在瑕疵或是还有其他原因等。

　　六、实施科学的经济指标考核体系

　　对于公司高层管理人员来说，考核指标是综合性的，如利润、产值、成本费用、安全、经济事故等，而对中层管理人员而言，主要是结合其管理职责的单项指标，这样就形成了企业的一个经济指标考核体系。公司将经济指标考核体系制度化，使其成为内部控制制度的组成部分，同时与个人收入挂钩，增强了企业活力、员工的主观能动性和创新意识。当经济指标全面完成后，公司的抗风险能力也大大增强了。公司每年都将不同层次工作人员的工作任务数据化，形成经济指标考核体系，每年年初签订《经济指标书》，年终在个人收入中兑现。多年实践证明，这项制度对于“管人”行之有效，“人”管好了，“事”也就做活了。

　　七、加强人力资源建设

　　内部控制制度要想随环境的要求不断调整、变化，人是关键。当前物流企业员工素质偏低，部分员工仅有初中或小学文化；关键管理人员缺乏；很多物流企业由货运部发展而来，运作模式粗放，服务意识还有待加强，缺乏精品意识。为此，公司提出建立学习型组织，通过让员工不断学习进步为企业带来活力，并采取补充新人或加强内部培训等措施来完成人力资源建设，让员工在技能和事业两方面和企业同步发展。

　　加强内部控制建设为穗黔物流有限公司的健康发展提供了强有力的体制支撑，为建立和形成健康、有序的企业文化和内部治理的核心理念奠定了良好基础。通过定期财务分析、月度费用预算完成情况考核及全面加强公司内部控制制度建设和完善工作，公司3年来的盈利水平逐年提升，职工工作积极性、主动性和规范性得到了全面加强。

　　（作者单位：贵州穗黔物流有限公司）

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