成人高等教育学籍档案云服务探讨

　　成人高等教育学籍档案管理有别于全日制学籍管理，其学籍档案管理更具有独特性，同时难度、复杂度也更大。本文着重阐述成人教育学籍档案云服务的意义，对成人高等教育学籍档案云服务关键问题分析，践行档案云服务，促使成人高等教育事业的可持续发展。

　　一、成人高等教育学籍档案云服务的意义

(一)成人高等教育学籍档案创新服务形式的有效途径。《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发〔2014〕15号)文件中，提出要创新服务形式，强化服务功能，加大开发力度，促进资源共享。成人高等教育(以下简称“成教”)招生规模不断扩大，逐步形成了以普通高校为中心多校外教学点并存相对独立的“大校园”办学方式，在校生人数实现跨越性的增长。学生人数的增加，学生服务工作量的增大，如果成教学籍档案管理靠原来手工填写或使用单机版学籍档案管理平台，档案服务继续沿用传统的窗口服务这种单一的被动式的服务，将给学生带来极大的不便，也将严重地阻碍成教事业的发展。

积极开展学籍档案服务的社会化，由主要为高校内部的服务转化为向社会全方位的服务，因档案云服务是在任何时间任何地点都可以通过档案云服务平台实现异动获取档案信息的服务，是从档案实体管理向档案信息管理的转变，使管理范围扩大、管理方法智能，带来服务模式的拓展，是创新档案服务形式、提升档案服务水平最佳的途径。

(二)有效地解决成教学籍档案管理特殊性问题。成教在校学习形式分脱产、业余(包括半脱产、夜大)、函授三种，在成教学历教育中取消传统的学年制，而采用适合成人学生学习特点的学分制，学生毕业时间不一，这造成档案时间分散性;成教学生大多数为在职工作人员，为解决工学矛盾，高校与多教学点联合办学，学生档案分散在不同的地区，造成档案地点的分散性。

成教学籍档案管理的特殊性表现为时间和地点的分散性，档案服务表现为时间的不确定性和地点的不确定性。针对档案服务的不确定性，运用新时期先进的信息传播技术实现档案云服务，能实现远程管理、多教学协同管理，能实现资源共享、传输快速，方便利用，从而在学生服务水平上达到质的提升。

　　(三)成教学籍档案管理发展的必然趋势。2015年12月，以“互联互通、共享共治——构建网络空间命运共同体”为主题的第二届世界互联网大会，习近平主席提出了非常明确的目标，就是要利用互联网技术推动创新，让互联网更好地为中国人服务，为全世界人民服务。云服务是新时代发展产物，是社会发展的必然趋势。而成教档案管理未来的服务也必须是面向互联网的，依赖于互联网技术、信息技术发展自身，使其能够真正为广大成教的学生服务，为成教的档案管理服务。

　　二、成教学籍档案云服务的关键

　　(一)建立网络化的学籍档案资源管理体系。拥有档案资源规模和质量，在一定程度上决定其地位和影响。建立学籍档案资源管理体系，让数据创造价值，使档案工作成果更多地服务学生，是档案工作的首要任务。针对学校的实际以及软、硬件设施的情况，构建适宜的学籍档案资源管理平台，如利用校园网、本地服务器去搭建学籍档案管理服务平台。学籍档案资源整合优化方面，首先要整合学校内部的各类档案资源，让这些档案资源能够得到合理地运用。其次，还要优化档案管理的结构，让档案管理能够更加高效、高质量。再次，还要优化档案资源配置，建立门类齐全、结构合理、内容丰富、载体多样的档案资源体系，让档案管理能够更加便捷，贴近学生。

(二)加强学籍档案管理人员队伍建设。加强档案人才队伍建设，是推动档案科学事业发展的第一要义。随着档案文化产业的快速发展和需求的不断升级，加强档案人才队伍建设、提高队伍的能力水平和综合素质，是顺应形势发展，助推档案事业持续向好发展的重要内容。谁拥有档案人才，就拥有创造核心价值的竞争力，就拥有科技发展的未来。

学籍档案管理云服务要求“以人为本”，因此在学籍档案管理工作过程中更应重视“人”，而这个“人”主要体现在要求广大学籍档案管理人员必须具备一定的职业道德和工作热情，在实际的学籍档案管理工作中能够维护学籍数据的真实性、权威性。其次，学籍档案管理人员要熟练掌握档案管理的基本知识、专业技能以及相关的知识如计算机知识、网络知识，这样才能保证他们在进行学籍档案电子化的过程中保证数据的有效性和正确性。再次，学籍档案管理人员还应该具备一定的团队合作精神，只有这样才能在全体协作的前提下，加大对学籍数据的开发力度，进而确保数据有效开发，从而更好地提高服务质量。

(三)提高学籍档案云服务的安全性。学籍档案是学生个人档案的重要组成部分，是个人特征的秘密信息，没有学籍档案安全性就没有个人隐私，后果将严重危害了高校师生的利益。成教学籍档案云服务学生的相关学籍档案信息都上传到网络，以便于实现信息共享，那么相应的安全性就成为云服务工作的重点。

由于学籍档案云服务本身是在网络环境实现的一种技术，因此在实际操作过程中势必要涉及到数据的查询利用，在查询利用过程中极易发生数据的泄露以及篡改。网络环境下学籍信息的泄露，会在一定程度上增加学籍管理人员的工作难度，因为网络环境下的学籍信息泄露更具有隐蔽性，这直接导致学籍档案管理云服务对信息保密及安全性的要求更加严格。提高成教学籍档案云服务的安全性，建立相应的收集、整理、保管、保密等机制，使学籍档案管理工作更加规范化、科学化。

　　三、成教学籍档案云服务的践行

　　(一)用户注册验证登陆。云服务平台服务对象学生通过实名制注册，绑定指定的手机，通过手机信息验证码验证登陆平台。居于个人档案信息的隐私性，姓名或验证码错误都不能正常登陆，而且绑定手机也大大地加强隐私程度，异动登陆出现信息提示，同时也能方便找回丢失的密码。(下转第10页)(上接第186页)

　　(二)用户在线填写完善学籍档案信息。学生学籍档案信息部分来自省招生系统，但并不完善，也不完全准确，需学生重新校对和补充完整(特别补充一些图片信息例如身份证、户口本、学历鉴定证明书等)。通过云服务平台让学生随时随地登陆个人信息页面修改和补充学生个人学籍档案信息。修改和录入完整后保存、提交(提交状态的学籍档案信息不能修改)，然后由学生自行打印，签字确认后上交学校档案管理部门纸质存档。

　　(三)检索利用学籍档案信息。大数据时代，如何提升服务能力，让数据创造价值，而学籍档案检索利用是云服务的核心部分。学生可随时随地，无需安装客户端，便可以在线检索自己的学籍档案信息。大数据时代，大服务，不受时空限制，只需联接Internet，使用电脑、Ipad或目前流行的智能手机都可以达到检索利用的目的，并且检索信息量大、速度快、准确率高。

　　(四)用户提交业务申请。成人教育学生管理显著特点是学生学籍异动非常频繁，原因是成教学生都是在职工作人员，因家庭或工作等原因，常需异动休学、转点、转专业等。需异动的学生在线提交异动订单，并且上传纸质附加材料扫描件，最终由上一级用户审核通过。

　　(五)事件提醒及资料下载。云服务平台根据学生具体情况设置事件提醒，例如：能够提醒学生补充完整个人学籍信息，某某时间段上课，或者对有成绩补考的学生提醒等。通过系统提醒或手机信息通知。学生在线下载各种资料，例如部门通知、学籍报表、各种申请表格等。

　　(六)用户在线咨询。在线咨询为学生提供快捷的交流方式，实现网页对话，学生可以选择咨询对象(如是班主任、教务员、管理员等)主动发起对话，等待回复。这是解决学生档案管理过程中存在的问题，并且提升服务的品质。

　　(七)用户服务评价。学生用户可以在线对云服务服务质量作评价，按服务质量评价指标进行评分以及提供改进意见。

　　作者：冯有辉 来源：办公室业务 2016年5期

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