刍议提升高校二级学院办公室秘书素质

　　普通高校二级管理体制确立后，二级学院就明确位于高校管理、教学、科研工作的第一线。作为基层办事机构，二级学院办公室是与教师、学生打交道最多的部门，是学院名副其实的“窗口”。院办秘书的工作态度和效率，直接影响着学院各项工作的开展。而要做好秘书工作，就应当准确认识院办秘书岗位的工作特点，明确角色定位，然后根据实际情况规划院办秘书的素质提升路径。

　　一、高校二级学院办公室秘书岗位的工作特点

　　1、工作内容复杂

　　高校二级学院的办公室工作，具有内容复杂的特点。首先，需要与学校办公室和机关部处保持紧密联系，落实好上级部门交办的公文、信息、接待、会务等各类事务。其次，要围绕学院的教学、科研、行政等开展服务工作。第三，要开展对外交流合作，与校外业务单位、本校兄弟院系进行各方面的接触，协调做好学院的对外联络工作。

　　2、工作量大

　　高校人事制度改革后，二级学院普遍实行按需设岗、精兵简政。这一措施在提高工作效率的同时，必然会增加人员的工作量。作为院办秘书，不仅要做行政工作，还要负责人事、财务等工作。“上面千条线，下面一根针”，需要处理的事务千头万绪。

　　3、工作时间不确定

　　二级学院办公室秘书的工作时间具有不确定性。首先，机关部处和学院领导经常同时交办任务，需要在规定时间内完成，时间紧、任务重。其次，许多工作是临时交办的，还有一些突发事件、应急事件，都无法事先安排。因此，加班加点就成为院办秘书的工作常态。

　　二、高校二级学院办公室秘书工作的角色意识

　　1、领导的参谋者

　　二级学院的领导，一般是学科带头人。除了行政事务，还有科研、教学任务，对学院大小事务不可能做到事必躬亲。这就需要院办秘书当好参谋，及时领会领导意图，做好信息搜集和整理工作。具体而言，就是应该做好“上情下达”和“下情上达”的工作。一方面，要及时、准确地向领导汇报校部机关下发的公文、通知等信息；另一方面，要深入到学院广大师生中去，进行调查研究，向领导提供有价值的建议，协助学院领导科学决策，推动学院教学、科研事业的发展。

　　2、师生的服务者

　　师生是高校教学活动的主体。二级学院办公室是高校教学管理的基层单位，是直接面向教师和学生的服务窗口。师生们的诉求大多是具体的，甚至是琐碎的，但是都与其切身利益密切相连。做好这些工作，就可以为学院的和谐运转奠定基础；做不好，就容易产生矛盾。这就需要院办秘书充分理解自觉服务的重要性，牢牢树立“以生为本”、“以师为尊”的理念，想问题、做事情都要从学院教学和科研的实际出发，从教师和学生最关心、反映最迫切的问题出发。尊重别人，才能赢得别人的尊重。院办秘书要耐心、细致地对待每一位教师、学生。做好与师生的人际沟通，全心全意为师生服务，让师生满意。

　　3、具体工作的协调者

　　在现行高校管理体制中，学校职能部门和二级学院的工作联系是通过二级学院办公室开展起来的。院办秘书不仅要做好本学院领导的参谋、服务好本学院师生，还要协调完成学校职能部门，如校办、人事处等下达的任务，如人事管理、资产管理、财务管理、后勤、工会等工作。这就需要院办秘书统筹兼顾，保证各项工作“不打架，不撞车”，使工作效率最大化。在二级学院内部，院办秘书的协调工作主要是在学院领导、教师、学生之间展开。秘书要注意换位思考，创建和谐的学院工作氛围，既要秉公办事，又应当注意原则性与灵活性的统一。

　　三、高校二级学院办公室秘书的素质提升路径

　　1、提升政治素质

　　院办秘书直接服务于学院领导，面向全院师生员工，与不同层次人员交往，需要具备良好的政治素质。第一，要坚定政治信仰，善于从政治上认识各种问题、处理问题，在复杂的环境中，冷静、高效地处理各种关系。第二，要树立正确的人生观和世界观，坚定地走具有中国特色的社会主义道路。同时要加强理论学习，学会运用辩证唯物主义和历史唯物主义的原理、方法指导院办工作。第三，为人处事要公道正派，不为自己谋私利。还要注意保密工作。院办秘书在工作中接触到的各类信息较多，对于尚处于调研过程中的重大的人事财务问题，绝不能口无遮拦、随意向人透露。

　　2、提升身心素质

　　第一，要增强责任意识。高校二级学院办公室工作牵涉面广，任何一点失误，都会给学院工作造成损失。因此，院办秘书要树立责任意识，无论大事小情，都要以周密细致的态度认真处理。第二，要增强主动性。虽然办公室工作的服务性质决定了秘书工作的辅助性、被动性，但院办秘书要善于变被动为主动。要适应学院领导的工作思路和工作方法，结合学院当前的工作重点，提前做好计划安排和准备工作。把问题想在前头，把工作做在前头。要做好各种预案，在面对突发事件时，能够有条不紊地处理。第三，要保持积极、乐观的心态。院办秘书工作较为琐碎，容易让人产生安于现状的懈怠情绪。要注意克服这种消极思想，以积极的心态对待重复性的工作，以乐观的心态对待工作中的困难。要创新工作方法，力争在平凡的岗位上做出不平凡的业绩。此外，还要注意提升身体素质。身体好是工作好的前提和保证，从事二级学院秘书工作更离不开这个前提。院办秘书所担负的任务多、事情杂，只有具备强健的体魄，才能保质保量地完成各项任务。

　　3、提升业务素质

　　首先，要提升表达能力。表达能力，特别是文字表达能力，是秘书的基本功。院办秘书的工作一般比较“杂”，无论是整理信息、进行宣传，还是会议记录、处理公文，都离不开文字表达。院办秘书要熟悉多种文稿格式，多思、多练，日积月累，做到文思敏捷、准确规范、下笔有神。其次，要提升信息调研能力。院办秘书要增强信息搜集的敏感度，掌握信息来源、开拓信息渠道。加强分析信息的能力，既使领导能掌握真实的、高质量的信息，又使全院师生能够及时了解学院工作的动态和进展情况。最后，要提升协调能力。院办秘书岗位特殊，在工作中经常要承上启下、协调内外，必须注重提升自身的协调能力，努力为学院的各项工作创造一个宽松的内、外部环境。特别是在学校利益与学院利益、学院利益与师生利益发生矛盾时，院办秘书的协调工作就显得非常重要。在当今个人利益诉求多元化的现实下，院办秘书在协调工作中应当牢牢遵循学校、学院的规章制度，不能感情用事。

　　四、结语

　　当前，高校的属性正在发生广泛而深刻的变化，除了教学、科研之外，还担负着服务地方发展的职能。二级学院办公室作为高校基层行政管理机构，其工作效率和工作质量，在整个高校管理中具有重要的作用。作为院办秘书，应当明确角色定位、提升自身素质，主动、高效、优质地做好办公室工作，使院办真正成为学院的管里枢纽和师生的沟通桥梁。

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