关于高校办公室队伍建设重要性的几点思考

　　

　　高校办公室作为高等院校的综合办事机构，处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通四方的枢纽地位，在学校建设和发展中具有举足轻重的作用。加强办公室管理队伍的建设，使其适应学校改革和发展的需要，是做好办公室工作的前提和关键。

　　

　　1　正确认识高校办公室面临的形势和任务

　　

　　1.1　管理职能的转变对高校办公室队伍建设提出了新的挑战

　　1.1.1　由被动办理事务向主动参与政务、管理事务、搞好服务转变。过去高校办公室仅仅局限于办文办事、礼宾接待、协调保障等常规性工作，处于“等”、“靠”的被动状态。当前，高校改革进入关键时期，办公室在学校管理中的作用更加明显。高校办公室必须增强主观能动性，在抓大事、谋全局、当高参上发挥重要作用。

　　1.1.2　由依赖经验式管理向科学化管理转变。传统的相对固定化和程序化的思维定式和习惯做法，使高校办公室禁锢在按部就班的管理状态中，工作效率低下。随着高等教育形势的不断变化，高校办公室的工作状态对学校整个管理的影响越来越大。这就要求高校办公室必须在树立现代意识，创新管理思维，实现办公自动化，提高运行效率和科学化管理水平上下功夫。

　　1.1.3　由粗放模式向精品意识转变。当前，高校在更宽的领域和更深的层次参与市场竞争，领导的决策活动更加频繁，办公室工作内涵不断丰富，外延不断扩展，这需要高校办公室不断提高工作质量和水平，为领导、基层单位提供更多、更好的服务，精品意识、精细管理，高标准、严要求对待每一项工作成为必然要求。

　　1.1.4　由满足搞好对内服务向增强开放意识、内政外联的职能转变。随着办学自主权和办学规模的不断扩大，高校与国内外和社会各界的联系也愈加密切，办公室的“窗口”作用更加突出，“外交”活动日益频繁。这就要求办公室树立公关意识，加强校际间的联系，努力改善学校与社会各界的关系。内涵发展、开放办学、强化外联是高校发展的客观趋势。

　　

　　1.2　管理干部中存在的问题对高校办公室队伍建设提出了新的任务

　　1.2.1　综合素质有待提高。高校办公室管理人员有的是从机关干部、辅导员、教师、教辅人员中选调，属于“半路出家”，没有经过系统的专业训练，业务技能不强；有的是刚毕业的本科生、硕士生。从学校到学校，缺乏高校管理的经验和对具体管理事务的深刻认识；还有的是高职称人员的家属，学历层次不高，缺乏处理复杂问题，驾驭全局的能力等，这些都不同程度地影响着办公室作用的有效发挥。

　　1.2.2　梯次结构不尽合理。近年来，许多高校对办公室领导班子的配备越来越重视。但忽略了整个办公室管理队伍的建设，人员的选配上没有考虑男女比例、年龄结构、知识层次，有的凭领导个人的倾向和意图安排，有的片面追求管理干部的“年轻化”，在工作中缺乏有效的指导。梯次结构不合理，造成管理上的被动。

　　1.2.3　视野眼界不够开阔。当前，在计划经济环境里形成的思维定式还没有完全改变，主要表现在：对外宣传的主动性不强。既对外界的情况不了解，又缺少展示自身的意识，往往是“墙内开花墙内香”；信息较为闭塞。整天忙于处理事务，参与学习、交流、考察的机会少，在全球化背景下审视和处理问题的能力不强，工作很难提档升级等。

　　1.2.4　专业化建设尚未成型。在部分高校，“管理干部也是一支重要的队伍”的观念尚得不到完全认可，对办公室管理人员过分强调“好用”、“顺手”，但实际工作中，队伍建设未必都能得到应有的重视，直接受到影响的是凝聚力不强、易产生临时观念和短期行为，对学校工作大局不利。

　　

　　1.3　现代化管理手段的应用对高校办公室队伍建设提出了新的要求

　　随着计算机、复印机、传真机、胶印机等现代高新技术的广泛应用，高校进入一个全方位的网络环境。高校办公室工作方法和模式发生了根本性的变革，各项管理工作逐步物化于现代化设备中，管理人员逐渐从繁琐的手工操作中解放出来，办公室公文处理工作由传统必经的手工起草、修改、存档等多道复杂工序已部分或全部被简单的计算机操作所取代，文件收发流转由过去的采用的手工签发、登记、分发、徒步或乘车传递的方式正逐步被电子政务和网上办公系统的建立所取代，信息采集工作由单一的文字的采集、编辑、存储、传递方法已被计算机信息网络化所取代，高校的安全保卫、后勤保障工作也逐步引入先进的技术手段进行管理和调度。由此可见，办公室工作手段的自动化、现代化已成为不可逆转的发展方向，这对办公室管理人员素质提出了更高要求。

　　

　　2　高度重视高校办公室干部队伍建设

　　

　　2.1　政治素质是做好高校办公室工作的本质要求

　　高校办公室工作有很强的政治性，办公室管理人员要坚持正确的政治方向，自觉维护学校党委、行政的权威，在大是大非面前旗帜鲜明，在重大原则问题上立场坚定。要通过不断学习领会和实践邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观，学习党的教育理论、各项路线方针政策，努力提高自身的政策水平和理论水平。要有严明的纪律。一切行动听指挥，不折不扣地完成学校和领导交办的各项任务，说老实话、办老实事、做老实人。

　　

　　2.2　业务能力是做好高校办公室工作的核心技能

　　这是高校办公室人员应具备的基本功。主要包括：一是语言表达和文字处理的能力。高校办公室管理人员必须口齿清晰并能以标准的普通话、简洁明晰的语言进行上下沟通和内外联系。要熟悉各类公文的格式和体例，区别不同文种的行文风格，做到行文规范、文字精准、层次分明。二是参与决策和运筹全局的能力。要紧扣高校工作中心和大局，参在关键处，谋在点子上。运用创造性思维，谋划具有部门特色的工作，融决策于服务中。三是综合协调和公关的能力。协调能力，实际上就是化解矛盾的能力，是充分调动人的积极性的能力。高校办公室要通过耐心细致、热情周到的服务去协调好领导之间、各单位各部门之间的有关工作，保证学校各项工作的高质量、高效率运转。在与外界进行工作联系的过程中，要增强公关意识，主动宣传学校优势。维护学校利益，树立学校形象。四是应用现代信息技术的能力。只熟练掌握办公自动化操作技术，通过网络来获取大量信息，通过计算机来简化工作程序，使办公、办文效率大大提升。

　　

　　2.3　工作作风是做好高校办公室工作的重要基础

　　办公室是服务部门，不是权力机构，只有通过务实的工作作风，才能树立权威，赢得地位。一是要有求真务实的工作态度。处理问题一定要实事求是，一切从实际出发。反映情况要全面、客观，不进谗言，不出歪点。贯彻指示不弄虚，不掺假，不任意改变领导意图。服务基层要深入基层，了解基层单位工作的情况，帮助解决实际困难，做基层单位的贴心人和代言人。 二是要有勤奋务实的工作作风。由于办公室特殊的工作性质，办公室管理人员经常加班加点，没有节假日，很多时候默默无闻地干着“幕后工作”，而且福利待遇偏低。这就要求办公室人员有奉献精神，耐住清贫，守住寂寞，不计得失，不贪虚功，多创实绩。

　　2.4　思想观念是做好高校办公室工作的关键因素

　　思想观念要新。一是发展的观念。发展是硬道理。牢固树立发展的意识，在学校发展的全局中找准自己的工作目标和位置。以是否促进学校发展作为检验工作成效的标准。二是开放的观念。必须以开放的心态、开放的视野、开放的思维来思考问题，开展工作。及时了解国内外高等教育发展动态，加强与高校、地方和社会各界的联系和交流，拓展工作的空间和深度，形成开放的工作运行机制。三是科学管理的观念。合理布局人员结构及工作职能，最大限度发挥每个人的主观能动性和创造性，尽快实现办公室工作职能的转变，提升工作的层次和管理的水平。

　　2.5　身心素质是做好高校办公室工作的重要保证

　　高校办公室的工作特点是任务繁重，事务琐碎，一是要保持良好的心态。办公室管理人员要具备积极向上的心态，谋事而不谋利，努力做到不为名利所累。能正视困难和挑战，学会控制和调节情绪，经得住批评、受得了委屈。二是要有健康的身体。加强锻炼，养成良好的生活习惯，使身体保持健康状态，确保能精力充沛、精神饱满地投入工作。

　　在高校办公室队伍建设方面：

　　要高度重视办公室队伍的建设。一是要充分认识到高校办公室管理队伍是一支重要的队伍，是高校不可或缺的重要力量。要树立大“人才观”，以长远发展的眼光来考虑整个管理队伍建设。把保持高校办公室管理队伍的稳定问题，摆上学校的议事日程，合理地设置办公室内部结构和配备管理人员，着力推进办公室管理队伍专业化建设。二是要加强对办公室的支持和指导。办公室是在领导的直接管理下开展工作的，其工作的好坏对领导的工作和形象影响极大。领导要对办公室重要性有充分的认识，对办公室工作既要严格要求，又要大胆放手，给予具体的帮助和指导，为其发挥作用创造条件。

　　要坚持人性化管理。所谓人性化管理就是要尊重、了解、关心、满足人的正当需求。一是关注工作人员的正当需要。尤其是学习需要。各级领导要多与办公室管理人员交流感情。了解他们的所思所想，关心和重视关心他们的精神追求，帮助每一个人找准职业定位，拓展发展空间。二是创建和谐的工作氛围。在政策范围内提高办公室管理人员的待遇，解决人员的职务、职称等问题，让每个人都能感受到来自集体的温暖和关怀。创造条件，逐步更新办公设备，使办公室管理人员从繁琐的事务中解脱出来，将更多的精力用来处理重要事情，最终提高办公室的整体工作效能。三是建立科学合理的考评和激励机制。按照科学合理、精简效能的原则来设置工作岗位，充分调动他们的积极性，不断增强职业荣誉感，使学习成为一种自觉行为，自身价值得到最大体现，达到实现个人和学校共同发展的目的。

　　要加强各种形式的培训。一是制定教育培训计划，建立长效机制。将办公室管理人员的素质提高纳入学校干部整体培训计划中，推进学习型办公室建设。二是加大教育培训力度。分层次、分类别、分岗位，按照各自的岗位职责和需求进行针对性强的系统教育培训。如积极选派办公室管理人员“走出去”参加相关的培训班，鼓励他们从事专业学术研究并经常和外界保持联系，多参加一些社会上的学术交流活动；单位内部可以“请进来”，定期举办一些办公室管理人员业务培训班，邀请有着丰富理论知识和实践经验的专家、同行来校，进行交流，开阔视野。三是创造成长条件和机会。在工作中，要有意识地创新条件，尽可能多地安排办公室人员参加有关会议，随领导下基层调研，到外地考察，指导他们通过工作与领导接触，主动学习领导们观察、思考、解决问题的方式方法，理解领会政策、驾驭处理复杂事件能力，以及求真务实、一切从实际出发等思想作风和严谨细致、民主决策等工作作风。

　　要树立终身学习的观念。高校办公室管理人员必须清醒认识到知识更新换代的必要性和紧迫性，树立终身学习的理念，自觉养成学习的习惯，有意识地选择内容进行系统学习研究，力争学有所长、一专多能。要妥善处理好工作与学习的关系，合理安排学习时间和工作任务，做到干学两不误、两促进。要加强实践锻炼。把工作当作学习的过程，时时处处做个有心人，认真对待每一项工作，珍惜每一次锻炼机会，在办文、办会、办事中磨炼自己。要善于总结经验。注意多观察、多归纳、多总结，从自己工作中的得失总结出对今后有用的东西，使之内化成能力和素质。要加强与部门和工作人员间的交流。注意吸收他人的经验，取长补短，以此来充实自己，提高自己，达到完全胜任高校办公室管理工作的要求。

　　

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