高校网上预约报账研究

　　中图分类号：G647 文章编号：1009-2374（2017）08-0240-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2017.08.118

　　1 概述

　　新时期，高校办学规模逐渐扩大，高校经费来源不断增多，高校财务会计人员的工作量和工作压力越来越大，另外，随着很多新的财经政策法规以及报账政策不断出台，高校报账工作难度逐渐增加，传统的报账模式必须朝向网络化、数字化方向发展，因此对网上预约报账方式进行详细探究具有十分重要的现实意义。

　　2 高校网上预约报账应用优势

　　2.1 实现无现金支付，提高资金周转效率

　　报账人员采用网上预约报销的形式，当业务经制单审核完成后，就能够根据“银校互联”系统，将报账款直接转入报账人员在系统中所录入的账号上，由于不需要二次录入，因此能够有效避免出纳人员多次输入过程中可能会产生的失误问题。另外，由于采用无现金支付形式，财务管理人员不需要承担现金管理和运输过程中的风险，保障资金安全。

　　2.2 有利于提高预算管理水平

　　当报账人员在利用网上预约报账系统进行报账时，在录入报账信息时，就需要同时录入预算指标额度，?@样有利于项目负责人严格依据国家规定对项目经费开支进行有效控制，同时还有利于及时掌握经费到账信息。在高校财务管理中应用网上预约报账模式，能够减少会计工作人员的工作量，对财务数据进行精细化管理，促进高校财务管理工作效率和工作水平的提升。

　　3 高校网上报账系统的流程

　　现如今，很多高校的网上报账系统工作流程如图1所示，主要涉及以下八点：（1）登陆高校财务管理网站，选择进入网上报账系统模块；（2）根据业务模块，填写报账申请单，并打印报销确认单；（3）高校报账管理部门负责人对申请单和确认单进行签字确认；（4）将单据提交至财务部门预审人员；（5）由预审人员对确认单进行审核，审核合格后再发送给记账人员；（6）对于审核不合格的单据，应该详细说明不合格原因，然后再退回，补充好各项手续后再进行重新提交；（7）由记账人员对确认单进行复审，复审合格后再形成记账凭证；（8）通过高校的银校互联系统，出纳人员可以将报销金额转入报账人员所指定的账户中。

　　4 高校网上预约报账系统设计

　　4.1 界面设计

　　（1）差旅费模块界面设计。在模块界面设计时，可以采用常用的差旅费报销单格式，这样有利于报账人员操作。在高校网上预约报账系统的界面设计中，最为重要的是对项目的各项参数进行优化设计，这样有利于系统管理人员可以将差旅费中的各项参数进行分析和控制，当录入结束后，即可对报销金额进行计算，计算完成后保存计算数据，生成报销单并打印。（2）固定资产模块界面设计。通过网上预约报账系统，资产管理系统可以与财务管理系统无缝对接，在系统实际应用中，在完成网上预约报账的同时，资产管理系统也可以形成详细的登记记录，这样能够有效确保账目信息与资产信息保持一致性。（3）项目支出模块界面设计。在网上预约报账系统中，涉及很多项目类型，通过进入项目支出模块界面，即可选择相应的项目分类，然后再选择所对应的部门，并输入项目的编号，即可进入数据录入界面。为了便于数据输入和登记，在对数据进行记录时，可以采用表格的形式，在表格的第一行，可以设置各个项目的名称，比如办公费、培训费、印刷费等。在表格第二行可以设置不同项目的具体名目以及限制条件，比如在高校网上预约报账中，科研项目支出的业务量比较大，对此下文将以此为研究对象，对各个科目的限制和名目进行详细介绍。比如，在印刷费中又包括出版费、复印费、资料费等，另外，其他科研项目还包括管理费、专业申请费、手续费、税金等。在高校网上预约报账系统中，如果需要进行预算控制，则可以在表格的第三行显示不同项目所对应的预算余额。（4）基本支出模块界面设计。当报账人员进入该界面后，首先需要选择部门属性，然后再选择部门名称，进入数据录入界面，该界面与支出模块界面类似，但是需要注意会计明细科目是基本支出下的明细名称，在第二行中需要详细说明列出名目，在第三行中则显示预算余额。报账人员在实际操作过程中，可以根据说明录入相应的费用项目。

　　4.2 自动生成凭证设计

　　报账人员在网上预约报账过程中，通过报账界面输入数据信息，然后即可打印出预约报账汇总表格，在表格的右上角位置有条形码、编号或者二维码，高校会计工作人员可以通过编号查询或者直接扫码的方式形成相应的凭证底稿，对底稿进行适当的修改即可形成最终凭证，由此可见，需要对自动生成凭证底稿进行优化设计，在界面设计过程中，应该充分考虑生成凭证问题。在高校网上预约报账系统中，对于差旅费和固定资产的账务处理方式比较简单，因此其凭证设置也比较便捷，下文将以基本支出和项目支出为研究对象，对自动生成凭证设计方式进行详细探究，比如基本支出，在界面的录入环节，报账人员需要依次选择部门属性、名称等，并且在对应位置填入金额。

　　4.3 信息反馈设计

　　在高校网上预约报账系统的实际应用中，报账人员可以采用智能手机对单据处理流程进行实时查询，十分便捷，而单据处理流程信息也可以及时通知到报账负责人处。

　　5 网上预约报账优化对策

　　5.1 完善系统的功能，提高其安全性与可操作性

　　在高校网上预约报账系统的实际应用中，安全报账至关重要，在系统的实际应用中，不仅需要报账系统自身安全，而且还应该保障报账用户的安全，对此可以在系统优化设计过程中设置多种实用权限，并采用防火墙设计形式，加强系统和用户安全保障，尽量排除外界不安全因素的影响。为了提高网上预约报账系统的可操作性，便于高校财务管理人员和报账人员的使用，财务管理部门可以下发详细的系统操作指南，并组织报账管理人员参加操作培训和职能培训。 　　5.2 健全内部控制制度，防范网络风险

　　在高校网上预约报账系统的实际应用中，可以设置不同的分类，对不同岗位的账目进行分类，并采取有效的控制办法，加强风险防范，保障资金使用安全。另外，需要注意的是，在内部控制过程中，应该注意严格依据操作规范，禁止一人全权负责所有操作业务。为了有效提高高校财务管理水平，保障信息数据和财务的安全性高，需要完善业务流程，建立健全操作权限、电子档案管理制度、系统维护制度等内控制度，同时还需要对使用者进行身份识别，加强全县控制，这样才能保障财务管理信息质量和安全。除此以外，还需要注意的是，网上预约报账是通过网络来完成的，而网络系统是开放的，在系统实际运行过程中存在很多危险因素影响财务数据的安全性，对此必须为高校网上预约报账营造安全良好的网络环境，报?~系统运行网络的安全性。

　　5.3 接收网上预约单时进行初审

　　高校报账人员通过网上预约报销单，在此过程中，高校财务管理人员需要对票据的真实性进行仔细分辨，同时还需要对签字公章、单据粘贴规范和齐全进行初步审核，如果在审核过程中发现问题，则应该及时向报账人员指出，要求其在现场进行修改或者补充好相关数据，然后再进行投递，这样能够有效减少报账人员多次往返财务管理部门的麻烦。

　　5.4 降低“退单率”

　　（1）加强收单预审。高校财务管理部门需要安排工作经验更丰富的工作人员负责预约报销单的接收工作，对所有的单据进行认真审查，及时发现问题，并采取有效的完善策略，尽量降低后续退单率；（2）在高校网上预约报账系统中嵌入报销注意事项。对于不同经济业务报销，需要对退单原因进行仔细分析和研究，并结合实际情况整理出退单预防对策，当报账人填写预约单时，对其进行提醒；（3）采用先进的互联网技术，加强对于高校预约报账系统的宣传。具体而言，高校财务管理部门可以采用短信、微信以及校园网络的形式对高校预约网上报账系统进行宣传，便于教职工详细了解系统的应用优势和应用方法，这样才能尽量降低退单发生率。

　　5.5 完善网上签字审批功能

　　在OA网络办公系统中，高校可以采用先进技术完善系统的网上经费审批签字功能，在实际应用中，经费负责人只需要登录系统就可以对经费进行审批。另外，在填制网上报销预约单时，可以将报销单据的照片数据作为凭证，这样有利于经费审批人对报销单据进行查看。需要注意的是，对于原始单据，需要将其提交至财务部门，并将此作为记账的重要依据，有利于提高报账工作效率。

　　6 结语

　　综上所述，在高校财务管理工作中应用网上预约报账系统，能够有效解决报账难的问题，减轻财务人员的工作量，有效提高报账效率，同时其还能够为高校发展提供重要的财务数据支持。需要注意的是，在高校网上预约报账系统的实际应用中还存在很多不足，对此需要结合实际情况不断完善。

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