论高校行政秘书的工作性质与素质要求

　　[DOI]1013939/jcnkizgsc201623263

　　目前，社会的发展对高校提升内部管理水平、提高办学效益提出了更高的要求。高校行政秘书队伍作为高校行政管理队伍中的一支重要力量，在贯彻落实学校中心工作、保证各二级学院工作的正常运转等环节中发挥着至关重要的作用。高校行政秘书需充分认识到工作的性质和要求，努力提升自身的能力与素质。

　　1高校行政秘书的工作性质

　　高校行政秘书一般分为机关行政秘书和二级学院行政秘书，二者同属于综合性行政事务岗位，主要服务于教学、科研、教师和学生。高校行政秘书要充分认知到自己作为参谋和助手的角色，具有为广大师生、员工服务的意识，要明确工作的性质和特点，有角色定位意识，严格要求自我。综合来看，高校行政秘书工作性质可归纳如下：

　　一是政治性与参谋性。高校作为教书育人之地，是对学生进行思想政治教育的阵地，立德树人更是对每一个高校教师的基本要求。作为高校的行政秘书，首先要严格要求自我，拥有坚定的政治信念和立场，坚持正确鲜明的政治导向；其次更要关心国家时事政治，了解国家教育改革发展的动向，熟悉高等教育的政策法规，自觉遵守学校的各项规章制度。用一个先进党员模范的标准要求自己，不做损害国家利益的事情，不做所有损害学校形象和利益的事情。第二，行政秘书具有很多政治性的工作内容，所以要坚决贯彻落实学校各项精神和指示，对外要熟悉政策背景及导向，时刻为高校决策、起草文件等做参考；对内既要学习和研究领导的讲话和文件精神，对相关政策了如指掌，并不断进行自我的学习和提升；更要通过各种途径深入教学科研和行政管理第一线，熟悉各个工作环节，实事求是向领导汇报，并善于发现新经验，提出中肯的意见和方案，为院系领导决策提供最原始的准确资料。另外，还要时刻注意言语谨慎，保证学校信息的安全性。所以，高校行政秘书的工作是集“政治性”和“参与性”于一身的。

　　二是事务性与专业性。①高校行政秘书的工作具有极强的事务性。事务性工作，即为一个单位的中心工作或者业务工作提供的生活、后勤、保障、辅助等服务或基础性工作。高校行政秘书事务性工作非常多，表现在：第一，服务于学校的文字工作，包含对内文件的校对、对外学校性公文的起草、各种文件的上传下达。第二，各种会议的保障性工作，如校内校外会议的协调安排、各种活动的公务接待、应急事件处理等。第三，领导的辅助性工作，如为领导出谋划策，落实任务，需要与学校办公室、组织部、人事处、教务处、学生处、财务处、资产处、保卫处、工会等学校职能部门之间的协调联络。

　　②繁杂的事务性工作中对高校行政秘书的专业性水平提出了严格的要求，如对公文写作的熟练掌握、对人事管理规章制度的熟悉、对各种活动的组织策划的能力等。这就要求他们一方面必须抽时间多学习秘书相关专业知识；另一方面，一定要用心本岗位工作的经验积累，虚心向有经验的前辈请教，保证在工作中不出现影响较大的工作失误。

　　三是被动性与主动性。就工作性质上而言，高校行政秘书工作是被动性的，表现在：按规定时间及时完成任务；必须严格执行学院领导的决策和意图，做好学校工作指令的传达；同时，要时刻注意隐藏个人情绪，维护学校形象，较好地处理应急突发事件。

　　众多被动性的工作，要求高校行政秘书必须具有主动性意识。高校的工作是有规律的，特别是院系的工作，以教学为主，相对具有周期性。因此，高校行政秘书完全可以发挥主动性，做好工作的预判，规范日常工作的流程，在细微处上创新，提升工作效率和服务水平。

　　四是服务性与管理性。相对于高校教学一线的专任老师，行政秘书的绝大多数工作内容属于服务性质，服务的对象既包括学校领导，也包括二级院系以及普通老师和学生。

　　繁杂的服务性工作和广泛的服务群体，决定了行政秘书必须具有较好的管理能力。他们既要协助办公室主任做好日常事务性工作，同时更要跳出工作，站在更高的位置多去思考，不断优化办事流程，完善工作制度，规范内部管理，提高工作效率和服务水平。

　　2高校行政秘书的能力与素质要求

　　高校行政秘书的工作内容和工作性质对其提出了较高的能力和素质要求。一般而言，对高校行政秘书的能力与素质主要体现在以下几个方面：

　　一是较高的思想政治素质。高校是教书育人的地方，思想政治素质是高校行政秘书最重要的素质，也是素质教育的灵魂，更是高校行政管理的灵魂。毛泽东思想和中国特色社会主义理论体系是我党制定一系列方针、政策的理论基础，也是我们观察问题、分析问题和处理问题以及解决问题的有力思想武器。

　　高校机关行政秘书重要工作内容之一便是协助组织全校学习党的先进理论知识并贯彻执行，所以思想政治素质对于机关行政秘书而言至关重要。基于高校工作环境的特殊性，行政秘书日常工作在工作环节中可能会遇到各种问题，高校行政秘书必须具备较高的思想政治素质，谨言慎行，在不违反法律法规和学校规定的前提下，在维护党和学校的基础上，灵活处理问题。因此，高校行政秘书需要在繁忙的日常工作之余，积极学习党的理论知识，提升理论素养；并学习法律法规等知识，对存在的安全隐患及时处理上报，不断提高处理紧急事件和安全突发事件的能力。这样才能以良好的精神风貌、思想状态、事业心和工作责任感认真履行自身的工作职责，做到游刃有余，并能更好地充当领导的智囊，充当好“参谋者”的角色。

　　二是较好的业务知识能力。高校行政秘书要坚持与时俱进，努力提升个人知识水平。第一，扎实掌握秘书学类知识。如不断加强公文写作能力，保持对文字较高的敏感性；提高自己的理论水平，能够有效地协助领导制订工作计划；第二，努力学习管理学之类的知识。通过掌握先进的管理理念和技术、方法，促进管理工作科学高效规范化，拥有较高的管理能力与组织协调能力。第三，掌握必要的教育学和心理学知识。高校的发展目标是培养高水平和高专业层次人才的地方，在这个大的背景下，再结合高校行政秘书服务对象的多元化，决定了他们只有掌握较好的教育学和心理学知识，才能将工作做得游刃有余。第四，积极学习信息技术知识。近年来，高校行政管理的信息化程度不断提高，网络化程度快速加强。因此，高校行政秘书须加强办公室自动化（如投影仪、扫描仪、复印机、办公软件、电脑设备等）方面的使用及维护能力，主动掌握运用网络技术手段和方法，培养对信息敏锐的感受力、注意力和判断力，积极搜集和主动挖掘有助于领导决策管理和决策的信息，将自己打造成为“多面手”。第五，储备档案学等相关知识。档案管理是行政秘书的常规重要工作，因此，档案学的相关知识是行政秘书必须要熟练掌握的知识，要及时做好对日常材料的及时归档、分类保管和管理的规范化，保证和维护学校信息的安全。 　　三是较高的综合能力与素质。综合素质是指一个人的知识水平、道德修养以及各种能力等方面的综合素养。高校行政秘书的工作涉及方方面面，且都至关重要，所以需要较高的综合素质，除业务知识能力外，还集中体现在：第一，较高的人际交往能力。行政秘书负责行政事务的各项日常管理工作，服务对象众多，需要做好二级学院与学校各职能部门的交流与沟通，且在任何场合、任何情况下也都代表学校形象，因而要具备良好的表达能力、协调和交际能力、应变能力等，使自己处于一个和谐的人际关系中。第二，较好的抗压能力和学习能力。作为高校行政秘书，要面对多元化的服务群体，且工作时刻处于紧张的节奏和不容出错的状态中，加班加点更是工作常态，他们需要具有良好的抗压能力。不仅如此，还要在工作中保持较好的学习能力，时刻注意自我的修炼，让自己走在学校的前列，储备更多更新的知识，随机应对工作中的各种突发情况。第三，协同创新的能力。在信息化的今天，高校行政管理人员务必要走在时代的前列，需要开阔视野，多方学习和借鉴国内外优秀高校管理的先进技术和经验。并结合所处高校的实际情况，正视存在问题和不足，不断地创新实践，将高校管理朝着现代化、规范化目标不断前行。

　　四是优秀的心理素质。心理素质是个人整体素质的重要组成部分，是个体稳定性和倾向性的心理特征的综合。心理素质通过调整个体心理活动，从而达到影响个体的行为。高校行政秘书具有良好的心理素质十分重要，因为：一方面，高校行政秘书经常在紧张的时间内有条不紊地处理好各种繁杂紧急事务。每天面对不断增加的行政管理工作量，面对各种需要协调的人群，随时而来的紧急任务，繁重的工作压力下，高校行政秘书需要无条件承受，需要时刻保持微笑。他们只有具备优秀的心理素质，才能在千头万绪的秘书工作中，保持清醒的头脑，做到注重轻重缓急、务实灵活，做到不出位、不越位、不错位。另一方面，优秀的心理素质能够强化高校行政秘书的责任意识和保密意识。高校行政秘书只有具备了优秀的心理素质，才能对自我有更高的要求，不断在工作中进行自我的反思和总结，在各种的实践体验中不断地强化责任意识和保密意识，严格遵守学校的相关规章制度，最大地提高工作效能。

　　总之，高校行政秘书工作具有政治性与参谋性、事务性与专业性、被动性与主动性的特点，要求他们要具备较高的思想政治素质、较好的业务知识能力、较高的综合能力与素质、优秀的心理素质等，需要他们在各方面不断提升自我，才能更好地胜任并完善工作。

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