综合改革下高校院系办公室工作思考

　　2014年10月31日，国家教育体制改革领导小组办公室下发了关于同意《清华大学综合改革方案》（简称《综改方案》）备案的函，这标志着清华大学《综改方案》正式经国家批准，开始进入全面实施阶段。随着综合改革各方面工作的不断推进，学校将更多的行政权力下放到院系，从而使院系拥有了更多的管理权力。同时进一步深化行政管理改革势在必行，这也是学校《综改方案》中主要任务之一。因此，院系机关如何保证服务质量，提高服务效率，更好地服务一线教学科研工作，是在新形势下需要思考的问题。

　　一、 树立世界一流意识，融入行政工作全程

　　清华大学综合改革的总体目标是建立完善中国特色的现代大学制度和治理体系，探索在高等教育大众化阶段创建世界一流大学的发展模式，为我国高校深化综合改革、全面提高办学质量探索可复制可推广的经验。高校行政管理工作是学校教育教学、科学研究和师生管理等工作的基础，是学校工作中的重要组成部分。世界一流的科研和教学需要世界一流的行政管理服务工作与之相匹配，为其提供支撑和保障。因此对于建设世界一流大学不可或缺的重要力量、学校行政工作重要组成部分的院系办公室来说，在涉及行政管理、对外交流、服务师生的工作中，要始终围绕综合改革的总体目标。思想引导行动，每位职员也应牢固树立世界一流的意识，凡事都要经过“世界一流”这层网进行过滤和筛选，在头脑中多问自己几个问题，如果是世界一流大学此事是否可办？此事如何办才是世界一流大学的水准？此事办完后有哪些收获和心得？

　　二、以制度建设促进工作效能提升

　　院系办公室是高校最基层的行政管理机构，是学校各项具体事务的直接组织管理部门。院系办公室工作涉及面广、头绪多，工作任务琐碎、繁杂，既要沟通上下、协调左右，又要保证行政管理工作的正常运转。实践证明，任何高水平的管理，都必须以科学的制度为先导。因此，加强办公室制度建设，将办公室工作制度化、规范化、程序化，是提高办公室工作水平和管理效能的有效途径。

　　（一）建立岗位目标管理责任制度。对办公室各岗位工作内容进行系统的梳理，根据工作内容进行科学分析和归类，在此基础上制定合理的岗位职责目标，使各项工作都有明确的时、空、质、量的要求。同时，要建立与岗位职责目标相匹配的考核评价体系，保证岗位职责目标达成，也使工作人员人尽其才，才尽其用。

　　（二）完善常规工作制度建设。院系办公室的工作中，包含了诸如公章使用、公函来往，人事、外事相关工作，会议组织、日常来访接待，公房管理、科研事务办理、学生管理等大量事务性工作。为了避免忙中出错，使工作固定化、程序化，制定和完善相关管理制度是实现这一目标的有效办法。

　　（三）制定优化激励机制。传统的行政岗位考核没有科学的量化工作，考核评价无法体现行政工作人员的具体工作价值，对个人影响不大，起不到激励作用，使考核流于形式。应引入全视角行政岗位绩效考核体系，多角度考核行政工作人员的工作，将考核结果反映到绩效奖励中，充分调动工作人员的积极性。

　　三、 引入“A/B角”，工作有效搭接

　　服务是院系办公室工作的宗旨和核心，办公室的整体工作水平体现在其服务水平上。随着学校综合改革工作的不断深入，许多新情况、新问题不断涌现，各级领导、各学校职能部门、师生员工要求服务的范围和内容、方式和方法都在不断发生着变化。因此，作为院系办公室工作人员，必须与时俱进、因地制宜，创造性地开展工作。院系办公室由于受人员指标职数限制，一岗多责，但也很容易造成因行政人员外出不在岗而无法办事的情况，为解决此类情况，建议引入“A/B角”工作制服务理念，所谓A/B角工作制，就是在每个岗位，都设置两名工作人员，其中工作人员A（即A角）为业务主要负责人员，工作人员B（即B角）为协办人员。A角和B角在工作中互为补充，A角离岗前，要交代好工作，B角在其离岗期间代为行使岗位职责。A角返岗后，B角把有关材料移交。遇有急事或重要工作时，AB角协同处理。

　　实施这一制度，可以有效避免工作缺位和空岗现象，随时都能办理相关业务，从而使行政工作内容实现有效搭接，提高办公室工作的时效性、条理性，实现管理、服务的和谐统一，体现“以人为本”的科学管理观。

　　四、职能由“事务型”渐转变为“学习型”“知识型”“专家型”

　　学校办公室大多科室设置齐全，人员职责分工明确，而院系工作人员常常身兼数职，“上有千条线，下有一根针”是院系办公室工作的真实写照。实践证明，办公室人员广泛的知识面以及丰富的工作经验，直接决定办公室整体的工作能力。高校行政工作人员应该是个“全才”或者尽力做到“全才”，不但要熟悉办公室各类日常事务，掌握基本的自动化办公软件，还要熟悉与行政工作相关的法律法规、文秘、后勤、财务、档案等相关知识。面对新形势、新要求，办公室工作人员应主动从“事务型”向“学习型”“知识型”甚至“专家型”转变，积极强化学习意识，提高自身业务素质，既要对自己承担的本职业务深钻细研，积极思考在工作中遇到的新情况、新问题，又要兼收并蓄、熟悉全面，积累工作经验，提升灵活应变能力和处理繁杂事物能力，进而不断提高自身业务素质、管理能力和办事效率。

　　作为学校重要组成部分的院系办公室，其工作质量和效果直接关系和影响着学校整体工作的开展。在综合改革这一新形势下，院系办公室要研究新情况、分析新问题，不断加强自身建设，提升办公室工作质量和效率，更好地为学校整体发展贡献力量。

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