浅析高校教学秘书工作的重要性

　　Teaching Secretary of Colleges of research and analysis

　　Caitingting

　　（Binhai School of Foreign Affairs of Tianjin Foreign Studies University，Tianjin  300270）

　　 Abstract： Teaching has always been an important part of the university， while teaching secretary in teaching management as the most basic level managers and executives， will directly or indirectly affect the quality of teaching， and therefore improve the professional quality of teaching secretary， work motivation and teaching quality very necessary

　　 Key words： colleges;teaching Secretary;quality

　　 中图分类号：G64 文献标识码：A      文章编号：1003-9082（2016）02-0116-01

　　在建设和谐高校的过程中，教学是核心工作，抓好教育教学工作，才能顺利培训人才，教学管理的水平高低直接影响教学质量的好与坏与人才培养的优与劣。在教学管理队伍中，教学秘书作为主要的组成部分，是教学管理的最基层的管理者，是协助系主任处理本部门和与之相关的各类的教学工作的管理服务人员，对于保证高校教学质量和人才培养质量起着重要的作用。正确的认识教秘工作的特点、作用及自身应有的素质，对从事教学秘书工作有着很重要的意义。

　　一、高校教学秘书的工作概况

　　教学秘书的工作面很广，设计到教学工作的方方面面，既要为教师的教学活动服务，又要为学生服务。虽然不像大的科学项目可以做的那么轰轰烈烈，但教学工作无小事，只要有一件事没有做到位就会导致教学工作不能顺利进行，秘书们通过认真负责的工作保障着教学活动的顺利进行。

　　1.上传下达

　　教学秘书要详细记录每一次教学例会、教务例会的会议内容，然后协助系主任完成各项教学工作，需要教师参与的教学工作在每周系里的会议里传达给大家;教务处下发的各项通知及时传达给系主任，并及时完成各项工作。例如：教学改革的申请，毕业论文的评审工作，考试时间及监考安排的通知，各种比赛的通知，报名交费的通知，学生的各类申请，毕业生信息采集时间及收费的通知，调课的通知，会议的通知等等以及各种教学文件的传达工作都有时间的限制，任务繁琐，责任重大，不能容许任何的失误和差错。

　　2.管理教学活动

　　教学秘书要依据每学期的教学计划管理教学活动，保障教学工作顺利进行。教学的运行包括修订培养方案、排课程表、申请教室、教师调课、每学期的教学检查、学生去实习基地实习的安排、安排论文答辩及毕业论文的管理等等。

　　3.上交各种材料

　　教学秘书要根据学院每学期的教学安排，协助系主任做好每项工作，并及时提醒上交时间，协助写好汇报的相关材料。上报的材料有学期总结、招生宣传、各教研室有关教学工作的改革意见、一些文件的修改意见、毕业论文总结、某些比赛的总结等等。综上所述，教学秘书的工作相对比较繁杂、琐碎，所以需要特别细心、准确并及时地完成。

　　除此之外，教学秘书还要每个学生从入学到毕业做好课程的学习和实践工作的组织和管理。例如：通知学生报名四六级、报名普通话、组织学生报名重修、通知考试安排、印刷试卷、教材征订、毕业资格审核、实践与创新学分的审核、发放毕业证和学位证等都在管理的范围内。

　　二、高校教学秘书在教学管理工作中的作用

　　1.协调作用

　　教学秘书作为教学管理工作的实施者的同时，又要辅助系主任制定各种教学活动，教学秘书在工作过程中接触的面最广，既需要与领导接触，也需要与教师们接触，还需要直接接触学生;既要将学院领导的各种决策及时传达给教师，又要把教师和学生的意见和建议反馈给领导，在三者之间做到有效的沟通、协调，既要做到上传下达，又要下情上报。所以，教学秘书有效的协调与沟通是保障教学工作正常运行的基础。

　　2.参谋作用

　　教学秘书是教学工作的最基层的管理者，是广大师生的服务者，同时也是学校、院系的联络者，从而说明了教学秘书不是决策者，而是决策者的参谋。这就要求教学秘书明确自己的角色定位，有责任有义务做好院系领导的助手，协助院系领导做好自己部门的日常的教学管理和有关文件的贯彻执行工作，维持着教学工作的正常运行。

　　3.监督作用

　　教学秘书作为基础的管理者，还要对教学的质量进行监督。这就意味着教学秘书要按照教学计划定期做检查并记录，协助院系领导做好教学质量的检查情况，然后作出评估，同时要不断地通过自己平时做的记录作总结、研究分析，积累经验，尽可能在教学管理中有自己的见解，这样能不断促进教学管理工作取得进步，还可以为教学工作提出建议、意见，出出主意，以保证教学工作顺利进行和教学质量不断提高。 　　三、高校教学秘书需具备的素质

　　教学秘书是教学管理工作的基层管理者，每天都要面对学院的很多职能部门以及系部的全体师生，处理的工作，头绪多，责任重，很难出成绩，为了保障教学工作顺利进行，压力特别大，所以不是每个人都可以做好教学秘书的工作。由此看来，要想做好教学秘书的工作需要具备如下素质：

　　1.坚定的政治素质

　　高校的教学秘书要坚定正确的政治方向，时刻坚持贯彻党的教育方针、忠诚于党的教育事业，热爱自己的工作，有着很强的责任心和使命感，树立全身心投入到服务教育事业的信念，正确地看待得与失，顾全大局，有高度的奉献精神。

　　2.积极的心理素质

　　教学秘书的工作是教学管理的第一线，受教学管理部门和院系领导的双重管理，直接面对教务处、院系领导广大师生，每天要面对的事情纷繁复杂，又要处理一些突发事情，任务重，肩上的责任也很重大，要有很强的责任感，有时会被误解，然后同时完成好几项工作的现象也是很常见的，有时忙的时候都顾不上喝一口水，制定的一些安排，都要核对好几遍，仔细检查，教学秘书工作的复杂性、协助性、参谋性决定了他们要淡泊名利思想，默默无闻的工作，这些就是教学秘书的无形压力，面对这些，教学秘书要认认真真，脚踏实地，心态平和、不急躁，不断地强化服务意识，把自己的理想抱负融入到默默无闻的工作中，淡泊名利，辛勤工作，努力在平凡的岗位中发挥出光芒。

　　要做一名合格的教学秘书，首先要熟悉教学工作，明确工作职责，还需具备良好的沟通与协调能力、写作能力、计算机能力、自学能力，工作过程中做到细致、耐心、全面，要经常做记录，善于发现，了解最新的教学相关知识，不断总结经验，加强保密意识，有着一颗积极向上的上进心，不断加强对专业知识的学习，提高自身的业务水平。

　　3.强化创新意识

　　随着教学改革的深化，高校的教学管理水平也影响着学校的整体水平，这就要求教学秘书在做好服务、协调、助手工作的基础上，要充分发挥主观能动性，有自己独特的见解，善于发现新问题、思考解决办法，要不断学习前沿的教学管理理念，更新老旧的教学管理方法， 争取有所突破与创新。

　　总而言之，高等学校的教学秘书工作是琐碎的、繁杂的，是教学管理工作的支撑点，了解教学秘书的工作性质，明确教学秘书应具备的职业素质，正确认识教学秘书在教学管理工作中的重要地位，不断强化服务意识，学校重视教学秘书队伍建设，多给予进修机会，对促进教学质量与提高人才培养质量有着十分重要的意义。

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