高校两级管理体制改革与教学秘书职能的发挥

　　中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2016.04.006

　　Abstract In the school scale unceasing expansion， the higher education pays attention to the connotation construction in the background， some colleges and universities choose to promote and deepen the reform of the two level management system. School management center of gravity down， the school division of the division of responsibilities， the teaching secretary of the daily management of teaching is more important. Teaching secretary function is mainly affected by two factors affecting the team stability and professional， under the background of two level management system， to promote its functions to play in and pay attention to the work of teaching management， the introduction of incentive mechanism， standardized management system， strengthen the training and improve improvement， in order to achieve good results in teaching and management.

　　Key words two-level management； teaching secretary； function

　　1 校院两级管理体制改革

　　校院两级管理体制改革是在我国高等教育从精英化向大众化转变，从外延扩展向内涵发展转变的背景下，为提高人才培养质量，优化教育资源配置，提高教学管理效率，通过校院之间权责的重新划分以及部门岗位的职能转变来实现学校管理重心下移，形成学校宏观调控、学院自主办学的新模式。

　　我国很多高校经历了扩招，其在校生人数成倍增加，院系规模不断扩大，在教学管理上不断进行探索，实行弹性学制和部分或完全学分制，采取自主选课，不断放宽转专业限制等，原有的教学管理模式已不能很好地适应这些变化，两级教学管理模式成为了部分高校的改革尝试。两级管理体制改革后，学校主要负责宏观决策、组织协调、制度规范、数据信息统计披露和非常规行政事务的处理，学院主要负责日常教学科研等具体行政事务。在校院两级管理体制改革过程中，学院开始拥有较为独立的行政管理、财务、人事等权利，更多地享有专业设置、课程教学、学术研究等方面的自主权或话语权。学院享有更多权利意味着承担更多责任，学校和学院的教学管理工作相应做出一些调整和改变。教学管理方面，日常教学运行包括学籍、考务、调停课和各类审核等给予学院更多自主权；培养方案、课程建设、教学改革等更注重学院教师的参与，凸显学院特色，部分课题项目的立项评审、过程管理、检查验收部分交给学院负责。学校在教学管理中不断简化程序，放权给学院，教学管理部门加强宏观指导管理和日常服务协调，做好教学检查、质量监控和项目化管理等工作，减少对具体工作的干涉，让学院有更多的自主权和管理权。

　　学校自主权和管理权的下放，教学管理工作的调整，对教学管理人员，特别是工作在教学管理第一线的教学秘书群体，带来了新的工作要求和挑战。

　　2 教学秘书的工作内容和基本职能

　　教学秘书的主要职责是做好学院的教学管理工作，工作内容主要包括：（1）负责学生学籍管理，实践教学管理，选课、教材征订、考试组织、学评教等日常教学管理；（2）负责教师课程编排、工作量统计等日常教学管理；（3）负责学院的教学检查，教学基本数据资料收集，教学相关档案管理；（4）协助学院的培养方案制定、教学计划落实，教学管理相关制度文件修订，专业建设、课程建设、教学改革、教学研究等组织管理工作；（5）完成领导交办的与教学管理相关的其它工作。

　　从服务对象上看，教学秘书主要面向学生、教师、学院其它教学管理人员、教务处即学校教学管理部门的管理人员四大群体。对于学生和教师起到管理和服务的职能，对于学院其他教学管理人员，主要包括教学院长、系主任等起到协助和沟通的职能，对于教务处起到支持工作和落实任务的职能。

　　两级管理体制改革前后，教学秘书的工作内容变化不太大，但是管理模式的改变将转变教学秘书工作的方式，造成其基本职能的一些变化。

　　两级管理体制改革之前通常由学校教学管理部门做好计划、布置任务，学院执行计划、完成任务，教学秘书的日常工作主要围绕教务处各项工作安排展开，其职能主要是教学管理信息的传达、任务的落实、情况的反馈。部分高校或学院对教学秘书的工作并不重视，对人员素质要求也不高，认为教学秘书岗位任何人都可以胜任。教学秘书虽然属于学院的教学管理人员，但日常工作主要由学校教务处布置安排，存在多头管理的弊端，日常工作量较大，工作内容琐碎，责任重权力轻，这些造成了教学秘书岗位相较学校其它行政岗位吸引力小。大量的文献资料及实地调查访谈均显示，教学秘书队伍存在人员素质有待提高，工作人员满意度较低，流动性较大等问题。在日常教学管理工作中，从培养方案的调整、教学计划的实行、实践教学的安排到学生各类证明的盖章、教师的调停课、各项竞赛的组织等均需要通过教务处审核审批，沟通成本较大，自主性较低，在一定程度上限制了教学秘书管理服务这一项重要职能的发挥。 　　两级管理体制改革之后，学校和学院重新梳理各自应履行的管理职责和权限，学校将更多权利下放给学院。更多管理权的下放意味着学院的教学管理人员需要做好学院教学管理各项工作的计划，自主安排学院教学管理工作，不仅仅是机械地完成任务，更多时候是对具体工作的协调安排。对于教学秘书而言，重复性的审核、审批减少，部分工作流程得到简化；实践教学、项目培育和评审的部分工作主要由学院承担，形式更加灵活，可以由学院根据学科特色和日常工作安排统一部署。两级管理体制改革将改变教学秘书“工作等计划，事事等通知”的工作状态，工作的主动性和专业性更显重要。以往各学院教学秘书的工作大致相同，工作量主要受师生规模影响，改革后学校的统一指令少了，学院的教学管理工作将有更大的自主性，更多地有赖于学院教学管理的制度建设、流程管理和人员素质。教学秘书作为教学管理工作直接执行人员，其职能发挥将对教学管理实际工作产生更多的影响。

　　3 影响职能发挥的因素

　　教学秘书职能的发挥主要受人员稳定性和专业性两大因素影响。从教学秘书队伍建设的角度来看，少量的人员流动不可避免，且有利于人员的更新调整，但总体而言教学管理队伍需要保持一定的稳定性来保证日常教学管理工作的连贯稳定。从教学秘书自身的角度来看，稳定性有利于工作经验的累积和良好工作氛围的形成。但现有的文献资料和笔者所在高校的情况来看，人员稳定性不容乐观。造成人员不稳定的原因主要有三方面，一是工作量较大，内容繁杂，责任重权力轻；二是薪酬待遇一般，缺乏有效的激励机制；三是深造或晋升空间有限，职称聘选等存在一定的困难。教学秘书岗位虽然重要，但岗位吸引力有限，教学秘书在遇到某些更轻松或更有前途的岗位时往往会选择离开。在人员稳定性存在问题的情况下，人员专业性通常也难以保证。专业性受员工的基本素质、工作态度、工作经验和学习培训等因素影响。高校教学秘书的招聘或者岗聘日益规范，大部分教学秘书都能敬业爱岗，但也存在不太适合该岗位者从事教学秘书工作，工作按部就班和学习培训较少等问题。

　　我国高等教育正由外延发展向内涵建设转变，师生诉求日益多元化，这些对于一线教学管理人员是一个挑战，在两级管理体制改革之后，教学秘书的稳定性和专业性也有了更高的要求。改革前，教学秘书大部分工作是按照教务处工作安排落实完成即可，遇到突发情况通常也可以由教务处负责处理，对于教学秘书的专业性和主动性要求并不是太高，因此人员的变动或者部分教学秘书工作业务不熟悉，会给学院和教务处带来一时的不适，但工作基本能够完成，并不至于有大的问题产生。改革之后，部分工作完全由学院承担，不通过教务处布置和审批，而分管教学院长通常不会过多干涉常规工作，教学秘书职能发挥将直接影响教学管理效果，人员的稳定和专业在改革后显得尤为重要。

　　4 促进教学秘书职能发挥

　　在两级管理体制改革后，要保持教学秘书队伍稳定性和提高专业性，促进教学秘书职能发挥，需要在以下三个方面进行改进。

　　（1）高度重视学校教学管理工作，赋予学院更多自主权。在注重高校内涵建设的同时，要避免“重教学、轻管理”的错误观念，认识到教学秘书在教学管理中的重要作用，在两级管理体制改革中，加大学院在选人用人上的自主权，在薪酬奖励、职称评聘等方面考虑岗位差别、考察工作绩效，研究出台有效的激励政策，调动教学秘书工作积极性。理顺教务处和学院各自的管理职责和权限，实现权责对等，减少重复审批，通过信息化等手段减少重复性的日常工作，通过教学秘书发挥能动性来更好地完成各项工作。

　　（2）不断加强教学管理制度建设，构建规范高效管理体系。在两级管理体制改革后，教学管理制度需要及时更新调整，新的教学管理体系有待调整重建。以往教学管理制度规定较多较细，比较少地考虑学院学科的差别，在改革后要从学校和学院各自的职责权限角度出发，由学校制定全校性、纲领性和规范性的制度文件，学院在学校制度的基础上，依据学院学科特色，出台具体的、细化的和可操作性的制度规定。遇到具体待处理的事项能够明确学院和学校的职责范围，赋予事务处理者相应的权力，减少互相推诿等情况发生，不断构建规范高效的教学管理体系。

　　（3）加强教学秘书的培训与交流，鼓励工作创新管理研究。培训与交流是提高教学秘书专业性的一个重要途径，高校教学秘书上岗通常没有专门的培训，主要靠其他教学秘书和教务处工作人员的“传帮带”来学习业务，规范性和效率偏低，而教学秘书上岗后通常忙于各种事物处理，培训和交流的时间和机会比较少。改革前学院在教学管理上的自主权有限，在一定程度上束缚了教学秘书在工作上的创新和改变，繁杂的日常工作也让教学秘书没有过多精力去从事管理研究。两级管理体制改革之后，要从学校层面组织对教学秘书的培训和相互之间甚至兄弟院校之间的交流，在学院层面要鼓励一线教学管理人员的工作创新和对教学管理的深入研究，给予一定的奖励和支持，从而提高教学秘书团队的稳定性和专业性，促进教学秘书职能发挥，通过体制改革，释放员工潜力，提高工作绩效，形成良性循环。

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