高校大型学术会议组织经验探讨

　　中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2016）34-0202-02

　　学术会议是百家争鸣、百花齐放的交流平台，与会者能够在此平台发表理论和科研成果，追求同行认可，提升自己的价值，了解一流科学家最近的研究动向和最新的科研趋势。高校举办大型学术会议是高等院校学科建设的重要组成部分。由于高校大型学术会议的会务工作烦琐、复杂，组织者必须对会议工作进行精心细致的筹备，才能提高学术会议的质量，从而最终圆满、成功地举办大型学术会议。该文结合笔者自身工作的经验总结就高校大型学术会议的组织管理方面加以讨论。

　　一、大型学术会议前期筹备阶段

　　1.会议筹备工作组的成立。建立会议筹备工作组、收集会议相关资料和信息是会议组织工作的最首要任务。组织者往往还要派工作组实地考察会议现场进行实际调研，获得感性认识和办会启发。其次，要建立会议学术委员会、组织工作委员会和会议秘书处等组织机构，对会议的各项工作进行分工落实和管理；对会议整体进行时间性划分，计划各项工作的阶段进度；对会议的总费用支出进行预算和分配管理。会议秘书处的设置是保障会议顺利举办的关键，其中应有1～2人具有与会议主题相关的专业背景知识。秘书处人员结构应合理安排、分工明确。一般而言，秘书长负责统筹安排会议的各项工作，可下设会议学术秘书组、财务管理组、会务管理组等分支小组进行分级管理和协同工作。会议筹备工作组必须定期召开工作会议，及时通报并商讨各项筹备工作的进展与阶段目标。

　　2.学术会议的主题。选好学术会议主题是会议成功的重要因素，会议中的所有内容都是紧密围绕会议主题开展的。高校主办的学术性会议是根据自身所涉学术领域来细分会议主题的。以医学为例，其分为基础医学、临床医学、预防医学等种类，这种分类，导引了医学学术性会议主题与内容的细分。当然，学术会议的主题在一定程度上是需要创新的，但这种创新不能脱离主办方所涉的学术领域。为确保学术会议的质量，学术委员会可针对调查反馈的信息进行筛选，提出学术会议的总体构想，讨论当前的热点或焦点问题，并进一步确定会议学术内容和主题。

　　二、会议组织阶段

　　会议组织阶段工作是非常重要而烦琐的，在做好筹备工作的基础上，要对会议期间的每一个环节进行精心组织和科学管理。

　　1.会议通知。会议通知是会议信息宣传的重要方式，要做到及时、准确、简要，防止重发、错发或漏发。会议的邮件通知一般可发3～4轮，可根据会议的筹备时间适当增加发送次数。一般来说，第一轮通知比较简明扼要，旨在告知相关领域的专家学者会举办的大致时间、地点、会议主题、主办方、秘书处联系方式和住宿回执表等内容。会议的第二轮通知就应有更全面详细的信息，包括本次会议的组织机构、会议主题和征文要求（包括征文格式）、报告形式（口头或者墙报）、会议大致议程、会议初步学术考察路线、住宿回执表等。第三轮通知应保证在会议前至少一个月发出，以方便与会者依据议程安排自己的行程。此外，会议网站或各种移动终端公众平台的建立是必须的，它可以更全面地反映会议通知邮件不能反映的信息。

　　2.会议联络宣传。会议联络工作的顺利与否直接关系到与会者的规模、与会专家或报告人的学术水平层次以及会议期间各项工作的布置，也直接决定了会议的成功与否，所以联络工作一般由具有相关学术背景的秘书担当此项工作。为了更广泛地吸引广大科研工作者积极与会，扩大学术规模，提高会议的影响力，会议的宣传是必须的。借助于各种网络平台包括传统的PC端会议网站以及移动终端交流软件（如微信朋友圈、微博、qq空间等）来宣传学术会议是当下最为流行也是最为高效的会议宣传模式。

　　三、学术会议论文集及相关材料制作阶段

　　1.投稿论文收集管理。会议第一轮通知发出后会陆续收到会议论文的稿件，收到的论文应及时归档管理，可建立简洁的Excel表格对论文以及回执的信息进行汇总以便于管理，包括姓名、性别、单位、论文题目、报告方式（口头或海报）、护照号、签证号、住宿需求、其他备注等信息。学术秘书还应与参会者保持联系，并及时解答相关问题。论文全部汇总之后，应联系学术委员会组织专家对稿件进行审阅和筛选。对于符合条件的论文，应及时发送至秘书处，联系并邀请投稿人与会，告知下一步的安排；对不符合要求的论文应及时联系作者退还稿件。

　　2.学术会议注册费缴纳事项。与会者缴纳会议注册费在一般安排在收到邀请函后。为更好地安排会议的前期工作，会务组可鼓励代表提前安排行程，在优惠限定期缴纳注册费用，缴纳时间越早，优惠力度越大。为了方便与会者缴纳会议费用，会务组应该在会议通知、会议网站以及其他公众平台提供会务组账户名、开户行的行号和名称、银行账号、邮编以及联系人姓名与手机号等信息。

　　3.会议指南的编写与制作。会议指南（又称会议手册）是帮助与会者更高效、更有序地参加学术会议的指导性文本，使用频率高，几乎人手一册。会议指南的编写需要进行大量的文字撰写、编排和设计工作。需秘书处人员保持思路清晰的状态，避免不必要的错误。一般会议指南应包含以下内容：①会议概况：会议宗旨、会议主题、时间、地点、主办单位、承办单位、协办单位等；②会议议程：会议注册以及会议当天的流程安排，以表格的形式呈现为佳；③嘉宾介绍：提供详细的会议报告嘉宾的信息及发言摘要；④组织机构介绍：会议各相关单位机构的介绍；⑤参会嘉宾名单：列出确定出席会议的嘉宾名单，方便互相了解。⑥会务信息：酒店、会场地址，交通、食宿和会务组成员信息等；⑦考察路线活动安排：明确列出行程安排、路线等具体介绍。同时会议指南还可对晚间节目以及参会赞助商做简单介绍。会议指南的封底可提供大会组委会的联系信息。另外，为提现会议的整体水平，会议指南的造型设计应美观大方，在进行版面设计时要方便使用者查找与翻阅。 　　4.相关文秘材料准备。根据会议的内容和领导意图，会务组秘书需撰写领导讲话稿、欢迎词、主持词和交流材料等。在文秘材料时，秘书组要把握好文本的撰写、校对、印刷、分装等环节，避免临时出现问题而措手不及。

　　5.学生志愿者培训。由于高校学术会议通常会邀请学生志愿者为会议服务，而大多数学生都是首次参加会务工作，所以要加强对学生志愿者的培训。从注册工作到会场服务，都要事无巨细地进行指导和说明。在实际操作初期，可能会由于缺乏经验而出现一定的不适应和业务不熟现象，但随着会务工作的不断开展，加之一段时间的实战锻炼和相关指导，方能保障会务工作得以顺利进行。

　　四、会议召开阶段

　　1.会议报到和注册。报到和注册是会议最为烦琐和忙碌的阶段，从参会者的住宿登记到会议物品的发放必须事无巨细，也是最容易忙中出错的阶段，注册工作的顺利与否直接关系到整个会议的运作。会议秘书长负责整体协调工作。前期负责收集整理会议回执的会务组成员熟悉与会代表的情况，所以应当由他们担任注册的核心工作，并注意重点核对信息参会者的注册信息。所有物品的领用（包括胸卡、会议手册、文件袋、餐券、抽奖券等）都应当由专人做好严格登记，确保数量准确无误。为避免出现突发事件，防止注册队伍拥堵，提高注册效率，会务组可在会议筹备时做好临时预案，另设置一个席位专门接待未注册人员或处理其他问题。

　　2.会议召开。会场入口处应提前张贴会场分布图、会议日程海报、报告人介绍海报以及与会者自制的学术海报。会务组会场工作人员应该在会前充分考察会场的灯光、电脑、多媒体投影仪的运行是否正常，并准备另外笔记本电脑和多媒体投影仪1～2台备用以防止出现会场出现仪器故障等，会务组会场工作人员应在报告前提前联系报告人将PPT送至会务组整理并送到各分会场调试。应格外注意的是，工作人员应防止报告人的PPT演示文件外泄，以保护报告人自主知识产权的合法权益。如遇报告人缺席临时取消报告时，应及时修改报告议程，并告知会场主席通知与会者当日修改报告顺序。

　　五、会议结束后的会务工作和资料归档阶段

　　一般来说，会务工作并未因会议日程结束而宣告完成。会务组应该为与会代表办好离会手续，如向代表开具带有公章的参会证明等。为了提高今后的会议工作水平，会后资料的整理归档也是关键的阶段。一般需要归档的资料有会议通知、会议议程、邀请函、会议开幕式上的领导讲话稿、大会全体合影、会议现场照片、张贴海报照片、代表注册签到表、会议纪要、论文摘要集以及相关费用财务票据等材料。从开始到结束，会议相关资料的收集整理工作应持续贯穿会议工作的始终。一次大型会议，既是一次严格的考验，也是一次难得的锻炼。作为会务工作者应时刻保持严谨细致、高效运转的工作状态，不断总结会务工作经验，积极探索会议组织新方法、新思路，在保障人力、物力、财力的前提下，成功举办大型学术会议，在提升高校学术水平和专家学者们的科学素质上更好地发挥作用。

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