新形势下高校办公室接待工作探讨

　　高校作为对公民进行高等教育的学校，肩负着人才培养、科学研究、社会服务等功能，而高校办公室作为学校的综合部门，是对内对外的窗口，是学校各项工作顺利开展的保障。接待工作，作为高校办公室工作的重要一环，必须坚持服务学校中心工作，服务学校发展战略，按照科学合理的流程和要求，创新接待思维，不断改进工作方式方法，实现接待服务工作不断的提水平、上质量。

　　一、高校接待工作的特点

　　（一）接待工作的重要性日益凸显

　　随着我国社会经济的高速发展以及高等教育教学改革的不断深入，高校同社会之间、高校同高校之间的联系越来越广泛，合作与交流也越来越多。接待工作不仅是校内校外沟通的桥梁，也是展现学校办学实力和学校形象的窗口。现如今，接待工作并不仅仅局限于简单的迎来送往，更是体现学校办学能力的关键环节，是对外展现的学校办学水平重要途径。高效、优质的接待工作不仅能维护学校良好的形象，也能给来访嘉宾带来好的印象，赢得来访者的赞赏。然而如果考虑的不周到或者不小心造成的失误和疏忽，会不利于接待工作的顺利开展，甚至也会带来严重的负面影响。如何适应新形势的变化，扎实做好办公室接待工作，日益成为高校办公室工作中的重要内容。

　　（二）接待工作的内容日趋广泛

　　随着高校办学规模、办学水平以及办学能力的不断提高，高校接待工作范围也越来越广。从工作内容来看，随着高校从重视数量和规模的扩张，转变成更加重视内涵和质量的提升，高校面临如何做好人才培养、科学研究等一系列共性的问题，高校之间需要加强沟通交流，了解和学习兄弟院校的好的做法，结合学校的实际取长补短。在社会合作和服务地方方面，高校要积极融入区域创新体系，加快同地方企事业单位合作，共建区域科技创新与服务平台、企业研发中心、大学生综合创新创业基地。高校接待企事业单位的数量会大幅度提升。高校要开展留学生教育，开拓多样化的国际合作项目，扩大游学的规模，国际学术交流和科研合作也明显增长。国际化的接待数量也会增加。

　　（三）接待人员的素质日趋综合

　　高校的接待工作不仅需要具备较强的经验性和实践性，同时也需要具备一定的专业性，接待工作有其基本的要求，要深入学习掌握。接待人员要具备较高的综合素质，不仅要细心耐心，更要用心专心。同时由于接待客人可能来自各行各业，全国各地。这就要求接待人员不仅要对学校的基本情况要了如指掌，同时也要针对不同的来访人员，了解其研究或者从事的行业的基本情况，这样在同来访客人的交流中能有共同的语言，交谈也会更加的轻松自如。接待人员还要对学校的基本环境设施了如指掌，当来访客人提出要求或者遇到突发情况能够在最短的时间内予以解决。

　　二、高校接待工作原则

　　高校的接待工作同地方的接待工作既存在相同也有一些不同之处，由于高校的特殊性，高校的接待工作要牢牢把握一些基本的原则和要求，切实保障接待工作水平的有效提升。

　　（一）有利公务原则

　　接待工作要紧紧围绕有利公务的原则，围绕学校的中心工作以及重大战略积极开展，与工作无关的事情要根据实际情况给予解释，避免浪费工作时间和工作精力。

　　（二）实事求是原则

　　接待工作要坚持实事求是的原则，严格的遵守党和国家的政策法规以及高校的管理规定，切忌信口开河，胡编乱造。在接待工作中，一方面要仔细、耐心的听取了解情况，并及时准确的反馈给领导，为领导研究解决和处理问题提供有价值的参考依据。另一方面也要如实的回答来宾提出的问题，知之为知之，不知为不知。

　　（三）务实节俭原则

　　接待工作要把握务实节俭的原则。虽然高校的接待工作要做到热情、周到、全面、细致。但这并不意味着接待工作可以铺张浪费，超标准、超规格。中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关国内公务接待管理规定》中明确的规定，要严格控制住宿、餐饮、用车等标准，完善公务接待管理制度，制定公务接待标准。因此 高校也必须坚持务实节俭的基本原则，尽量的少花钱多办事，花小钱办大事。让来访的嘉宾感到满意，接待工作的重点应该放到服务上，应该细心、耐心、周到的为来访客人提供力所能及的优质服务。

　　（四）高效透明原则

　　高效原则是体现高校整体接待水平，展现工作人员素质能力和高校行政效率的平台和窗口。透明原则则保证了接待工作的依法合规的开展。高效的接待不仅能够提高效率，更为重要的是在实际接待过程中遇到一些突发情况，工作人员能够迅速作出正确的判断并采取行之有效的应对措施确保接待工作顺利进行。高校的公务接待要公开透明，如实的填写接待清单，及时列示接待活动的花费，保证接待工作的透明。

　　三、高校接待工作的创新与发展

　　（一）突出高校特色，努力打造接待亮点

　　高校的接待工作要充分体现高校的独特性，展现高校在人才培养、科学研究以及社会服务等方面的功能。高校接待工作中可以提高科技的含量。高校是科技工作者的集聚地，也是诞生科研成果的重要场所，高校可以在这方面有所突破。第一，可以尝试运用信息化手段开展接待工作。信息化接待工作有很多的好处，不仅可以提高接待的工作效率，而且还节能环保。在内部办公系统中，一级一级完成接待方案的呈报和流转，领导能及时的在电脑上阅读这些信息，并作出反馈。第二，可以适当的选择能代表学校科技含量的接待地点，比如国家级重点实验室、工程技术中心、创新创业平台等。这样一方面能很好的给学校的科技成果进行宣传，另一方面也能让来访的嘉宾得到学习。第三，可以设计具有学校特色的物件作为馈赠的礼品。礼尚往来是中华民族的传统美德，相互赠送礼品也是高校之间交往的必要手段，但并不能因为礼品的价格过高而成为学校的负担。因此，礼轻情意重的具有学校特色的小礼品既不是很贵重，又能很好的宣传学校，是一个很好的选择。其次，要充分发挥高校作为文化建设的高地，将高校特有的文化融入到接待工作中。高校肩负着文化的传承与创新功能，因而，高校接待工作也要将文化传承与创新贯穿始终。第一，注重校园的功能布局。每个学校都有其独特的校园文化，而校园文化的最直观的体现就在校园功能的布局上，独具特色的校园景观更能吸引来访者。第二，注重学校标识的引导。学校的标识也是反映学校文化的重要一环，学校的校徽、校标会给来访者留下深刻的印象。第三，注重学校文化的宣传，要利用学校文化宣传片、宣传手册、PPT展示等方式，让来访者清晰直白的了解学校发展历程。 　　（二）转变工作模式，大力提升接待效率

　　一般情况下，高校的接待工作是按照接到对方来访函件、来电等流程，按照要求做好接待工作。在新形势下，高校的接待工作要改变这种常规的被动模式，积极的沟通联系，合理的安排接待的行程及计划，高效的完成接待工作。首先，要实现接待工作向统筹配合转变。现在的接待工作一般情况下都是需要多部门的配合，而在现有的模式下，接待工作都是由学校办公室承担，单一的模式很难及时的应对突发情况，统筹起来难度也比较大。要实现接待工作与所涉及的部门紧密对接，提前做好应对方案，各部门同心协力，分工合作。其次，要根据实际情况，实现从统一接待向各对口部门接待转变。对口部门之间的交流，能直接的切入主题，这样能在最短的时间内达到来访者需要了解内容的目的，提高交流的效率。

　　（三）简化接待程序，做好“廉政”接待

　　在全国上下开展党的群众路线教育实践活动以及落实中央八项规定的大背景下，简化接待、廉政接待已经是大势所趋。中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关国内公务接待管理规定》中明确的规定公务接待管理，厉行勤俭节约，反对铺张浪费，加强党风廉政建设。公务接待应当坚持有利公务、务实节俭、严格标准、简化礼仪、高效透明等原则。因此，新形势下做好接待工作要与加强廉政建设相结合，廉政建设是党的建设的重要内容，也是克服腐败建现象的一项重要举措。廉政建设并不是为了把接待工作控制死，而是更好的服务于接待工作，保障接待工作的顺利平稳，两者之间是相辅相成。廉政建设能促使接待工作规范化和制度化，而接待工作要求既要按规定办事不失原则，既要注意勤俭节约，又要坚持热情和周到服务这正体现着高校廉政建设的基本要求。

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