办公自动化系统在高校信息化中的应用

　　中图分类号：R197.324 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2014）05-0221-01

　　1 办公自动化系统（Office？ Automation System）

　　办公自动化系统是20世纪70年代中期发达国家根据社会需求为提高办公效率而提出的，是通过现代化的高科技工具，通过计算机网络，实现文字、图片、视频等文件电子化操作，大大提供劳动者的办公效率。

　　当前办公自动化系统的实现需要计算机系统以及计算机网络技术，目前采用的主要有两种结构，即：B/S（Browse/Server）结构以及C/S（Client/Server）结构。这两种结构各有优劣，高校可以根据不同特点采用不同的结构，以适应学校的办公自动化的需求。

　　1.1 B/S结构

　　B/S结构是由学校内部的各个节点，通过外部互联网，利用计算机软件系统，把各个节点相互连接的一种网络。相对于C/S结构来讲，这种B/S结构的最大优势在与维护方便，操作简单，只要通过网络利用浏览器随时随地都可以操作。但是B/S模式对外部互联网的要去依赖性非常强，外部网络一旦出现故障，就可能导致整个学校办公网络出现问题。

　　1.2 C/S结构

　　C/S结构是由学校内部的各个节点，通过内部网络，利用计算机软件系统，把各个节点相互连接的一种网络结构。这种结构相对于B/S结构来讲，最大的优点是不依靠学校外部的网络，仅靠学校内部的网络就可以自主实现，无论学校是否与外网相连，都可以采用这种结构，这可以确保学校的安全，防止外界网络的侵袭。并且这种结构的处理速度非常快，很适合工作量大的场合。但是C/S结构的办公自动化系统也有其不足，例如，需要安装特定的软件，只能用于局域网，学校与其他机构之间无法进行交流。

　　1.3 办公自动化系统的特点

　　（1）集成化：软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。（2）智能化：面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。 （3）多媒体化：包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。

　　2 办公自动化系统在高校信息化建设中的意义

　　2.1 实现各部门及时沟通和实现信息资源的共享

　　利用办公自动化系统，各部门可以实现信息共享，可以通过办公自动化系统可以发布信息或公告，通过即时消息或任务处理的形式实现信息的及时传递信息。通过该系统，能够促进各个教学单位和教辅单位之间的沟通，共同合作，提升学校的整体办公效率。

　　2.2 实现各部门信息的规范管理

　　办公自动化系统最有利的地方在于对文件、文档的规范管理工作，可以实现文件的电子化操作，便于使用者查询、整理，便于信息和数据的统计，提高各部门对使用信息的搜索和查询效率。

　　3 办公自动化系统在高校信息化建设中的具体应用研究

　　3.1 会议管理

　　利用办公自动化系统可以方便地实现会议事物管理，例如会议的通知，会议消息的发布以及会议人员的管理。高校内部的工作人员可以通过办公自动化系统查看即将进行的会议，查看会议的详细信息。

　　3.2 办公业务

　　高校一般都是由教学和教辅单位组成，教学单位一般是以系或者学院为单位，教辅一般是以处或室为单位，办公业务平台可以建立不同部门子系统，这个各个单位可以独立操作自己部门的子系统，提高工作效率。比如，教务处对学生信息根据学校进行编码，记录学生的考试成绩、考勤等，招生就业处通过系统可以分析出招生和就业的动向。

　　3.3 通讯平台

　　为了方便高校员工的沟通，考虑到防止互联网病毒侵袭，可以利用办公自动化系统建立邮件和即时通讯平台。可以实现实时通讯，传送文件信息，加强内部员工的交流与合作。

　　3.4 公告发布

　　传统的公告发布是在学校的公告栏处张贴纸质文件，员工有时没有见去看公告栏，造成公告的无法及时送达。为了解决此弊端，可以利用办公自动化系统建立公告发布平台，将要发布的公告通过系统及时的发送出去。

　　3.5 文件管理

　　由于高校各部门的分工不同，各个部门都有大量的文件，要实现对这些文件的有效管理，必须有针对性地开发出合理的办公自动化系统。利用该系统可以做好文件管理工作，实现文件的接收和发送的电子化处理，对文件的批办、审核以及签发都可以实现电子化。

　　3.6 其他应用

　　办公自动化系统在高校信息化中的应用越来越广泛。可以用于课程安排，为教工课程安排提供向导，可以通过OA系统实现课表的网络化，方便师生查询；可以建立通讯录，师生可以通过系统及时地查询到所要联系的教师或学生的联系方式；可以通过OA系统查询到教工自己的工作信息，比如薪酬发放，绩效考核结果，工作日程等。

　　4 办公自动化系统在高校的发展前景

　　随着网络技术的飞速发展和智能终端的不断更新，办公自动化系统的应用也趋于多样化，利用无线WIFI可以实现手机、PAD等只能终端与电脑服务器的连接，开发出相应的办公自动化软件即可实现真正的随时随地“掌上办公”。

　　5 结语

　　随着高校信息化教育发展的要求，办公自动化在高校的引入和应用也越来越广泛，全国大部分的高等院校都有自己的办公自动化系统。相信在不久的将来，高校的办公自动化的发展必将更进一步，能够更加有效地促进高校各项教育事业的发展，更快地跟上以信息和效率为主要特征的社会前进的步伐。

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