独立学院档案管理之我见

摘　要：独立学院档案管理工作是记录独立学院发展的重要依据。近年来伴随独立学院的发展与壮大，教学管理水平的逐步提高，独立学院的档案管理工作已不能满足日益发展的教学工作需要，为此需要寻找适合独立学院发展的档案管理办法，本文从档案管理的内容和现状出发，提出加强档案管理的建议。

关键词：档案管理；独立学院；教学管理
       独立学院作为我国高等教育事业的新生力量，伴随着现代科学技术的进步和高等教育事业的发展,招生规模的不断壮大, 管理逐步走向规范化。近年来很多学者关注独立学院未来发展趋势，在针对如何提高办学质量、教学管理水平等方面展开了很多深入的研究与探索，但对于独立学院档案管理工作的研究较少。2008年8月20日, 教育部与国家档案局发布第27号令《高等学校档案管理办法》为独立学院档案管理提供了重要依据，体现独立学院整体办学水平和教学质量的重要指标就是档案管理的规范化。因此如何做好教学档案工作，为独立学院的教学实践、教学研究、教学管理提供重要的参考资料，对独立学院教学工作起着至关重要的作用。
　　一、独立学院档案管理内容
　　档案是在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料组合。独立学院的档案管理内容按教学工作内容来分包括以下几个部分：
　　1. 教学文件档案
　　教学文件类档案包括与教学工作相关的所有工作资料，如学科建设规划文件、专业建设规划文件、人才培养方案、实践教学相关文件，课程建设与教学改革等文件资料。
　　2. 教务工作档案
　　教务工作档案是指与教学管理相关的所有工作资料，包括各类考试的安排、教学检查工作的记录、学生对任课教师的评议结果、教学质量保障的体系等相关内容。
　　3. 教师业务档案
　　教师业务档案包括所有任课教师个人信息资料、职称评定情况、科研及工作量完成情况、年底工作考核情况等。
　　4. 学生学习档案
　　学生学习档案包括学生学籍情况、学生考试成绩、学生教材预定情况及教材费统计情况、毕业论文成绩等相关资料。
　　二、独立学院档案管理现状
　　1. 独立学院发展时间较短，档案管理工作比较薄弱
　　一般认为，独立学院产生于1999年，以浙江大学与杭州市人民政府联合创办浙江大学城市学院为标志。到目前为止，独立学院经历了13年的发展历程，这与国内公办大学的办学时间相比，独立学院像刚刚成长的婴儿，无论教学水平、师资力量，都与公办大学有较大差距。独立学院档案管理工作显得更为薄弱。
　　2. 档案管理人员业务水平不高，工作效率较低
　　独立学院的领导对档案管理工作重视程度不高，导致对档案管理人员的素质要求也较低。有的档案管理人员没有经过系统的专业知识学习和培训，直接上岗；有的学院不设立档案管理岗位，而是由教学秘书兼职担任；也有的学院办公室负责学院所有档案管理工作，由办公室秘书全权负责，不是安排专人专管，导致工作效率不高。
　　3. 档案分类不清晰，整理不规范
　　档案管理人员对于档案管理制度及政策了解不够，档案分类工作不够细致、规范，在查找资料时，常常出现找不到资料、资料没有及时保存或资料丢失等问题，不能为教学工作提供有效凭据，影响学院整体教学管理水平。
　　4. 领导对档案管理重视度不够，管理模式依旧手工化
　　目前很多独立学院的档案管理仍然停留在手工阶段。从教学资料到各种试卷管理都是手工完成的。笔者了解到的有的独立学院，有的根本没有固定的档案室，随便找一个教室，存放一些试卷，就算作“档案室”。一方面体现独立学院领导对档案管理工作不够重视，另一方面体现独立学院档案管理缺乏规范性管理。
　　三、加强独立学院档案管理的几点建议
　　1. 加强档案管理人员的业务学习，提高服务意识
　　目前独立学院正处于向民办普通高校“转设”的过渡期，很多学院对档案管理工作不够重视，档案管理人员往往都是由教学秘书兼任，没有实现专人专管。在管理过程中，由于管理人员的专业知识水平、技术水平有限，因此往往会出现管理不到位的情况，缺乏服务意识，工作不认真、拖沓，缺乏工作效率。针对这样的局面，唯一的解决办法就是开设多种培训，或者加强对外交流，让管理人员有更多学习机会和途径，学习其他院校成功的管理经验，应用到实际工作中去，达到学以致用。
　　2. 抓好信息化管理与服务，实现档案管理智能化
　　独立学院的档案管理一直处于手工操作的管理状态。伴随独立学院办学规模的扩大，国家对独立学院的教学评估的要求，完全用手工操作、实现档案管理显然不适应独立学院发展需求。实现档案管理信息化和智能化是规范档案管理工作的唯一途径。独立学院可以将各类档案的信息输入到计算机中，查找和查阅随时记录，有专人负责管理，真正实现档案管理水平现代化。
　　 3. 提高教学管理水平，实现档案管理规范化
　　提高教学管理水平，对档案管理规范化有重要作用。在档案管理工作中，可以考虑做好以下几方面工作：一是原始资料的收集，要做到将教学管理部过程中各项基础数据资料和文件材料均有备份；二是对原始资料进行整理，可以按工作过程分类，也可以按工作内容分类，比如可分为课堂教学环节档案资料、教学检查档案资料等等；三是对查找档案、借阅档案要有记录，方便查找各项档案资料的使用情况，防止档案遗失等情况出现。四是管理人员要有管理意识，认真负责，细心做好档案的收集、整理及记录工作，尤其对有保密性质的档案，不能泄露。
　　参考文献：
　　[1] 罗鸿光. 当前高校档案工作存在的问题及对策[J] . 大理学院学报, 2009.
　　[2] 常虹. 档案事业可持续发展研究[J] . 经济研究导刊, 2009.
　　[3] 王敏，伍家梅. 高校系级教学档案管理的创新模式思考[J] . 中国科技信息, 2010.

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