高校科研档案管理刍议

摘　要：高校科研档案管理, 对于提升高校教学科研水平具有重要意义。本文分析了高校档案管理的特点，并针对当前高校档案管理中存在的问题和现状，提出了加强高校档案管理，提高科研档案效益的具体措施。

关键词：高校 ；科研档案管理；对策

      21世纪以来，科学技术发展迅猛，高等院校的科研水平得到了进一步提高。据不完全统计，全国两院院士的37%以上集中在高校, 全国重大科技成果的1 /3出自高校[2]。科研档案作为高校科研工作的衍生品，真实记录了高校科研活动的全过程。不过，目前的高校科研档案管理工作仍然存在着管理模式陈旧、档案意识薄弱、管理人员素质低下等问题，制约了高校科研工作。如何破解科研档案管理中的难题，提高科研档案的效益，这是很多学者关注的一个重要话题。
　　一、高校科研档案管理的特点
　　据国家档案局的规定：“科研档案是指在科学技术研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文字材料。”[3]高校科研档案作为高校科研工作的衍生物，是凝结广大高校科研工作者智力劳动的结晶，具备着一定的学术价值，具备以下特点4: 
　　1、历史阶段性与成套性的矛盾统一
　　高校科研档案作为高校广大师生从事科研活动的原始证据，它记录和表达了当时的科研工作状况。与其他类型的教学档案一样，科研档案起到了承上启下的作用，具有一定的历史价值。它真实、准确、完整地再现了高校科研工作的片段或整个过程、发展轨迹。科研档案管理，可以体现出一个学校的学术研究水平。与此同时，科研档案是围绕着某个科研项目的开展的，这样自然而然地形成了一系列相关的科研文件，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又依靠总体的科研程序和科研内容紧密衔接，构成了一个反映该项科研活动的文件整体。
     2、现行性与保密性的矛盾统一
　　有学者指出所有档案都与原单位有密切联系阶段，具有现行性的特点，所以说，科研档案在进入档案部门保存后，其承载的科技信息在较长时间内仍然具有很强的现实效用。而与此同时，随着信息技术的发展，信息日益成为一种重要的战略资源，有的科研档案直接影响到科研部门的专利权和相关利益。在市场经济条件下，某些科研档案还具有一定的保密性。总之科研档案，是现行性和保密性的统一，对于高校档案管理工作提出了更高的要求。  
　　3、科研档案专业性与管理人员知识单一性的矛盾统一
　　科研档案管理就具体的高校和科研部门而言，都有特定的范围、业务内容和职责，具有很强的专业性。我国高等学校科研门类多、学科多、覆盖广，同时各专业载体和媒介具有一定独特性。正所谓隔行如隔山，不同的科研工作对相应的科技档案工作内容，在搜集、保管环节均提出了不同的要求。而我国的科研档案管理人员自身知识结构存在缺陷：第一种是文科出身，具有较扎实的档案管理技能，却缺乏行业专业知识；第二种是理工科出身，他们具有较强的专业知识和实践经验，但他们不了解档案管理知识和技能。
　　二、高校科研档案管理存在的问题5
　　根据笔者了解和掌握的情况，结合杭州市多所本科院校调研的基础上，高校科研档案管理还存在以下问题:
　　第一，归档范围界定不到位，归档难。高校科研档案归档范围的界定的原则不明确，没有保证成果性和记录性并举。档案材料不能保证其成果性、记录性、完整性、凭证性，这样直接影响高校科学技术研究的效果。多数科研人员在科研过程中，重视结果轻过程，重得奖轻积累，他们认为科研档案管理是档案部门的事，与自己无关。个别科研工作者私心较重，寻找各种理由拒绝归档，将核心技术档案据为己有，造成档案归档难。
　　第二，重视程度不够，归档意识淡漠。6多数高校的科研档案工作并没有得到应有重视，档案管理人员的归档意识较差，不能及时准确地把材料归档，在科研实际工作中没有明确归档内容、范围，各种规章制度形同虚设，没有落到实处。
　　第三，管理机构不完善，管理人员不稳定。我国大多数高校都设立档案馆等管理结构，却主要是针对文书档案而言。科研档案管理目前处于起步阶段，各管理部门多头管理，分工不清晰，档案管理出现问题互相推诿责任。档案管理人员有的出生文科，却缺乏行业专业知识；大部分出生理工科，多数是兼职，档案专业知识和技能欠缺，也没有充分的时间和精力从事科研档案管理工作。
　　第三，档案保管条件差，管理设备陈旧。我国高校的科研档案单独设立科研档案室的较少，在实际档案管理中，纸质档案多电子档案少，传统设备多现代化管理工具少。多数高校科研档案并没有进行严格规范化管理，普遍存在管理混乱、随意堆放现象，既不利于后期查询，还存在一些安全隐患。 
　　第四，科研档案利用率不高，开发效益低。目前不少高校科技档案管理存在重建设轻利用、重管理轻开发的问题。大部分高校的科研档案不向广大师生开放，很多珍贵科研文献资料堆放在档案室中渐渐陈旧。科研档案本身具备着经济效益和社会效益，而目前高校科研档案的利用处于真空状态。
   三、加强高校科研档案管理的对策
　　上述科研档案管理的现状和问题，需要高校管理者统筹兼顾，合理地处理其中存在的矛盾，采取有效的措施。借鉴国外科研档案管理的先进经验，笔者认为加强科研档案管理，提高科研档案的效益，可以从以下几个方面入手：
　　一、增强档案意识，建立健全档案管理制度
　　首先，应该要得到学校领导的支持重视，增强科研档案意识，把科研档案工作纳入学院工作的议事日程，加强《档案法》的学习与宣传，使科研工作者增强档案意识，形成良好的科研档案管理氛围。
　　其次，应当建立健全科研档案管理制度，高校必须制定行之有效的管理制度，如科研档案归档、保存、借阅、开发制度等。制定规范化的科研档案管理流程，使科研档案管理人员有法可依，消除目前档案管理无序现状，予以有力制度保证。   
　　再次要明确科研档案管理内容，采取最优管理模式。应采取多元化视角和文件连续体模式，保证科研档案的多样化来源模式，以保持科研档案的真实性、完整性、可靠性、长久可用性为主要目标，实现科研档案的社会价值。7
　　二、加强队伍建设，提高档案工作人员素质
　　在信息化、数字化背景下，档案管理者将要扮演多重角色，承担多重任务，既是科研证据的收集者保管者、社会记忆的形成者，又 是科研档案信息和知识的构建者。科研档案工作人员要加强学习，成为复合型管理人才，有必要掌握一些相关法律知识，如专利法、合同法等等。同时，还要学会利用网络化手段，实现档案资料查询和检索的数字信息化，切实提高档案管理水平和工作效率。
　　三、转变工作思路，提高科研档案的社会效益
　　在信息共享时代，高校科研档案工作应该扩大社会服务职能，体现科研档案的社会价值，发挥科研档案的作用和价值。高校科研档案管理者必须转变思想观念，站在情报信息管理的高度，来重现认识和构建高校科研档案工作。应该借鉴国外档案管理的方法，吸纳客户关系管理理念，采用基于客户服务的科研文件管理思想，积极开发和利用科研档案的经济效益和社会效益。
　　四、积极主动上门，加强科研档案的动态管理
　　科研档案管理应该建立在动态的全员参与基础上，而非纯粹的静态控制。档案管理部门要注重科研档案成果开发，加强校内外科研技术合作，边保存边开发，使高校科研档案管理工作在良性循环的模式下运行。
　　参考文献：
[1] 仁传宇.科技档案管理学（修订本）［M］.北京：中国人民大学出版社，1998.
[2] 张静. 论科研档案管理规范构建的宗旨——基于三个现有规范的分析［J］. 档案学通讯，2010，（04）.
[3] 张金平.高校教学档案工作的思考［J］.兰台世界，2007,(17)
[4] 王晓东.浅析高校科研档案的管理与利用［J］.档案天地，2012,(02)
[5] 王淑改.企业科研档案管理初探［J］.北京档案，2012,(01)
1 本文是杭州师范大学中青年培育项目“脱髓鞘小鼠研究模型的建立”（2011XJPY10）的阶段性研究成果
2 高杰等.我国高校科技成果转化的现状、影响因素与对策研究[J] 中国科技信息 2005,23.
3 国际档案局.科技技术研究档案管理暂行规定[Z]. 国档发[1987]6号.
4 林光斌.从辩证思维角度分析高校科技档案工作「D].成都理工大学硕士学位论文.2011,5
5 张玉霞.高职院校科研档案管理刍议[J]. 大家.2011.15
6林光斌.:从辩证思维角度分析高校科技档案工作「D].成都理工大学硕士学位论文.2011,5
7安小米. 中外科研档案管理的现状比较及借鉴[J]. 中国档案.2007,08

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