高等学校学院办公室工作及考核评价体系研究

摘　要：高等学校学院办公室是高校中沟通上下、联系左右、连接内外的枢纽机构，其工作成效直接关系学院乃至整个学校工作能否顺畅有序地运行。因此，建立完善高校学院办公室工作的考核评价体系，对于促进高教事业的稳定、和谐、健康发展，具有十分重要的意义。本文在分析建立高等学校学院办公室考核评价体系基本原则的基础上，论述了当前通过绩效考评体系应解决的主要问题，提出了办公室人员通过考评体系应提升素质的重点方位，最后给出了搭建高等学校学院办公室考评体系的基本框架。

关键词：高等学校；学院办公室；考核评价体系
　　在新形势下，高校建设快速发展，管理制度改革不断加强，特别是学院制建设工作的启动使高校管理重心下移，下属的二级学院办公室管理任务加重，院办公室职能的多面性增强，学校教学、科研、行政等方面的组织、管理和实施，都要在学院的管理工作中得以落实，其工作成效直接关系学院乃至整个学校工作能否顺畅有序地运行。但长期以来，高校中这样一群至关重要的工作机构，其年度或阶段性工作的成败得失，往往仅凭办公室自己的一纸工作总结就了事，以至于学院办公室工作如何发展和提升几乎无人问津。因此，建立完善高校学院办公室工作的考核评价体系，以此引导学院办公室健全工作机制，提升人员素质，改进服务管理，履行其新形势下与日俱增的职能要求，对于促进高教事业的稳定、和谐、健康发展，具有十分重要的意义。
　　一、建立考核评价体系的基本原则
　　建立高校学院办公室绩效考评体系，既是突破旧的管理模式，增强学院自身竞争力的需要，也是提高整个学校行政管理水平的重要途径，它可以并且应当促使和引导学校与教职员工破旧立新、扬长避短，逐步达到双赢的状态，提升学校的整体竞争实力。因此，建立绩效考评体系必须遵循几个基本原则：一是开放式原则。学院办公室服务与管理的对象是师生员工，分布分散而需求各异，管理者和被管理者之间需要互动，进行经常性的绩效沟通，才能准确地评价管理，表达诉求，推进管理。这样，为了提高管理绩效，有必要建立一个开放式的、全通道式的绩效沟通网络，使学院办公室管理服务对象、被考核人员、制定战略的高层决策者、人力资源管理部门、直线行政部门、其它的行政部门之间实现全方位沟通。二是动态绩效原则。管理工作本身是一个动态过程，动态管理是一种基于辩证思维的管理观和方法论，最能挖掘组织潜力和应对外界挑战。首先，由于高校必然也会受到社会各种因素的影响，这就对学院办公室工作目标的制定与达成和各种管理工作都产生动态影响，所以学院办公室工作的绩效管理必须遵循动态管理原则。其次，高校行政管理中目前存在的种种问题也只有在动态管理的框架内才能得到妥善解决。对学院办公室工作的绩效评价不仅要注重过去所取得的成绩，更要注重对现状和未来能力发挥态势的考察和分析，这样才能把绩效考评变成发展进步的动力。三是绩效问责原则。即以绩效为核心，对学院办公室履职进行监督以及对过失行为进行责任追究。绩效问责不仅是高校稳定与发展的一项制度保障，也是提升高等教育质量、实现高校公共服务以及增强高校回应外界能力的重要途径。四是持续改进原则。由于当前绩效管理在我国高校行政管理应用中存在一些问题与偏差，特别是绩效管理的非连续性问题多有发生，改善这一问题的具体措施就是改变原有的工作思路，用持续改进的原则来实施绩效管理。将绩效管理设计成一个动态的开放式的工作环，这样才能使学院办公室管理水平不断地提升，而不是阶段性提升。
　　二、当前通过绩效考评应解决的主要问题
　　学院办公室的职能设置和工作特点，决定其在学校教学科研活动中必须发挥承上启下的关键性作用。但从全国各地情况看，目前学院办公室工作却存在许多新老问题，影响其职能作用的发挥，亟待通过建立完善绩效考评体系促进其解决。
　　1、职能定位和工作目标不明确。由于近十多年来我国大学发展进入高峰期，院系调整、机构变动频繁，使过去的规章制度亟待修改，调整之后学院办公室职能也有不少变化，这就需要有相应的规章制度来制约和管理。目前学院办公室还缺乏一套准确描述其职能定位以及切实可行的履职规范，使学院办公室的职能与目标相脱节。一些不断涌现的新业务,看似与办公室管理无关,实则是办公室业务的扩展;而一些看似办公室职能的工作,又不属其管辖范围,办公室人员极易越俎代庖。这些都说明学院办公室有必要通过建立完善绩效考评体系，进一步厘清职能和工作目标，促进办公室工作有章可循，稳步发展。
　　2、队伍建设亟待加强。学院办公室处于学校行政管理第一线，应建设一支德才兼备的工作队伍。但目前在队伍建设方面存在诸多问题：一是结构不合理，包括职称结构、年龄结构、性别结构、学历结构。不少高校学院办公室工作人员多为本校毕业留校的学生,有些是为照顾本校特殊人员而安排的家属,这些人当中不乏“半路出家”,且学历、经历各不相同,水平参差不齐,难以适应一支德才兼备的干部队伍对人才各方面结构的要求。二是素质不适应。人才结构不合理，必然存在一些人员政治、业务素养相对较低、文化基础知识和现代化办公设施操作技能跟不上,影响其正常履行职责。三是队伍不稳定。学院办公室人员工资待遇多数按照职员职级晋升，与学校专业技术岗位比较，其晋升空间十分有限，而且相同档次职级其待遇也相对低。若没有配套实施相应的激励机制，难免会挫伤院系管理岗位人员的积极性，人们总想离开学院办公室而转到学校的职能部门工作，造成队伍不稳定。
     3、大部分院系办公设施相对落后。随着信息技术的飞速发展,计算机和相关技术广泛应用于高校管理的方方面面。但大部分高校院系现代化办公设施投入不够,硬件软件都不齐全,院系办公手段难以适应自动化、信息化、网络化的要求。同时办公设备的使用与维护技术性很强,知识更新周期又越来越短，学院办公室人员的技能培训和继续教育亟待加强。
　　三、考评体系需要引导办公室人员提升素质的重点方位
　　绩效评价条目和内容的设定，应当与时俱进，符合时代的要求和院系的特点，引导被考评者适时调整状态，自觉学习，提高知识技能，适应办公室工作综合性、执行性、协调性、服务性、时效性的特点。
综合性。由于高教事业的不断发展，学院办公室的 工作也由过去简单的公文处理和来人接待,逐渐扩展为包含行政、教学、科研、党务、人事、及教职工福利等多个领域，工作范围广、事情杂、头绪多。执行性。学院办公室属于管理层, 而不属于领导层。这一属性要求其必须把贯彻执行党和国家的方针政策，落实院系的各项安排和领导指示放在履行职能的首位，并在执行中抓好监督检查、信息反馈和上下沟通工作。协调性。在统筹落实教学、科研、行政工作中,需要与上至校级职能部门、院系领导，下至教师学生沟通信息、协调关系，打成一片；需要有效整合力量，推动工作落实。其协调作用是多层次、全方位、综合性的。服务性。一要为师生服务,急教学科研工作之所急，解师生员工之所难，做到耐心、细致、热情、周到，在琐碎、平凡的工作中创造良好的教书育人环境；二要为领导决策服务，围绕院系重点工作调查研究、收集反馈信息，当好参谋助手。时效性。学校的教学科研是一项系统工程，各个环节环环相扣，要求学院办公室落实每一项工作要及时周到，能上午办的事不拖到下午，能今天完成的事项不搁到明天。尤其不可超越上级约定的时限才落实任务。
　　由于学院办公室工作具有这些特点，这就对办公室人员提升素质、找准站位、适应工作提出了特殊要求。
　　首先要引导管理者提高素质。高校是人才和知识密集的地方，要求办公室工作人员不仅要有丰富的社会科学知识，还要掌握一定的自然科学知识，以及经济、法律、外语、计算机、社交礼仪、旅游文化等多方面的知识和技能，掌握现代管理科学知识，具备使用现代办公设备的能力，力争成为博学多识的“通才”和“杂家”。不仅要向书本学，还要向实践学，向周围的同志学，善于调查研究，不断更新知识，提高工作能力。工作生活中严于律己，率先垂范，“不以善小而不为”，“不以恶小而为之”，养成习惯。坚持“己所不欲勿施于人”，凡要求别人做到的事情自己首先做到。
　　其次要引导管理者提高工作责任感、紧迫感。要淡化权力情结，强化服务意识。对领导部署的任务,要迅速行动, 跟踪反馈, 件件有落实、事事有回音。工作既要雷厉风行，又要一丝不苟。办公室工作，大量的都是周而复始、琐碎繁杂的重复性劳动,要把每一件单调的、平淡的, 看似鸡毛蒜皮的“ 小事”,作为“精品”来完成，体现出经办者的最好水品，折射出所在院系及其领导者的能力水准。
　　第三要引导管理者讲究工作方法。学院办公室的工作对象是人，做的是解人难、暖人心、调动人的积极性的工作，因此，要把对服务对象的人文关怀放在首位，做到对上级、尊长诚实、尊重、不卑不亢，对师生员工谦虚、礼貌、平等待人；同事之间大事讲原则，小事讲风格，善于换位思考，多做团结 “补台”工作，构建融洽的工作环境。
要能通过建立完善考评体系，引导、激励人们自我完善，不断进步，就要设置一系列有针对性、可操作性强的责任目标、岗位要求。不少方面的工作质量要求是难以用量化的指标去评估的，一般只能通过定性的方法来表述。进行行政管理目标的评估，应采取定性与定量相结合的模式。能够量化的应当量化；对那些无法量化的指标，可采用比较具体的、可操作的定性表述，尽量做到规范、科学、切合实际，这样才能有效地发挥目标管理的导向作用和激励作用。
　　四、考评体系的基本框架
　　基于对考评目标、方式和重点等方面的上述思考，考评工作的基本框架设想如下：
　　1、考评对象。学院办公室及其下属机构和所有工作人员，即机构和人员两个部分。
　　2、考评依据。对机构而言，主要依据其阶段性发展计划、专项计划和年度工作任务，考评其完成情况；对个人而言，要在对其岗位性质、工作环境、资格能力、责任权限、工作标准进行综合分析的基础上，形成职务说明书，作为考评其德、能、勤、绩表现的主要依据。
　　3、考核关系。直接上级对直接下级进行考核，间接上级负责审核，人力资源部门汇总考核分数，直接上级和人力资源部门负责考评结果的运用。
　　4、考评目标的设置与确定。对机构而言，考评目标分业务目标和内部管理目标两部分，各占一定的绩效权重。业务目标主要是指学院（系）下达办公室年度要完成的重点工作目标及按照学院（系）年度工作要点确定的目标任务。内部管理目标主要指办公室、科室人员教育培训、素质能力提升情况和服务对象的对服务质量、服务水平的满意程度。
　　对于工作人员，考核目标除常规的德、能、勤、绩目标外，重点应考察其知识技能进步情况，特别是服务对象和上级领导要求其整改事项的落实情况。
　　5、考评方式。平时收集服务对象及校内外反应与年终考评相结合，包括利用网络技术等手段征询意见；个人自评或者述职与组织考评相结合。
　　6、考评结果的运用。 一要及时反馈考评结果。绩效考评本身并不一定能提高管理绩效，还应该根据考评所提供的线索，分析诊断存在问题的原因。通过绩效诊断，如果发现是绩效管理制度出现了问题，阻碍了管理绩效的进一步提高，就应该及时对考评制度进行反思和调整；如果是办公室人员个人的原因，也应该及时沟通。考评结果的反馈应该是双向的、互动的，领导与被考评者之间要有一个反馈交流过程。反馈交流的内容应该包括完成情况是否达到了预期的目标要求；下一步如何改进和怎样提高业绩；个人能力是否还有提升的空间，应在哪方面加强等等。通过这种持续的反馈交流过程，促进被考评人员积极参与，上下达成共识，充分发挥考评的作用。 二要建立激励机制。应直接将考评结果运用到培训、晋升、任用和奖惩等方面。通过有效的激励手段，调动办公室人员的积极性，维持工作热情。三要建立行政人员档案。把对办公室人员进行考评的结果作为历史记录保存起来，把它与个人在学校的职业发展生涯和报酬分配联系起来，培养办公室人员珍惜荣誉、重视考评结果、追求自身职业发展的浩然正气。对办公室人员的绩效考评应该和整个部门的绩效考评相互联系，相互影响，这样才能充分体现考评的客观性。
结束语
　　总之，在高校的下属学院要做到一个优秀的办公室管理人员是不易的，它与单纯的机关或其他事业单位做管理工作有一定的区别，工作环境及工作对象不同。只有认识到现代化的高校对办公室人员的所具备的条件的要求，才能更好地审核自我，通过不断的学习使自身素质提高 只有对自己的管理角色有真正的认识，才能在这个 平凡的岗位上演绎出精彩的作为。
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