文秘专业大学生入职初期角色转变问题分析

摘　要：由于工作性质的特殊性，人际关系的复杂性等原因，文秘专业大学生入职初期需要在角色上做出较大转变。这种转变的难点主要是对新环境的不适应、工作能力不足及情绪上的失落。解决这个问题需要大学生不断充实完善自我和高校大力推进教学改革两方面的共同努力。

关键词：文秘专业 角色 转变
在当今大学生就业形势严峻的社会大背景下，文秘专业大学生入职初期不可避免地面临社会角色转变这个问题。如何尽快地实现自身社会角色的转变，找准自己的人生定位，已成为衡量一个大学生整体能力水平的重要标准。本文通过调查问卷对即将毕业和已经走出校门的文秘专业大学生展开调查，探讨文秘专业大学生入职初期的角色转变。在“文秘专业大学生入职初期角色转变的调查问卷”中，70%以上的受访者表示在毕业前都曾经考虑过自身角色转变的问题，但对为什么要转变及如何转变不甚了解。
　　一．文秘专业大学生入职初期角色转变的必要性
　　随着经济水平的不断发展，社会对于高级专业秘书人才的需要量也不断提高，这就向实践性和针对性都较强的文秘专业提出更高的要求，不仅要培养出更多的高素质秘书，更需要秘书人员入职后尽快适应岗位，发挥作用。
　　（一）秘书职业性质的特殊性
　　秘书作为一项社会职业，其工作性质具有一定的特殊性。无论是在政府机关、企事业单位还是私人组织，只要从事的是秘书工作，其工作的性质都具有五个共性：辅助性、综合性、政策性、机要性、事务性。辅助性要求秘书必须摆正秘书与领导的关系，准确领会领导的意图，绝不越权办事，遇事要多请示、多汇报，当好领导的参谋和助手；综合性要求秘书要具备多方面的办事才能和较为成熟的办事经验，善于把握全局换位思考，从领导的角度考虑问题，保证做好重要事项的同时，照顾到方方面面的工作；政策性要求秘书必须了解并灵活运用相关的方针政策、法律法规，具备较高的理论水平和政策水平；机要性要求秘书具有高度的责任感、严格的纪律性以及牢固的保密观念；事务性要求秘书要有积极的办事态度，勇于和乐于从事繁重琐碎的事务，任劳任怨，在工作中永远报着“眼里有工作，服务是天职，助人是乐趣”的信念。只有清晰地认识秘书工作的这五个性质秘书人员才能摆正自己在机关单位和社会上的角色地位。
　　（二）社会环境和人际关系的复杂性
　　从学校走向社会对大学生来说意味着一个环境的大转变。大学校园环境相对单纯，只是社会的一个小小的组成部分，在复杂程度、功能作用各方面都与社会大环境相距甚远。对秘书从业人员而言，人际关系的复杂性主要体现在业缘性和隶属性两个最明显的特征上。秘书的业缘性可以从两个方面来阐述：在纵向上，有与上级、同级、下级的关系；在横向上，有与组织内部各部门以及相关单位的关系[1]。从调查问卷的结果来看，文秘专业大学生对自己的人际关系极其重视，92%的被调查者坚定地认为人际关系会对自己的未来产生巨大的影响。从这里我们可以得出一个结论：文秘专业大学生在对人际关系的问题上非常关注的同时缺乏信心。
　　工作性质的特殊性、社会环境和人际关系的复杂性都给即将踏上秘书工作岗位的大学生带来巨大的挑战，要求他们在正确认识的同时也在角色转变上做好充分的准备。
　　二．文秘专业大学生入职初期角色转变过程的难点
　　通过对已入职的文秘专业毕业生的问卷调查，我们发现85%以上的毕业生在入职初期在角色转变上都产生过困惑。综合分析，难点主要表现在以下几个方面。
　　（一）单纯大学生活引起对新环境的不适应
　　调查显示，85%的文秘专业大学生对自己适应新生活环境的能力具有较强的自信心，而只有27%的人对适应未来的工作环境充满信心，因此这里所说的新环境指新的工作环境。大学生习惯了学校的生活和学生的角色，在就业初期对自身角色的转变准备不足，一旦突然过渡到职业秘书的角色，缺乏职业责任感，对工作单位不熟悉、对同事不了解、对工作流程不适应，常常在扮演角色时自觉不自觉地表现出学生角色的习惯行为，造成工作缺乏连续性和准确性，可能需要花费更多的时间、精力才能把工作做好，造成工作效率不高，引来上司的不满和同事的误解进而产生更多的问题。
　　（二）以理论学习为主导致实践操作能力不足
　　大学生在校期间学习了大量的专业知识及相关知识，随着高校教育改革力度的加大，所学的知识也更加全面。但由于大学生在校期间的主要任务是学习理论知识，高校提供的社会实践的条件与社会的复杂现象有一定距离，直接导致大学生实践操作能力不足。很多刚走上秘书岗位的大学生发现，自己运用所学知识指导实践的过程中会产生许多的问题，这些问题可能一方面来自理论知识本身与社会实践脱节的缺陷，更多的则是新入职业的秘书人员在知识的灵活运用能力、创新实践能力、团队合作能力及获取新知识的能力有待提高。
　　（三）缺少平和的心态带来情绪上的失落
     随着社会形势的变化，天之骄子的高傲姿态离大学生们渐渐远去，但初入职场的心态就完全没有问题。缺少平和心态带来的情绪上的失落主要表现为两类，一类大学生入职初期满怀理想，一腔热血，准备在工作中大展宏图，但一接触实际，尤其是实际工作中的消极面，如复杂的人际关系、陈旧的设备、落后的管理方式等往往令这些初涉秘书岗位的大学生无所适从，一下子从理想的巅峰跌入谷底。另一类大学生缺少一种平常谦虚、乐于奉献的心境，在工作中耍小聪明，有着较严重的功利主义思想，主观地认为自己的每一份劳动都要获得足够多的回报，却忽略了秘书作为幕后英雄应尽的责任和义务。
　　三．文秘专业大学生实现角色转变的有效措施
　　从调查问卷的结果来看，有59%的同学觉得文秘专业大学生角色的转变学生自己应该做出更多的努力，他们觉得只有依靠自身的努力才能真正的实现角色的转变。41%的同学觉得学校应该负更主要的责任，因为学校把精力过多地集中到了理论的学习上，忽略了学生角色意识的培养和社会实践的锻炼。我们认为在促进文秘专业大学生实现角色转变上不论学生本身还是学校都应该做出相应的努力。
　　（一）大学生：树立正确的角色意识和价值观，严格要求自己，不断充实和完善自我
　　秘书的角色意识是秘书人员对秘书角色的心理体验，是对秘书责任、义务自觉感知的心理活动。秘书价值观，是秘书人员关于自身社 会价值的认识、理解、感知，是秘书人员对秘书这一社会角色的整体把握，是秘书人员赖以承担秘书角色、从事秘书工作、进行秘书实践活动的思想基础、道德基础和精神动力[2]。正确角色意识和秘书价值观的树立是一个循序渐进的过程。刚刚走上秘书岗位的大学生，由于对新环境还不够了解以及自身社会阅历和社会经验的严重不足等问题，往往造成对秘书工作的角色认识不够清晰，不够深入，没有形成与秘书工作相适应的价值观和价值体系，给自己的工作和生活带来许多不必要的障碍和困惑。同时，在正确的秘书价值观的指导下，培养并强化自己高度的责任意识、鲜明的服务意识、积极的参与意识、较强的公关意识、强烈的法规意识、必要的进谏、规劝意识。只有具备与文秘专业相适应的角色意识和价值观，才能充分发挥自己的主观能动性，更好地做好秘书的工作。同时，还应该努力培养自己良好的心态和较强的心理承受能力，以积极的态度尽快地适应环境，融入社会。
　　秘书的能力是影响秘书工作质量和秘书发挥作用的关键因素,也是满足领导需要的重要条件。秘书工作的复杂性、多样性，和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具备较强的综合能力[3]。这就提醒刚刚走上秘书岗位的大学生要在充分发挥自身优势的同时，严格要求自己，全面提高自己各方面的能力，尤其是知识应用能力、获取新知识的能力、组织协调能力、应变能力、团队合作能力、创新能力。适应社会和新环境的过程就是一个学习、适应，不断学习、不断适应的过程。刚刚走上秘书岗位的大学生应当在正确认识自己的基础上，不断学习，确立自己新的人生发展目标，不断充实自我，完善自我。
　　（二）高校：大力推进教学改革，不断提高文秘专业大学生的综合能力
　　缩短社会适应期，实现从学生角色到合格的职业人角色的转变的过程中，学校教育起着极其重要的作用。有了学校系统的教育和指导，就可以减少大学生“摸着石头过河”，结果走了弯路的现象发生。这就要求学校应该采取多种有效措施来帮助自己的学生更快更好地实现角色的转变。在课程设置上以“实际、实用、实践”为导向向宽基础、活模块的综合化方向发展。按照以下思路进行教学内容的改革，将秘书职业资格证书考试内容适当引入文秘专业教育，在进行基础理论教育的同时着力培养学生的职业技能和适应职业变化的能力，提高自己的可雇佣性，使学生毕业时的综合能力更接近社会的需求，实现从毕业到就业间的“零距离”。在教学内容的安排上，既考虑到学生的接受能力，尽量选择贴近学生的日常生活、既有意思又有意义的内容，以激励学生主动探索知识、建构知识，又考虑到用人单位的需求，以“实际、实用、实践”为导向组织教学，最大限度地满足学生将来就业的需要。以过程性知识为主、陈述性知识为辅，对概念和原理方面的知识学生只需基本掌握就行，把主要精力放在秘书实务和文秘专业技术的教学上。在教学方法上，以培养学生的职业能力这一中心，将模拟公司教学法、案例教学法、情境教学法等综合运用。在考核方式上采取了多种多种多样的考核形式，抛弃了“一卷定终身”的做法，弱化理论考试的成绩，既有阶段性评价，又有终结性考核，将口试、笔试和动手操作有机融合起来，采用“实训考核+书面考核”的形式及多种层次的评价标准，对学生进行全面、客观、科学的评价。
注  释
 [1]季水河.秘书心理学[M].长沙：中南工业大学出版社,1997，152.
[2]孙龙 姚成福.从秘书的定义解释秘书的角色意识与价值取向[J].甘肃科技纵横,2005.
 [3]陆瑜芳.秘书学概论（第二版）[M].上海：复旦大学出版社，2001,66. 本文链接：http://www.qk112.com/lwfw/jiaoyulunwen/gaodengjiaoyu/61523.html