【摘要】教学秘书是高校二级学院最基层的教学管理人员,在高校的日常管理中起着承上启下的桥梁作用,为教学工作的顺利开展提供了必要的服务和保障。本文从教学
秘书工作的特点及作用着手,分析了高校教学秘书工作中普遍存在的待遇偏低、队伍不稳定、岗位职责范围不明等问题,提出了高度重视、提高待遇、优化机制等措施。
【关键词】高校 教学秘书 教学管理
高校的基本职能和根本任务是传授知识、为现代化建设培养人才,教学工作是学校的中心工作,因而也就决定了教学管理在高校中具有至关重要的作用。高校教学秘书是指在高等学校院二级教学部门的教学管理中负责各类工作,并承办上级领导交办的各项有关工作的教学辅助管理人员。是高校落实办学理念、维持教学工作正常开展必不可少的重要力量。
1 教学秘书工作的特点与作用
近年来,随着学校招生人数的不断增加和办学规模的不断扩大,高等院校普遍实行两级管理模式,学校的教学管理重心下移,原来由学校教务处承担的教学管理工作下移到各个二级院(系)。由此以来,二级学院教学秘书承担的日常教学管理事务成倍增加,教学秘书既要起到连接学校教务处和院(系)教学工作的桥梁和纽带作用、协调院(系)领导、教师和学生之间的关系,又要完成本院(系)的教学管理和组织工作.
1.1 教学秘书工作的特点
1.1.1 专业性
教学秘书是一项专业性很强的工作,它要求教学秘书既要熟悉专业课程的内容和特色,又要掌握行政与文秘的基本技能。这就要求教学秘书具备出众的职业素养,以便能够从容应对各类突发问题。
1.1.2 服务性
教学秘书的宗旨是为教学服务、为教师服务、为学生服务,这是教学秘书一切工作的出发点和归宿。教学秘书服务的对象是有思想、有知识的人,面对成千上万的性格迥异、受教育程度、生活环境的不同的教师和学生,都使教学秘书服务的难度加大。由于教师和学生是学校的主体,因此,教学秘书的工作必须建立在真心诚意服务的基础上,急教师所急,解学生所难,全心全意为教师和学生服务。
1.1.3 繁杂性
教学秘书工作贯穿于教学活动的全过程,包括教学管理的方方面面,工作量大;涉及教师和学生的根本利益,工作难度大,但要求准确不得有任何失误与差错,否则会造成严重的教学事故。
1.1.4 机密性
教学秘书工作涉及试卷与成绩管理、教学文件与资料的整理与保存,具有一定的机密性。
1.2 教学秘书工作的作用
1.2.1 参谋和助手作用
教学秘书受学校教务处和院(系)领导的双重领导,既要协助院领导完成教务处下达的各项具体的教学工作,又要做好日常教学管理工作。另外,教学秘书要协助院(系)领导完成本学院各专业人才培养方案的制定、每学期教学任务安排、各类等级考试的报名确认、成绩的登录、教材的订购、教学档案的管理、模拟和实习安排及成绩汇总、毕业论文的选题、教师工作量的核算等教学管理工作和学生成绩的管理、毕业资格审定等学生管理工作,以保证教学秩序的正常井然、教学计划的顺利实施和教学目标的实现。
1.2.2 协助作用
任课教师工作在教学一线,是学校教学工作的主力军,要保证其教学工作的顺利进行,必须有教学秘书的密切配合。在每学期初,教学秘书要向任课教师发放教学课表、学生学习情况记录本等,在学期中,要组织教师做好期中教学检查工作,提交听课记录表和期中教学检查小结;在学期末,要组织老师期末考试出卷、登录考试成绩,协助老师进行首开课、开新课的资格审查等。在教学过程中,还要经常帮助老师处理和协调一些临时性的问题,如解决老师因特殊情况需要调课、更换教室等问题。
1.2.3 服务和指导作用
学生是学校的学习主体,其学习成绩、综合素质决定着学校的教学质量.教学秘书的工作性质决定了他们必须经常和学生接触,他们每学期都要完成学生缓补考及重修考试的安排、各种等级考试的报名、对学生成绩进行整理汇总等工作,每一项工作都与学生的切身利益息息相关,必须以高度的责任感及时准确地落实到位。在教学管理过程中,学生若对教学和教学管理工作有什么意见和建议或在学习过程中遇到什么问题,教学秘书通常要与教学管理部门、院(系)领导或有关教师沟通联系,协调解决各方面的问题。
2 目前高校教学秘书工作存在的问题
2.1 待遇偏低,队伍不稳定
教学秘书的工资、津贴及其它待遇难以和教师、科研人员及行政管理人员相比,通常是院系中待遇最低的人。按照国内大多数本科院校的现行规定,教职工的津贴发放分为两大类:教学、科研和教学辅助系列按职称领取,管理系列按聘任的岗位级别领取。由于教学秘书属于管理系列岗位,于是享受科员待遇,因此即使评上副高级职称,往往也只能按科员档次领取岗位津贴。这样就造成教学秘书们渐渐失去了工作的积极性。
2.2 岗位职责范围不明,认识不到位
教学秘书作为高校的教学管理人员,应该在教务部门和院(系)双重领导下开展具体的管理和服务工作。虽然对教学秘书的职责范围或多或少各校都有些规定,但由于学校的各个部门、院(系)的领导和师生对教学秘书的职责范围不清楚,因而不论是教学管理,还是科研、行政、党务方面的工作,都习惯于找教学秘书。教学秘书的责任重大,任何一个环节稍有拖拉和疏忽,就会影响到整个教学工作和教学质量。但有的领导和教师对此认识不够,甚至错误地将教学秘书视为打字员、话务员、内勤员。
3 稳定教学秘书队伍的主要保障
第一,要高度重视教学秘书工作,把教学秘书队伍纳入到学校师资培养的计划中来,学校应吸引教学管理专业人才。教学秘书不是任何人都可以替代的,教学秘书工作的性质决定了教学秘书必须是一个多面手,他所从事的教学管理不仅仅是一般的行政管理,而是兼有学术和行政双重职能的管理。
第二,要提高教学管理部门和负责教学工作的领导,对教学秘书工作的认识。根据教学秘书的工作特点改善教学秘书的工资待遇,为教学秘书创造一个良好的工作环境。
第三,建立激励机制。对高校的教学秘书可实行岗位聘任制,制定岗位职责,明确工作范围和任务,开展评比活动,奖优罚劣。对于不负责任和管理能力差者要批评或调离甚至解聘;对工作责任心强和业绩突出者给予奖励;对特别突出者晋升院(系)办公室主任等职。
综上所述,教学秘书工作是高校教学管理工作中的重要一环,只有充分认识教学秘书工作的重要性,针对当前教学秘书工作存在的问题与不足,落实整改措施,才能使教学秘书工作日新月异,从而推动教育教学水平的不断提高。
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