加强过刊管理提高服务水平

摘　要： 论述了中小型科技图书馆过刊资源的特点、价值和作用;指出了目前中小型科技图书馆在过刊管理和服务方面存在重书轻刊、馆藏数量不大,重藏轻用、馆藏质量难以提高,人手不够、馆藏文献未做深层次的开发,管理手段落后、工作人员素质不高，影响过刊的利用率等问题，提出了加大投入、保证馆藏过刊的优势,确立管理就是服务的原则,树立服务意识,提高人员素质,从基础业务工作抓起,实行科学管理,利用计算机和网络,实现过刊管理和服务的现代化,做好过刊导读工作,加强对过刊的开发利用等解决问题的措施。

关键词：过刊管理 ，提高水平
过刊的价值与服务对象，过刊是中小型科技图书馆文献资源中极为重要的一部分,蕴藏着比现刊更多的信息，特别是在信息社会里,连续出版物剧增,过刊更是人们查找原始资料,探索和研究工作的重要文献信息源。图书馆要发挥其服务科研、服务生产、服务社会的作用,更应该把过刊的管理与服务当成图书馆期刊工作的重中之重。
一、影响过刊资源利用的原因分析
　　一般地，把当年的期刊称为现刊，而把往年的经过整理、装订、加工分类后入藏的期刊称为过刊，它们之间的划分是针对期刊入藏时间长短相对而言的。与现刊相比，过刊具有更大的开发利用价值，但是，过刊的利用率却更低。
　　1.1从中小型科技图书馆管理角度看，中小型科技图书馆管理者（领导）管理观念落后。一种看法是认为过刊就是价值已“过”的期刊，其发挥作用的时间已过，图书馆只要做好收藏工作就行；另一种是，虽然承认“过刊不过”，但常常因怕丢，怕影响过刊的完整性而规定不外借或采取其他保守的管理措施。这两种做法都或多或少渗透有“藏重于用”的落后观念，影响过刊的利用。
　　1.2读者的情报意识薄弱。期刊是情报传递与交换的主要载体,它已成为促进人类的科学研究、丰富人民的文化生活、推动社会经济发展的同步产物,体现为知识、科学、信息以及它们之间的集聚与传递利用,是形成多方面满足用户需求的物质基础。过去由于读者现代信息意识薄弱,对图书馆现代服务方式认识不足,加之对计算机的操作应用能力不强,很多读者不会利用检索工具查检资料,而是通过对多种期刊的浏览去获得文献的线索,用这种方法查找文献,所得文献资料不够全面、系统,并会导致重要文献的漏检,致使图书馆虽然具有现代化设施和丰富的期刊资源,而利用率却很低,这必然直接影响到图书馆的文献利用率。
　　1.3加工时间过长。要发挥期刊的优势,必须制定相应的制度,保证期刊加工及时,由于种种原因,以前我馆现刊杂志下架后不能及时装订出来,使读者无处可查,期刊的信息含量大,而读者利用率最高的恰恰是近期的期刊,读者只能等到下架现刊装订验收、典藏、入库、上架后方可借阅。这就影响了读者对期刊的利用。
　　1.4从读者自身的主观因素角度看
读者对过刊重要性的认识、外语水平的高低、读者业务能力的不同层次、利
用检索工具的能力等决定了他们能否是过刊室（书库）的忠实读者群。
二、提高文献利用率的措施
　　2.1加强与读者沟通，提高文献资源建设质量。馆藏质量是影响文献利用率的重要因素。提高文献资源建设质量，必须了解本单位科研和生产等情况，建立切合读者需求的藏书体系，加强与读者的沟通与联系，建立信息沟通渠道。
　　2.2加大馆藏宣传导读力度，激发读者阅读兴趣，导读工作是传播、开发文献信息资源，提高图书利用率的有效方法。图书馆必须利用多种方法开展馆藏文献的宣传、导读工作，如在图书馆主页开辟图书介绍栏目，宣传、推荐优秀书刊，发布新书通报、借阅排行榜，让读者及时掌握新书动态。利用板报、宣传栏向读者宣传馆藏资源。 
　　2.3开展读者教育培训工作，提高文献利用效能。读者培训是图书馆为提高读者利用文献资源的能力而开展的教育、培训活动。而读者查找利用文献信息资源能力的高低，直接影响着馆藏文献的利用率。对广大科研人员定期或不定期的举办各种电子资源检索知识培训，介绍各种数据库检索方法、OPAC检索技巧和馆藏资源查找方法，提高读者获取信息资源的能力，从而提高馆藏资源的利用率。
三、以人性化服务为核心，努力营造和谐的借阅环境
　　人性化服务必须体现在对读者关爱之中。人性化服务的本质要求是以满足读者的信息需求为目的，打破馆员与读者之间的身份界限，理解读者、关心读者、爱护读者、引导读者。在服务中体现友善、平等、真挚的服务精神，通过人性化和充满人性关怀的优质服务，使读者对图书馆有宾至如归的信任之感。
四、做好过刊加工工作
　　4.1缩短加工周期。外文过刊加工周期长，从现刊下架到过刊入库，这中间要经历现刊下架、装订、过刊编目、加工、入库等众多环节，加上人为因素和客观因素的共同作用，使得其周期很长，影响了过刊的利用。因此，外文过刊加工过程中，首先要掌握过刊借阅的时间规律，以正确选择过刊加工时间，避开过刊借阅的高峰期。另外，还需要加强各流通部门的配合，明确各部门所承担的具体任务和完成任务的时间表，尽量缩短过刊上架的时间。
   4.2重视过刊著录的标准化与现代化，及时向读者反馈期刊名的更改。读者一般先根据二次文献或国际联机检索中获取信息，再进一步查找原始文献，但常常由于过刊的加工在卷、期、年、月项中的著录不全，特别是外文期刊（如：有时是总期号，有时以月代期号，这主要是由于外文过刊工作人员的更换以及没有认真实施《外文期刊著录规则》导致），导致查不到一次文献，影响过刊的利用。
五、加强过刊管理，有效提高过刊利用率
　　5.1从基础业务工作抓起，实行科学管理。要重视并做好过刊入藏的确定、装订、剔旧等基础工作，制定科学的过刊借阅制度和过刊保护措施。对珍贵保存本要复制，对破损过刊要及时修补或重新装订，对不爱惜期刊的各种行为要警示，对偷窃和撕页等不道德行为要严肃处理。
　　5.2确立管理就是服务的原则。过刊的管理与服务，是紧密联系的两个方面。管理不善，服务必然不好。但传统管理与现代管理的一个重大的区别在于，传统的管理主要是完善的保存，而现代的管理重在周到的服务。也就是说,现代的管理要求在完善保存的基础上方便读者利用，要求更高。因此，要废除“重藏轻用”的落后观念，坚持服务导向，确立管理就是服务的原则，改进对过刊的收藏与管理方式。
　　5.3树立服务意识,提高 人员素质。这是新时期对所有图书馆干部职工的新要求。过刊信息量大、品种繁多，需要从业人员具有较为广博的科学文化知识和熟练的业务技能，特别是要掌握一定的现代图书情报学知识、信息资料管理知识,要能够正确识别各类过刊文献的价值，了解国内外相关学科的前沿发展动态和交叉学科之间的相互关系,能解答读者在阅读、利用文献中碰到的疑难问题，引导读者更好地利用过刊资源。
　　5.4实行计算机管理，提高过刊资源利用率 。随着时间的推移，过刊的数量会日益庞大，束之高阁会使这些资料逐渐失去其作用，实现计算机管理可以充分发挥过刊的有用价值。利用现代信息技术对图书馆丰富的过刊资源进行开发利用，是期刊管理工作的一个必然趋势，是提高过刊资源利用率最方便有效的途径。过刊的计算机管理是对过刊室所有的期刊进行全面的清理、整顿、分类、编目，按类排架，建立电子书目档案，工作人员只要通过数据库，就可以了解本馆的收藏、借出等情况，让工作人员从繁琐的手工操作中解放出来，利用更多的时间开展高层次的服务工作，这样才能够大大地提高过刊的使用效率。
六、图书馆期刊服务呼唤人文精神
　　6.1强化服务意识,提高期刊馆藏建设的水平。期刊采集工作是图书馆馆藏建设的关键,也是开发和利用期刊信息的基础。在这种情况下,期刊工作者要熟悉不同层次读者群的需要,熟悉各类期刊的基本内容和质量,做好期刊馆藏建设。为此我们坚持期刊采集的原则,在每年订购期刊前尽可能向有关部门和单位咨询期刊发行新动态,广泛向读者征求收集意见,在文献期刊采集上,要充分利用有限的经费,保证专业期刊订购的完整,以满足阅读需求和丰富读者的业余文化生活。
　　6.2优化过刊库的管理模式。○1优化过刊库的布局。首先，做好书库统计工作，如读者对某一段时期出版的过刊的使用频率，再根据这些统计结果，将利用率相对较高的过刊单独划分出一个刊室集中库存，然后再排架，以缩短读者查询时间。○2优化过刊的排架方式。由于读者进入过刊室一般都是具有针对性，如：针对要研究的课题，因此，在过刊排架时，将同类、相关学科或交叉学科的期刊集中排列，一方面，可以便于读者特性检索，另一方面，还可以利于书库管理人员系统地研究馆藏、按类别宣传、指导阅读和开展定题服务。采用文献报道的“分类、刊名首字及架位流水号”的混合式期刊（ＦＢＬ）排架方式，能满足上述要求，即将同类学科、同一编辑出版单位、同刊名首字的过刊相对集中在一起，体现学科的系统性，方便按类查询，符合读者查询过刊的一般习惯。
　　6.3改变服务方式和手段。传统的管理模式和读者服务工作无法适应新时期广大读者的需求。增强与读者联系,工作重点从期刊保存为中心转移到以读者用户信息需求为中心上来,满足读者服务需求,将读者服务由被动服务转为主动服务,我们制定规划不同的服务项目、服务内容。突出“以用为本”,强调“读者第一”,想读者之所想,急读者之所急,结合我馆丰富的期刊资源,开展主动性服务。
　　6.4加强馆员自身人文修养,提高馆员的人文素质。随着图书馆职能的扩展,期刊馆员的角色也发生了变化,期刊馆员更应该成为信息导航员和教育者,要想胜任这一角色,图书馆馆员必须要热爱本职工作、有开拓进取的信心、有无怨无悔的敬业精神、有甘为人梯的奉献精神、有精益求精的良好工作作风,以及良好的协调能力;馆员素质的提高要融合科学精神与人文精神。期刊馆员在崇尚科学精神，掌握计算机技能的同时,不能放弃对人文精神的追求,只有把科学精神与人文精神融合,才能把工作做好。并平等对待所有来馆的读者,尽最大的努力保证提供的信息准确,而且塑造馆员完美的人文品格。
　　6.5做好导读工作。过刊室工作人员要有较强的业务能力和一定的素养，有善于沟通和良好的表达能力；有“读者至上”的服务意识和强烈责任感；能主动帮助读者了解过刊室目录的各类对应的藏书范围，说明各种目录的组织方法和查检方法，指导读者利用参考和检索工具书，并开展有针对性的定题服务。
结束语：过刊资源是图书馆文献资源的重要组成部分。它蕴藏着巨大的信息量，是科研、生产信息的重要来源。改变传统观念，优化过刊结构体系，加强过刊借阅管理，提高图书馆工作人员素质，是充分开发过刊文献资源的有效措施。在信息数字化、网络化迅猛发展并对图书馆传统的信息资料强烈冲击的今天，需要解决好多方面的因素，不断实践与总结，处理好过刊管理与过刊利用的关系，“活化”图书馆馆藏过刊资源，并最大限度地加以开发与利用，使过刊在科研、生产中充分发挥作用。
参考文献：
[1]邱红.加强过管理提高服务水平[J].重庆工学院学报,2006,(4):192.
[2]张建华.浅谈高校图书馆过刊的管理与开发利用[J].科技情报开发与经济,2005,(2):27