浅析科技查新报告质量控制

摘　要：查新报告作为查新工作的重要体现形式，如何更好地控制其质量显得尤为重要。本文依托多年工作经验，从项目科学技术要点与查新点、文献检索、检索结果和查新结论等方面对查新质量报告的控制进行了分析研究，并提出相关的注意事项。

关键词：科技查新； 查新报告； 质量控制
      查新工作的进行要用查新报告的形式体现出来，查新质量以及查新机构的生存和发展，也是通过查新报告来反映和保证的。查新报告是查新结构以书面形式向查新委托人提供的正式陈述，报告的主要内容是查新事项进展以及结论。国家各部门如教育部、铁道部、科技部以及相关省市都成立有各个学科范围的查新结构组织，而对于查新报告的格式要求则要求不一，有的规定了格式，而有的没有。虽然各个单位查新报告格式不一样，但是主要的内容却是一样的，一般都要包括以下几个方面：查新目的、查新项目的科学技术要点、查新点与查新要求、文献检索范围与检索策略、检索结果、查新结论、查新员与审核员声明、附件清单、备注等。本文主要针对查新报告的重点内容，讨论了对查新报告质量的控制。
　　一、查新项目的科学技术要点和查新点
　　这两点内容乃是查新报告的主线和查新项目的主旨，相辅相成，既独立又密切相关。
　　科学技术要点的作用是要反映出项目的大概面貌，它是项目的主题，在报告中对其的论述应该包括背景技术论述、需要解决的技术难题、采取的方案和技术参数指标、该技术的应用领域等相关技术内容。要着眼于项目本身，对其要解决的问题以及主要的技术特点进行分析，一定注意要简洁明了地概括，切记泛泛而谈国内外研究现状，也无需罗列出所有的技术路线。
　　报告中对于查新点的要求是力争新颖，一定要体现出项目中具有创新精神的技术，它是整个查新报告的主线，关系着后面一系列工作的开战，比如检索词的制定、相关文献的筛选、创新性结论等。查新点一般要从科学技术要点中提取，但是没有特别规定说查新点就必须是技术要点中的主要部分，也可以是从属性的技术特点。
　　以上两个方面的内容应该由委托人进行填写，而现在一些查新结构认为既然是委托人在查新合同中填写的，都是具有约束效力的，查新员无论是否同意查新点的选择，都是无权修改的，这样的认识是片面而错误的。主要原因如下：（1）委托人对于项目的科学技术要点并非理解的很深入，填写合同时往往都是照搬项目书上的内容，没有总结性的归纳和体现，这样的话，委托人制定的查新点一般来说就是不合理的；（2）委托人填合同的时候，个人主观性太强，无法正确制定查新点；（3）委托人对于目前国内外对其科学项目研究的现状不甚了解，导致制定的查新点偏离主线，不够新颖；（4）查新点和科学技术要点对后面的查新工作有着重要的影响，如果制定不好，将直接影响工作开展。是以查新员要对查新点严格审查，按照相关规范开展，切勿泛泛而谈，一定要客观叙述，一般来说查新点的选择，一个到三个为宜。
　　二、文献检索范围及检索策略
　　对于这一点的控制，一般来说就是两个字：全和准。要依托自身资源，尽可能保证文献检索既全又准，但是一般来说，不同的查新机构，其检索资源不同，所以要注重查新资源的建设，力争保证期长期性和稳定性。
　　但是对于“查全”和“查准”两者来说，查准要以查全为基础，而对于检索策略在查新报告上应该如何体现这一问题，应该坚持“查全”为基础，检索策略中必须如实还原出检索过程，虽然有的关键词是错误的，但是也必须列出，保证检索策略的全面性。
　　三、检索结果
　　基于“科学技术要点”和“查新点”的选择，在检索过程中对合理的文献进行筛选判断，找到的密切相关的文献，便是检索结果。相关文献和密切相关文献不同的是，一个是指具有可比性的文献，后者是指和查新项目很接近，使得查新项目失去创新性的文献。
　　对于检索结果的表述，其格式一般为：（1）对检索出的国内外文献总数进行简述，分别指出相关文献和密切相关文献的数量；（2）按照相关规范列出相关文献和密切相关文献的题目或部分文摘；（3）对比分析描述查新点和检索文献的覆盖量，用具有可比性的、简单的句子作逐一说明。
　　四、查新结论
　　查新结论是查新人员按照委托人的查新要求，对比查新点和检索结果，对查新点新颖性及其程度的精确表述，应当具有客观、公正、准确、简明的性质。要注意以下几点：
　　（1）查新结论的文字表达应该具有严谨性（例：在上述检索范围内，通过对检索到的相关文献进行分析对比，……）。
　　（2）通过检索，在最后的查新结论中，应该主要要对委托人提出的每一个查新点做出逐一说明，对于存在创新性和新颖性的查新点，应该指出其与现在研究现状之间的差异和区别。
　　（3）查新结论中的所有表述要注意体现客观性，均应以相关文献内容为据（用上角标注明相关文献的序号），不得有倾向性描述、评价性文字和赞誉之辞以及广告性等用语。
　　（4）有条理地对查新结论进行表述，要注意禁止使用过于宽泛的语句，加强针对性，深度概括结论，还应该注意要对结论进行简单化，切记容易产生歧义的复合结论。
　　（5）没有检索结果的查新点，可以表述为“未见报道”。
　　查新工作可以为科研立项、成果评价、新产品鉴定、奖励申报、专利申请等提供客观的文献依据，其应该具有“有根据、有分析、有对比、有结论”等特点，但是由于查新时间有限或者查新人员素质不高等问题，虽然“有根据、有对比”在目前的查新结构中普遍都可以做到，但是“有分析、有结论”这样的高度还离的很远。查新报告质量的高低是查新工作水平高低的度量器，全体查新人员应该以“有根据、有对比”为基础，尽最大的努力做到“有分析、有结论”，更好地完成查新工作。
参考文献：
[1] 孙利民,张素敏.吉林省科技查新服务现状调查与趋势分析[J].图书馆学究,2008,(1):69-72．
[2] 曾召.科技查新报告质量控制探析[J].图书馆论坛,2009,2.
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