浅议独立学院教学秘书队伍建设

摘　要：教学秘书作为教学管理活动的管理者、执行者、服务者和信息收集和反馈者，在高等院校的教学管理中具有非常重要甚至不可替代的地位。其工作质量的优劣从根本上决定着学校教学活动运转的好坏。本文从教学秘书的工作特点出发，分析目前独立学院教学秘书队伍现状，进而总结如何提高教学秘书的素质和业务水平，从而达到提高高等院校的教学管理水平的目的。

关键词：教学秘书；素质；业务水平；教学管理

    独立学院是普通高等学校与社会组织或个人合作举办的实施本科学历教育的高等学校。独立学院的创办和发展对我国高等教育的持续、健康发展具有重大的意义。目前独立学院正处于从联合办学向完全独立的过渡阶段，要实现独立，除了应具有硬条件如：独立法人资格、独立的校园校舍、独立进行教学和财产管理、招生和颁发毕业证书外，更应具备像系统的教学管理能力这样的软实力。只有教学管理上成功独立，才能保证独立学院教学工作的正常运行和学院的持久发展。
教学管理工作是独立学院工作的核心内容之一，是独立学院正常教学的关键。教学计划管理、学籍管理、选课排课管理、考试管理、成绩管理、教学评价及分析管理、教学资源管理等工作，都直接或间接的影响到独立学院的教学质量。与这些工作紧密联系的教学秘书在教学管理中扮演着管理者、执行者、服务者的重要角色。他们的工作能力和素质直接反应和影响学校整体的教学管理水平、成效。因此，正确认识教学秘书工作特点，提高教学秘书的业务素质，对提升独立学院办学水平具有十分重要的意义。
一、独立学院教学秘书工作的特点
    教学秘书作为独立学院教学工作的基层管理者，其工作有以下几个特点：
    （一）服务性。教学秘书的工作以教学服务为中心，面向教师、学生、领导以及学校其他部门。需要不断强化教学秘书的服务意识，改进服务方法，提高服务质量，向广大师生提供最优质的服务，方可保证学院教学工作顺利完成。
    （二）枢纽性。日常工作中教学秘书就如同一个枢纽，一方面需要将上级领导的指令准确传达给师生，另一方面要收集反馈意见上报。工作中做到“上令下达，准确高效；下情上报，实事求是”犹有必要。
    （三）繁杂性。教学秘书的工作范围几乎涉及教学管理的每一方面。这些工作往往要牵涉教学人员、教学条件等多个方面，但各项工作间联系却并不十分紧密。造成教学秘书日常工作非常庞杂、琐碎。
二、独立学院教学秘书工作的现状
（一）教学秘书人员流动性较大
教学秘书日常工作十分庞杂，涉及教学管理的方方面面。为了按时完成任务，教学秘书往往要牺牲个人休息的时间，影响他们的正常生活和学习。再加上，一些人对教学秘书工作的认识存在偏差，包括一些教学秘书本身都轻视这份岗位的工作。教学秘书的工作得不到认同体现到个人收入、职称评审，考核分配上。这些都造成一旦有换岗机会教学秘书就会离开现有岗位，去一些工作相对轻松的地方。
（二）教学秘书整体基本素质不高
    教学秘书应具备良好的思想素质、业务素质和心理素质。但目前独立学院教学秘书流动性较大，往往是由刚参加工作、没有太多经验的大学生担任，缺乏教学秘书工作应具备的基本素质，这样造成教学秘书队伍整体基本素质不高。
（三）教学秘书对自身工作重视不够
教学秘书的工作包括一般性事务的处理、教学事务的处理和教学文件的整理等工作。看起来都是一些大量但不太复杂的工作，采用简单的处理方式也能处理日常教学管理中的各项事务。这就很容易造成教学秘书对本职工作缺乏责任心，更谈不上不断学习提高，和探索现代化的教学管理方法。
三、教学秘书应具备的基本素质
（一）应具备的思想素质
独立学院教学秘书应具备坚定的共产主义信念，坚持党的教育方针，对工作有极大的热情。教学秘书是教务管理的最基层工作者，应当充分认识到自己工作的重要性，把为师生提供优质的服务作为最高出发点，以强烈的事业心和责任感，饱满的工作热情投入到繁杂的教务管理工作中。
（二）应具备的业务素质
教学秘书的工作琐碎而复杂，而且工作水平的高低直接关系到本部门教务管理工作的正常进行，所以教学秘书的业务素质必须得到重视。
首先，作为教学活动最基层的组织管理者，教学秘书不但要熟悉本校教务管理的规章制度和业务流程，还要不断加强业务学习，系统地学习教育学、管理学等专业知识，才能在工作中得心应手，保证各项教务管理工作能规范有序地开展，。
其次，在科学技术水平日新月异的当今社会，教学秘书要改变传统的办公习惯，熟练掌握计算机知识和办公软件的操作，进一步促进教务管理信息化的快速发展，提升学校管理层次和水平，借助现代化的技术和手段让工作更加轻松快捷。
    再次，教学秘书在工作中还应具备协调事务的能力、统筹管理的能力。独立学院的教学秘书工作繁杂，往往同一时间要面对多个系部，处理多项任务。这就要求教学秘书协调好与他人、与其他部门的工作关系，合理安排工作次序，准确、高效的处理每一件事。
（三）应具备的心里素质
教学秘书的职责承担着学校承上启下的纽带作用，所以要经常接触老师和学生，工作中既要以人为本，又得坚持原则，执行学校一切规章制度，这样才能圆满地完成教学管理工作。但工作中不可避免的遇到各种各样的麻烦问题，这要求教学秘书具有较好地心理调节能力，时刻保持良好的心态。
四、提高教学秘书素质的建议
独立学院的建设需要有一流的稳定的教学管理队伍，特别是有着丰富教学管理工作经验的人员。学院要根据现阶段教学秘书队伍亟待解决的问题出发，提高教学秘书的整体素质，使之适应教学发展需要。    
（一）提高教学秘书地位，激发工作潜力
     独立学院各级领导要重视教学秘书队伍的建设，从多方面提升教学秘书在学校地位。如在职称评定、晋升、绩效评定等活动能给予一定支持，让教学秘书对其工作产生职业认同感。另外，独立学院还可以出台激励措施，对长期从事一线教学管理的、工作表现特别突出的教学秘书给予物质和精神奖励，全面激发教学秘书的工作积极性和潜力。
（二）开展各种活动，提高教学秘书工作水平
     独立学院可以采取培训、座谈、交流等各种行之有效的手段提高教学秘书专业素质和理论水平。比如：独立学院的教学秘书多半是毕业不久的大学生，对教学秘书这份工作认识不够充分，加上本身工作经验也不丰富，直接进入教学秘书这个角色 工作很难上手。此时可以开展岗前培训，帮助他们系统学习高校教学管理的理论知识，帮助他们了解教学秘书具体要参与那些工作，对即将遇到的工作有清醒的认识。工作中也可以组织教学秘书探讨教育学、管理学等理论知识，通过学习先进的理论知识和经验，不断改进工作方法，提高工作水平。
    总之，教学秘书在高校教学管理中起到极为重要的作用，建立高效的教学管理机制，只有建立一支高层次、高素质的教学管理队伍，不断提高教学秘书的素质和业务的能力，才能完成独立学院培养优质应用型人才的任务。
参考文献：
[1] 唐艳.教学秘书如何在高校教学管理工作中发挥作用[J].技术学院学报.2006,(11).
[2] 吕阳.高校教学秘书素质之我见[J].浙江工商大学学报.2005(2).
[3] 张海燕,刘丽华.高校教学秘书工作中存在的问题与对策[J].河北软件职业技术学报,2008(6).

 

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