基于内部控制的固定资产管理的探讨

摘　要： 固定资产占用金额大，使用时间长，在企业生产经营中发挥着重要的作用，对企业的费用、资金流动都有着极其重要的影响。保护企业资产的安全、完整；保证企业制定的管理制度的贯彻执行；预防和控制各种错误和弊端, 并及时采取纠正措施是固定资产内控管理的需要达到的目标。

关键词：内部控制；固定资产；管理

一、 固定资产内部控制的相关要素分析
　　内部控制贯穿于经营活动的全部过程，包括控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通，监督等五个要素，并受企业董事会、管理阶层及其他人员影晌。内控制度五要素内容广泛、互相关联，控制环境是其他控制要素的基础。就固定资产而言，控制环境关系到固定资产管理的制度建设、实施与效果；风险评估直接关系到固定资产正常运行及保值增值；控制活动关系到固定资产的正常使用与合理摊销、价值转移（折旧）；信息与沟通关系到固定资产的采购、使用、处置等通过账务、报表等进行的反映；监督也是固定资产内部控制关键的一个方面。因为固定资产的价值比重较大，使用时间长，使用与摊销不当，或者提前毁损对企业的经营状况、经营成果、现金流量情况的影响都非常大，属于企业的关键控制方面，也是企业容易存在错弊的环节，因此，监督因素也非常重要。
二、 固定资产内部控制的现状分析
（一） 控制环境不完善
　　控制环境直接影响企业员工的控制意识，提供了内部控制的基本规则和构架。目前，较多的企业对于固定资产的采购、使用等都制定了相关制度，但总的来说，相关制度并不是很完整，如在部分关键岗位如固定资产会计、资产管理员等岗位职责说明中对道德与职业操守方面的要求及在招聘和离职方面的特殊重要内容还不够完善。此外，公司虽然制定了有关资产管理的办法和流程，但对相关办法和流程执行和落实不够。如较多的企业在固定资产的移交、盘点方面流于形式，从而直接影响公司的固定资产的安全完整、固定资产记录的真实准确以及固定资产信息泄密。该不足将导致公司对资产难以进行有效管控。
（二） 风险评估不健全
　　较多的企业的风险评估工作还比较薄弱，没有建立起完整统一的公司风险预控体系：要建立一个包含风险预期与识别、评估、报告、处理的完整而正式的风险管理体系。某些企业即使建立了风险评估体系，但往往分散在各部门和业务流程中，多为风险的事后控制，缺乏风险的事前识别与评估，尚没有建立起全面风险控制体系。如果缺乏风险评估体系，将会无法全面识别企业运营中的风险，可能出现盲目投资造成资产闲置及资源浪费的风险，给企业带来经济损失。
（三） 控制活动缺乏必要的针对性
　　控制活动贯穿于整个企业的所有层次和部门，具体包括批准、授权、查证、核对、复核经营业绩、资产保护以及职责分工等活动。控制活动贯穿了固定资产采购、使用、流转、处置的全过程。如对于固定资产采购，需要履行相应的审批手续，并按采购预算进行。投入使用时需要建立领用责任管理制度、移交调拨制度、折旧制度等。在固定资产使用结束时还需要按处置制度进行。
（四） 信息与沟通不完整、不及时
　　一方面，在管理手段上比较落后。目前较多企业传统固定资产管理手段，帐、卡、物的管理各自独立，相互分离，没有一套系统把它们有机地联系在一起。存在资产信息不准确的风险，影响财务报告的准确性，同时也使公司管理层无法掌握真实完整的资产状况。另一方面，在内容上比较混乱，“前清后犯，前查后乱”的现象比较严重。如对于新购的资产没有及时入账，造成盘盈，形成账外资产为固定资产管理和使用带来不便；固定资产的报废、出售等处置控制意识薄弱，未经过适当的授权批准，处理后也未及时通知会计部门入账，造成账存实忘；或者处置收入不入账，形成账外收入，给贪污舞弊带来可乘之机；对于折旧和减值，长期不需用的资产没有根据实际情况按可回收净值计提减值准备。
（五） 监督无力
　　有些企业部门固定资产实物账长期不与财务账核对；财务部门没有要求业务部门、使用部门定期汇报固定资产使用、管理情况,没做到定期进行固定资产盘点。固定资产的相关调整变化不进行相关账务处理,从而造成固定资产财务账面虚高的现象。如某些企业固定资产借出、借入没有经财务部门审核，造成了财务管理和实物管理的脱节。又如某些企业为了缩减内控成本，造成大量固定资产的流失，部分固定资产没有及时维修或更新改造，处于报废状态；同样一部分的资产没有盘点，有些早已不知去向，这些都是人为管理不善造成的。
三、 基于内部控制的固定资产内部控制的改进建议
　　（一）从控制环境的角度
　　企业总是在一定的环境中生存、发展。对于企业而言，内外环境同样重要。内部控制的控制环境就是企业在各内部控制关键点、关键人员的组织机构与行为准则。针对固定资产内部控制，管理层首先要建立合理的组织机构，设置或完善采购、验收、保管、预算及财务部门，明确岗位与职责，相互独立，不得越权，互相监督。明确各部门职责后，管理者要坚决执行其制定的内部控制要求。通过制订关键岗位管理办法，补充对关键岗位范围的说明、在职业道德方面的要求、在招聘和离职方面的等内容。同时通过完善员工离职管理办法，对关键岗位人员的离职的工作交接、公司财产移交、信息保密等方面保持特殊关注。
　　（二）从风险控制的角度
　　管理层应有风险控制意识，根据固定资产管理的目标及时对企业存在的风险进行评估，如由于科学的不断发展，技术上的进步等客观因素，导致设备需要及时改进，以符合市场的需求；或者由于自身内控制度存在漏洞造成管理不善而导致的风险。所以管理着必须有风险意识，若发现问题应及时采取应对措施，以达到控制风险的目的。
　　（三）从控制程序的角度
1.固定资产购建
　　对于企业固定资产的购建，企业应根据金额或重要程度进行立项或预算管理，并由企业相应决策层进行签批，并在公司规定的时限内完成批复；经过工程、行政、信息化等专业部门的审核并留下审核痕迹（签字和日期），公司管理层或授权部门在限额范围内对购置申请审核和批准，并留下痕迹；融资租入项目合同符合公司或国家相关规定，公司管理层或授权部门在限额范围内对融资租赁业务申请进行审核和批准，并留下痕迹。购建完成后，验收部门在验收时可以进 行相关测试，查看固定资产是否符合企业的要求；验收移交给保管人（使用人）时，要进行技术交底，责任手续完善等。
　　2.固定资产的使用、保养与维修
　　首先，要按企业选择的会计制度合理进行折旧计提，并按成本对象进行对象化或费用化。定期进行账卡核对和卡实核对，并留下书面记录；如有差异，对核对发现的差异及时进行确认和处理。其次，固定资产管理部门应对固定资产使用、保养、维修及改造等各情况记录在册，并和财务部门沟通；固定资产维修计划有相应的管理层审批文档；管理层在其由公司规定的维修权限内及时进行审批。要注重修理与改造更新相结合。再次，盘点符合公司制定的政策和规定，并至少每年一次；循环盘点报告与循环盘点计划、循环盘点清查表的内容相符，盘盈盘亏资产汇总表与循环盘点报告的内容相符，并及时由企业管理层就盘点结果进行处理意见的批复并及时进行账务处理。
　　3.固定资产的处置
　　鉴于固定资产对企业的影响较大，纪录也比较严密，因此，除了保管记录必须完善之外，处置制度也必须完善、严格才能达到精细化管理的要求，才能保证账实相符，而不被贪污或挪用。资产报废必须经过资产专业管理部门技术鉴定，有适当的审批文件。处置价款应根据市场评估作价，款项应及时收回并入账。处置事项完毕后，会计凭证的金额和性质描述与清理的原始单据一致，并修改固定资产卡片。
　　（四）从信息与沟通的角度
　　只有将信息传递与沟通管理相结合，才能提高固定资产内控管理水平。首先，要做好设备运行管理，完善检查记录并统计，制订设备保养、盘点检查的周期计划并实施保养动态管理。其次，要做好设备保养维修管理，根据设备运行状态与设备维修周期自动制作维修计划，对设备维修费用及其构成、维修计划完成率、维修频率等数据进行统计分析，并建立设备维修档案。最后，要做好设备资产综合统计，根据设备管理作业记录实现完整的基本情况、技术状况、管理水平与经济效益、状态统计和经济技术统计评价相结合，才能合理确定与评价固定资产使用效率，为企业的生产经营与类似固定资产的购建提供有价值的参考信息。
　　引入固定资产信息化管理系统。固定资产信息化管理是将计算机通信技术、网络技术、条码技术等先进的信息化手段应用到固定资产的管理之中，使固定资产的管理更加有效、快捷、科学。随着企业规模不断扩大，固定资产数量急剧增加，种类繁多，有关固定资产的各种信息也成倍增长。通过信息管理系统，可以极大地提高固定资产的管理效率，及时反映固定资产的增减变化及日常管理信息。
　　（五）从内部监督的角度
　　一方面，要根据公司有关文件要求，及时下发完善固定资产管理实施细则，并严格按照细则要求对帐、实情况进行核实，真实完整地反映各单位的资产状况、财务状况和经营成果，提升财务信息质量。另一方面，要加强现有内控人员的培训，特别是信息技术和法律法规方面的培训，同时通过招聘和培训对现有内控人员专业结构进行优化，提高内控人员在生产设备、设施方面的专业素质，保证固定资产审计工作的开展。
参考文献：
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[2]朱荣恩.建立和完善内部控制的思考，《会计研究》，2001（01）.
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