【摘要】 本文对高校记账凭证中摘要栏的重要性进行了探讨,对会计核算实践中经常出现的若干问题进行了分析,并提出了相应的处理办法,最后对如何提高摘要栏的填写质量提出了自己的看法。
【关键词】 记账凭证;摘要;高等学校
一、正确填制凭证摘要栏的重要性
记账凭证是重要的会计核算资料。它是本单位财会人员根据审核无误的原始凭证填制的,载有反映经济业务的会计分录及简要内容,直接作为记账依据的书面文件。记账凭证的主要作用在于对原始凭证进行归类整理,运用账户和借贷记账法编制会计分录,为登记账簿提供依据。因此,所有记账凭证都应满足记账的要求,都必须具备下列基本内容:1.记账凭证的名称。2.填制凭证的日期和凭证的编号。3.经济业务的内容摘要。4.记账符号、账户(包括一级、二级或明细账户)名称和金额。5.所附原始凭证的张数。6.填制单位的名称及有关人员签章。
在记账凭证的编写过程中,记账凭证摘要作为一项会计基础工作,它的填写直接影响到财务管理部门会计账簿的质量。摘要填写的质量可以反映一个单位财务管理的水平、会计基础工作的质量和会计人员的业务素质。摘要填制的简明准确,可以对财务分析、查询起到事半功倍的效果。
二、会计实践中如何填制高校记账凭证摘要栏
随着经济的发展和社会的变化,新生事物不断产生,高校新的会计业务层出不穷,需要核算的经济业务也在不断扩大和发展。现结合高校会计实践,针对会计核算中遇到的一些常见事项,分别探讨一下记账凭证摘要栏的填写。WWw.11665.Com
(一)一般业务
1.收入核算的处理。高校收入来源渠道很多,有财政拨款、科研划拨、捐赠收入、学费收入、罚没收入、代管性质的收入、银行或金融机构贷款等。这类业务在日常的管理活动中经常需要核对、查询、分析。因此,这类摘要一般要注明收入的性质,内容尽量完整、详细。比如:“某月收教育厅拨款”、“收5月—8月招商银行利息”、“收会计学院05级03班学生学费”等。
2.发放性质的业务处理。高校经常发生一些带有发放或领取性质的劳务费用、奖励费用、安家费、丧葬补助及遗属费等。这类性质的业务往往需要核对和经常查询。因此,这类业务的摘要在填制时要注明发放对象、发放性质。例如:“统计学院王某领引进人才安家费”、“国资处李某报丧葬补助费”、“发放2007—2008年度本科生奖学金”等。摘要中注明发放对象,方便以后的账务核对及查询。
3.日常采购业务的处理。在日常工作中,经常会发生购置办公用品、试验材料、图书、固定资产、纪念品等业务。针对这类业务,摘要栏应填写为“某单位某人报某物”。例如:“管理学院张三购买打印纸花费现金180元”,摘要为“管理学院张三报打印纸”、“宣传部李某报u盘”、“院办张某报专家礼品”等等。如果经办人将多种用途的原始单据一并报销,会计人员应将不同用途的原始单据分别归类,分别制作记账凭证。对金额较小的物品可以不再单独制单而在摘要栏中用“等”表示。
4.差旅费的处理。在日常的会计核算中,差旅费的核算业务量比较大。差旅费的核算范围主要包括会议、实习、调研、进修培训、出国考察、购物等。针对这类业务,摘要栏应填写为“某单位某人报某地某事”。例如:“工程学院李四去济南采购材料”,摘要为“工程学院李四报济南差费”;“审计处赵二去北京参加培训”,摘要为“审计处赵二报北京培训费”; “教材科张某去杭州采购图书”,摘要为“教材科张某报杭州图书采购”……这样填制摘要栏可以使阅读者清楚地了解经济业务内容。
(二)特殊业务
1.内部转账结算的处理。高校中的内部转账结算包括下属印刷厂、餐厅、宾馆、等向学校财务处结算各部门的印刷费、招待费、住宿费等以及下属单位需要返还学校的工资、水电费、上缴利润等。通常情况这类结算业务比较集中,每月发生次数比较少。各种用途的同类性质费用比较多,结算的时间跨度比较长,各相关院系职能部门对费用后面所附清单基本上已进行过详细核对,这类凭证的摘要应填写为“某单位结算某单位什么费用”。例如:“印刷厂结算会计学院印刷费”,摘要为“印刷厂潘某结算会计学院印刷费”;“第三餐厅结算院办的对外招待费”,摘要为“三餐王某结算院办招待费”,能让经费使用部门一目了然。对于返还学校的费用,可以使用“某单位返还2008年3月工资”,“某单位上缴2007年度利润”等。
2.工资核算的处理。工资结算凭证附件内容比较多,每月发生的次数少,业务性质比较单一。这类业务按照工资核算的项目填制比较好,对整张工资凭证来说反映的业务内容比较清楚,对各费用账簿来说也能清楚地反映哪个月份的何种工资费用。摘要栏填写为“发放某月在职人员基本工资”、“发放5月离退休人员工资”等等,这种摘要更容易使读者理解业务内容。
3.其他核算的业务处理。一些不能划归到上述类别的核算业务,比如分配指标、特殊费用、年终结账等。这类核算业务的摘要需要载明分配什么指标、什么性质的业务等。例如:“分配管理学院6月份上机费”、“划拨教务处2008年经费指标”、“结转2007年经费结余”等。
(三)错账更正
此项主要是关于如何更正错账。根据《财政部关于会计基础工作规范》的要求,已经登记入账的记账凭证,在当年内发现填写错误时,可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证,在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样,同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证,注明“订正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误,只是金额错误,也可以将正确数字与错误数字之间的差额,另编一张调整的记账凭证,调增金额用蓝字,调减金额用红字,摘要栏填制为“调整某月某日某号凭证”。发现以前年度记账凭证有错误的,应当用蓝字填制一张更正的记账凭证,摘要栏填写为“更正某年某月某日某号凭证”。
三、提高摘要栏填制质量的要求和途径
高校新的会计业务层出不穷,这对会计从业人员意味着巨大的挑战。要改善高校记账凭证摘要栏的填制,提高会计信息质量,会计人员应从以下几方面着手努力:
(一)端正思想认识,增强工作责任心
会计摘要是财务信息的重要内容,无论对方便日常会计工作,还是加强财务监督,或者是作为档案资料留存利用都有举足轻重的作用。因此,会计及其主管人员必须要做到:1.端正思想认识,克服普遍存在的“重数字金额,轻会计摘要”的心理,重视会计摘要的编写。2.要增强工作责任心,以认真、负责、细致的态度和要求编写会计摘要,坚决反对粗枝大叶、马虎的做法。
(二)熟悉业务,掌握经济活动的来龙去脉
会计摘要是用文字等形式反映经济业务的一种方法。经济业务的发生、发展是编写会计摘要的基础。对经济业务了解得越清楚、越透彻,会计摘要就能编写得越准确、越精练。因此,会计人员必须熟悉本单位业务,掌握资金运动状况。要勤于学习,善于积累,虚心接受新事物,认真研究新问题,在实践中不断熟悉业务,提高技能。
(三)认真执行有关规则、准则,充分发挥凭证、账簿及科目的不同用途
现行的借贷记账法和会计基础工作规范一般要求编制记账凭证是“一事一单”,也允许编制一借多贷、一贷多借以及特殊情况下的多借多贷的记账凭证。
(四)提高自身遣词造句的能力
1.详略得当。会计摘要的要求是简单、扼要,要善于掌握适当的分寸,做到既简明扼要,又能说明问题。不仅能确切地反映出当时经济活动的情况,还要为日后的检查、分析提供可靠的依据。2.用字精练。会计摘要就是摘录要点,因此用字必须确切、精练,使用恰当的文字简洁而明了地表达要点。3.含义清楚。会计摘要不但文字使用要精练,更要考虑语句含义明确、清楚地说明经济业务的基本情况,注意避免模棱两可的词句出现。4.书写要整洁。会计电算化的推广使会计人员的手工操作大大减少,微机打印的账簿、凭证一般都很整齐、干净。但在输入文字时,一定注意不要出现错别字,数字也应注意规范化。
【主要参考文献】
[1] 财政部.财政部关于印发《会计基础工作规范》的通知(1999年6月17日财会字[1996]19号).
[2] 韩起凤.对编写“会计摘要”的思考[j].现代审计与经济,2006(3).
[3] 施伟,马娟.对会计记账凭证填制的想法[j].
中国管理信息化,2008(20).
[4] 姚红美.对高校会计核算“摘要”栏填制的几点思考[j].
会计之友,2006(10).
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