探寻小企业会计电算化优化之路

摘　要：会计电算化是以电子计算机为主的当代电子和信息技术应用到会计工作中的简称。它已成为当前会计工作的主要工具,是提高工作效率,运用计算机技术代替手工记账的基本方式。现已发展成为一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的新型科学和实用技术。顺利实施会计电算化工作可以促使会计工作标准化、规范化，提高会计工作的效率和质量，使会计人员更好地工作，加快信息传递，使企业管理更加现代化。文章通过对小型企业在应用电算化过程中自身出现的一些问题，进行调研分析提出了一些建议和措施，以此希望能为小型企业顺利实施会计电算化工作提供有益的帮助。

关键词：会计电算化；会计；内部；小企业

 

1前言
    随着社会的进步和科学技术的发展，计算机在各个领域被广泛应用，一种新型的做账方式也应运而生。即会计电算化，它是用计算机代替人工, 实现记账、算账、报账、查账以及部分需由人脑完成的对会计信息的统计、分析、判断乃至提供决策的过程。它与原始的手工操作相比，会计电算化具有运算速度快、存储空间小、存储容量大、数据共享、检索查询快速、制作报表容易、数据分析准确等特点。但是从笔者对浙江省临安市小企业会计电算化应用的调查情况来看，虽然许多小企业也买了电脑、打印机、会计软件等设施，用电算化取代了手工记账，但是并没有充分体现出电算化的优势，为此笔者谈谈自己的一些看法。
2.小企业应用会计电算化的现状
    近年来，临安市企业会计电算化普及工作推行较快，许多企业在账务处理、应收应付款核算、固定资产核算、材料核算、销售核算、工资核算、成本核算、会计报表生成与汇总等基本会计核算业务方面纷纷实现了会计电算化。据调查，截至20１１年12月底，临安市大型集团公司及下属企业会计电算化已全部普及；资产总额5000万元以上的企业会计电算化普及率已达80%以上；资产总额在5000万元以下的企业会计电算化的应用面也达到了50%～70%。从调查数据看，临安市已达到财政部在“2010年力争80% 以上的基层单位基本实现会计电算化”的要求。会计电算化的普及从根本上扭转了临安市基层单位会计信息处理手段落后的状况，但与会计电算化迅速普及不相适应的是企业内部电算化工作中还存在着许多不尽人意的地方。尤其是笔者所调查的众多小企业，情况更是如此。
4小企业应用会计电算化的出现的问题
4．1会计电算化岗位不明，监管制度缺失
    企业开展会计电算化工作提高了工作效率，传统的会计分工模式被打破，会计人员抄写、计算等手工劳动大大减少，会计人员的工作职责、操作规程也都将发生很大变化。各岗位的工作量往往不同于手工记账，需要重新分工，并需要提供更高的内部控制制度要求。但是，众多小企业没有搞清楚电算化的规律，未及时、有效地进行岗位调整造成人力资源的浪费或岗位设置不符合要求。如：有些小企业在实行电算化中，从数据的输入、输出及数据的报送都经由一人完成，缺乏权限设置的牵连制。其实，这样就增加了在未被批准的情况下，操作人员直接对使用中的数据和程序进行修改、复制或删除等操作的可能性, 从而使会计数据的准确性及安全性大大受到威胁, 也增加了舞弊的可能性。
    这些情况的发生归根结底都是小企业在引进会计电算化后未能及时建立、健全相关的管理制度，且系统在运行过程中也没有严格执行制度要求，造成监控缺失。甚至在一些小企业中，会计人员间互相知道密码，没有保密观念。账套间互相可以随意进入操作使用、稽核流于形式，容易造成内部人员私通随意报销及领用材料，使企业造成损失。
4．2小企业会计人员素质不高
    据统计，临安市大部分小企业电算化操作人员大都是财务人员经过财务软件公司的短期培训而来，知识掌握不全面，很少有既熟悉计算机知识又精通会计业务的人员。大多数会计人员计算机专业知识匮乏，对财务软件的认识存有局限性，一般只能按照固定的模式机械的操作财务软件，不能灵活运用软件所提供的各项功能，特别是一些辅助核算功能的运用。一旦软件运行过程中出现故障或与平常见到的界面不熟悉时，就会束手无策，这些也成为会计电算化有效运行的障碍。
    笔者对某一家小型造纸企业的人员学历情况进行调查发现，该公司人员15.64%为小学文化，57.54%为初中文化，3.39%为中专文化，18.43%为高中文化，5%为大专以上文化。从中可以看出公司人员文化素质普遍不高，一时之间想要提高人员素质极其困难，尤其是财务人员长期进行手工处理账务，对于会计电算化这一新型记账方式很陌生也难以适应，现企业要求进行计算机操作更是难上加难。例如，在每月做报表的时候，会计人员提前经手工做好一份准确的报表，但是由于对电算化上机操作生疏，利用软件上核算的数据居然和手工报表上的相差甚大。这样的情况反而使得电算化运用陷入了尴尬境地。
4．3电算化内部工作环境安全性不高
    随着电子商务、网上结算等业务的发展，企业财务部使用的电脑均需要有上网交易功能，如进行网上银行支付、网上纳税申报等。会计信息在网上传递过程中，随时可能被网络黑客截取并恶意篡改或被病毒扰乱正常工作，造成不可估量的损失。不但如此，计算机应用中出现的舞弊和犯罪现象大都是由企业内部人员造成，尤其是掌控技术的应用人员，如系统管理人员、程序员等。为个人利益，恶意篡改数据，盗取公司财务信息，给公司造成损失。
    在采用电算化后，程序与数据存储在一起；数据的输入和输出形式和手工会计系统也大不相同。数据的输入可能缺乏充分可靠的记录，未经确认没有附件的数据亦可能被输入系统内。在输出方面，有些业务或处理结果不被打印出来，只有依靠电子计算机才能查看到存储在磁性媒体中的数据。例如，某账户有期初余额，但是本期没有发生，就不被打印出来需要通过计算机查看。而如何存取改动数据的命令和程序又集中在同一装置内，在计算机上修改错误，修改过的数据很难留有痕迹，未经批准擅自存取或改动数据的情况就很有可能发生。
5优化小企业会计电算化应用的措施
5．1规范会计电算化操作管理制度
5．1．1强化会计电算化人员职责权限。
    要明确各个岗位对应的工作内容、岗位职责和功能权限，并通过财务软件的权限设置系统对会计电算化工作人员的操作权限进行严格限定，对每个会计员的操作进行控制。例如，进入系统管理中的权限管理， 根据工作的需要对于制单人员，给予查询权、录入修改权、打印权；对出纳员应给予帐务查询权、银行及对帐权和审核权，以便出纳模块和日常帐务模块相互核对和日常收付凭证进行操作。如果需要，可以充分使用本企业财务软件控制部分科目的权限。
5．1．2建立严格的监督机制。
    企业应当要求财务人员必须把整个会计核算过程分解成相互关联、相互制约的若干部分，分别由不同的人员负责，确保完成一项经济业务必须要两个或两个以上人员经手，从而起到相互牵制、相互监督的作用。例如，对记账凭证审核时，除审核人员在计算机系统内签字确认外还要求制单人员在打印的会计凭证上盖章确认。同时利用计算机进行财务监控，必须随时对财务监控对象进行跟踪，比如对某些费用的限额直接限制，超过限额则不予支付。对于超额领用材料，只能要求高层管理人员审批后才能发料。还要实行严格的奖惩制度来促使责任人员互相监督，在企业内部形成良好的工作风气
5．2提高企业财务人员的素质
5．2．1、培养适应会计电算化环境的复合型人才。
    随着电算化和计算机的引进，财务人员不仅要学会利用电算化操作账务，更要学会计算机及网络的应用和维护。首先，可以强制财务骨干率先以身作则学习应用电算化，安排财务高层先进行培训并以此慢慢推广蔓延开来。然后，企业内部可以不定期地安排一些不同层次的对象参加有针对性的、系统的电算化培训和计算机基础知识教导，对会计人员逐一考核。企业争取利用自身资源做好会计电算化后续教育培训工作，造就财务人员既能透彻和熟练掌握财务软件的应用，又熟悉计算机维护知识的复合型人才，全面提升会计人员的整体素质，迎接会计工作的信息化。并且可以通过培养计算机技术人员，学习会计和审计专业知识，掌握计审原理和方法，专职或辅助进行计算机日常工作；还可以由审计人员和计算机技术人员相互配合组成审计小组，共同完成计算机审计工作。
5．2．2、建立企业、高校、软件公司三方合作的人才培养机制。
    仅仅依靠小企业本身来提高财务人员的素质显然远远不够，更多的要利用高校，从中获得帮助。即安排企业内部人员进高校培训或者更快的是让高校毕业生进企业推广技术。例如由软件公司在学校设点培训高校人才，并将人才技术配发输送到购买该软件的企业中去，进行软件操作及维护。这样一来，不但减轻了现在应届毕业生就业难的问题，还可以满足企业对财务软件形人才的需求，形成企业、高校、软件公司三赢的局面。
5．3提高内部工作环境的安全性
5．3．1加强会计电算化环境下的内部控制。
    在电脑网络环境下,某些内部人员的恶意行为及工作人员的无意行为都可能造成会计信息的不安全性,为了提高网络会计信息系统的安全防范能力应采用一些措施。第一, 建立健全对病毒、电脑黑客的安全防范措施。在计算机上安装并检测杀毒软件，及时更新。在使用软盘和网上资源时，注意首先查毒、杀毒。对特别需要安全保护，涉及会计电算化工作的计算机进行隔离，谨慎上网。第二,建立会计信息资料的备份制度,对重要的会计信息资料要实行多级备份。每日必须对计算机内的会计资料在计算机硬盘中进行备份，对磁性介质存放的数据要保存双备份，以避免意外和人为错误造成数据的丢失。
5．3．2加强数据的保密和保护。
    在数据输入系统前,必须要经过检验。输入工作应由多人多组分担；对输入的数据、代码等进行必要的校验,以保证合法性、真实性。在进入系统时加一些诸如用户口令进行身份认证和用户权限设置授权等限制手段, 对操作密码实行双人控制，即将所设密码分两部分、一部分由财会主管人员掌握，另一部分由操作人员掌握，只有两者同时兼有密码后，方能进入操作，由此达到相互监控。另外还可以考虑专门的管理制度,如专机专用、专室专用等。由于小型企业资源有限，可以考虑在办公室内特定一个区域，将进行电算化操作的计算机设在特定位置及设置开机密码，与其他计算机网络分离，规定非相关操作人员不得擅自使用，同样也可以做到专机专用，在专室专用的方式上改良为专位专用。
    以上这些问题是小企业实施会计电算化进程中经常遇到而又必须重视和及时解决的问题。这些问题如若不重视或不及时解决，它将严重阻碍会计电算化更深层次的发展；如若重视并及时解决这些问题，它必然会促进企业会计电算化充分的应用，最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量，更好地为提高企业现代化管理水平和提高经济效益服务。然而，想要优化小型企业会计电算化应用现状，最根本的就是要从自身做起，从内部找问题，为实施会计电算化创造良好的条件，以便财务人员能够提高会计工作效率，促进企业更好的发展。
参考文献
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