新会计准则下文档审核和访谈程序在经济责任审

  一、经济责任审计评价应力求做到客观准确
    经济责任审计最主要的工作是通过审计对被评价人任职期间经济责任履行情况做出评价。评价，既要肯定被评价人任职期间取得的主要成绩，也要求指出其存在的主要问题和应承担的责任。无论是对成绩的肯定，还是对问题的指出，都要求准确无误，恰如其分，使委托方、被评价人、被评价人所在单位领导和职工都能够接受，并且能够经得起历史的检验。尤其是对被评价人来说，由于经济责任审计涉及对其履行职责的评价，关系本人今后的发展，一般都很重视，有的甚至很计较。因此，审计评价的客观准确性就显得十分重要。
    那么，如何做到审计评价的客观准确呢？笔者的体会是：一方面靠查账，用客观数据说话；另一方面靠审阅相关文档和对相关人员的访谈来进行评价，后一方面工作对于实现对被评价人的客观准确评价相当重要。因为有些情况在会计账上是反映不出来的。本文结合笔者对某局机关服务中心原主任离任审计的实例，着重谈谈在经济责任审计中，如何利用文档审核和访谈程序进行评价的问题。
    二、如何利用文档审核和访谈程序进行评价
    被评价人所在单位情况简介。某局机关服务中心为局直属事业单位，主要职责为负责局机关后勤服务，重点开展局机关交通、职工就餐、文印、物业管理、干部职工医疗、住宿、票务等日常服务工作。并根据工作需要，开展会展服务、培训、咨询等服务，经营和管理市机关委托的国有资产等。该中心下设部门和所属单位9个，设会计核算账套8个，由中心财务部统一进行会计核算。2010年12月底，机关服务中心及所管辖单位职工人数201人，合并资产总额2320万元。被评价人自2005年1月被任命为机关服务中心主任到2010年12月31日离任，在机关服务中心任职整六年。
    评价，既要肯定被评价人任职期间取得的主要成绩，也要求指出其存在的主要问题和应承担的责任。无论是对成绩的肯定，还是对问题的指出，都要求准确无误、恰如其分，使委托方、被评价人、被评价人所在单位领导和职工都能够接受，并且能够经得起历史的检验。
    本次经济责任审计组共计四人，其中两人为注册会计师，两人为助理人员。进驻现场后，我们将人员分为两个组，一组为会计信息审核组，由一位注册会计师和两位助理组成，重点负责对8个会计核算单位6年期间中资产、负债、权益、损益情况的审核；另一组为文档审阅和访谈组，由审计组长一人组成，重点负责对相关文档的审阅和对相关人员的访谈。两个组的工作同时进行，每天对工作进展情况进行沟通。
    文档审阅和访谈组，首先从被审计单位收集了被评价人的述职报告、过去五年每年的工作总结、资产负债表和利润表、主任办公会议纪要、工作简报、制度汇编以及内外部审计报告等资料，并逐一审阅。
    通过对相关文档的审阅和分析思考，审计人员对被评价人任职期间的工作情况有了基本把握。归纳起来，被评价人在任职期间的工作成绩集中体现在四个方面：牢固树立服务意识，带领团队为机关正常高效运转提供了有力保障；坚持改革创新，不断探索提高服务工作水平的新途径；守纪律，顾大局；制度比较健全，管理比较规范。未发现被评价人有经济问题。这些认识，经被访谈人员普遍认同后，构成了审计报告中关于被评价人工作业绩的内容，这里不再展开描述。
    经济责任审计最难的工作是准确把握被评价人任职期间存在的问题和不足。在对本案进行文档审阅和与相关人员访谈中，我们发现了一些问题疑点。
    一是激励与约束机制不够完善。在该中心2007年末工作总结和2008年度工作计划中曾提到，从2008年初开始对各部门、所属单位开展绩效考核。但是在2008年度工作总结中，对绩效考核工作总结评价的文字并不多，而且2009、2010年度工作总结中再未提到绩效考核工作。由此，我们认为该单位激励与约束机制可能不够完善或者坚持的不够好。经进一步的访谈和制度审核，证实了我们的看法。在审计报告关于存在问题部分，我们对该单位激励与约束机制问题做了如下表述：激励与约束机制不够完善。主要表现是：机关服务中心对各部门、所属单位的绩效考核工作相对滞后。除2008年对各部门、所属单位实行过绩效考核外，其他年度基本没有进行规范化的绩效考核。机关服务中心对各部门、所属单位年度、月度工作目标不明；年末、月末对各部门、所属单位工作业绩也缺乏科学评价；对干部职工工资奖金分配与部门、所属单位工作任务完成好坏挂钩不紧。
    二是部分所属企业经营不善。在该中心的电话表中，将某宾馆列为所属单位。在该中心每年的工作总结中，也曾多次提到某宾馆情况并对其提出工作要求，但委托方并未将某宾馆列入本次审计的范围，我们认为有深入了解的必要。后来，通过访问机关服务中心财务部负责人、约谈某宾馆总经理、审核该单位会计信息，证实该单位存在长期经营亏损、所有者权益大幅度减少、机关服务中心长期股权投资少记等问题。核实情况为：2004年1月13日，机关服务中心与广州某公司共同发起设立某宾馆股份有限公司，注册资金300万元，经营范围为住宿、餐饮、旅游等。根据双方签订的合作协议，机关服务中心股权比例为25%。2009年12月，某宾馆董事会通过决议，将机关服务中心股权比例调整为51%，为公司第一大股东，并委派该中心一位同志任该公司总经理。被评价人于2006年1月至2011年1月任该公司董事长、法定代表人。机关服务中心自2009年12月起成为某宾馆的实际控制者。某宾馆2004年至2005年亏损150万元。被评价人于2005年1月任机关服务中心主任后，虽努力组织扭亏，但效果仍不够理想。该宾馆自设立至2010年底累计亏损280万元，所有者权益由开始经营时的300万元减少到20万元，减少了93.3%。此外，在某宾馆董事会决议将机关服务中心股权比例调增后，机关服务中心账面对外股权投资并未做相应调整。
    三是对遗留问题处理执行力不强。2009年4月2日机关服务中心主任办公会纪要有这样一段文字：“会议决定，尽快解除与深圳××公司合作，此项工作由××同志牵头，尽力追缴注册资金和经营利润65万元。收回对××同志的授权书，不再由其担任永华公司的法人代表，并继续与对方代表联系，解决遗留问题。近期委派××、××同志去深圳处理相关善后事宜。”通过这段文字，我们认识到该机关服务中心还存在与 永华公司投资与清理问题，应做进一步了解。为此，我们访谈了相关当事人，查阅了相关资料，搞清了永华公司的情况和存在的问题。核实情况为2004年机关服务中心与深圳××公司合作，成立永华咨询服务公司。机关服务中心出资15万元，占50%股份，并确定一位同志为董事长(法人代表)，对方代表为总经理，公司地址设在深圳。2006～2007年，机关服务中心曾帮助永华咨询服务公司承揽业务，与其约定应收永华咨询服务公司咨询费50万元，但公司总经理以资金紧张为由一直拖欠未付。基于这种情况，2009年4月2日机关服务中心主任办公会议做出了解除合作、追缴债权的决定，但事后并无人落实。至本次审计时，此事尚无结果。而且，机关服务中心对此笔投资也未有挂账。审计结论：前期属于投资不慎，后期对遗留问题清理不力，会计核算不规范。被评价人的责任是对遗留问题处理执行力不强。
    会计信息审核组通过查账和实物盘点，核实了被评价人任职期间机关服务中心资产、负债、权益、损益数据，并证实该机关服务中心存在会计核算不实、部分会计信息失真、记账不规范等问题。
    会计信息审核组通过查账和实物盘点，核实了被评价人任职期间机关服务中心资产、负债、权益、损益数据，并证实该机关服务中心存在会计核算不实、部分会计信息失真、记账不规范等问题。
    三、审计报告评价
    根据上述审计情况，审计报告分别叙述了被评价人任职期间的主要工作成绩、机关服务中心资产、负债、权益、损益情况和存在的主要问题。在此基础上，做出审计结论：某同志任职期间，在经历机关服务中心转制、经济负担加重、人员思想波动的情况下，能够从大局出发，紧紧依靠上级分管领导，带领机关服务中心干部职工克服困难，开源节流，建章立制，改革创新，有力地保障了机关正常运转和队伍稳定，取得了较大成绩。但是，在工作中也存在着激励与约束机制不够健全、部分所属企业经营不善，遗留问题处理执行力不强，部分会计信息失真、记账不规范等问题。某同志对任职期间机关服务中心所存在的主要问题应当承担领导责任。
    根据存在问题，审计报告相应提出机关服务中心应健全激励与约束机制、对北京某宾馆进行清算或移交出去、责成专人进行永华公司处理遗留问题、改进会计核算工作、真实反映会计信息等审计建议。
    审计组将形成的审计报告初稿分别征求了被评价人、机关服务中心现任领导、委托方干部局意见，他们除对部分文字表述提出意见外，基本认可审计报告初稿。
    四、几点体会
    回顾本次经济责任审计，审计工作能够在较短时间内顺利完成，很大程度上得益于在经济责任审计中，利用文档审核和访谈程序进行情况了解和评价。根据个人审计实践，要保证文档审核和访谈取得良好效果，应当注意以下四点：
    1.文档审核占有资料一定要全，要将反映被评价人任职期间工作情况的各种文字资料尽可能多地收集起来，以便于对情况进行全面了解和分析。
    2.文档审核一定要细致，善于综合归纳，从中找出规律和特点，注意发现问题和疑点。
    3.最好带着问题和疑点与相关人员访谈，将问题和疑点搞清楚，并形成有被访谈人签字的访谈记录作为审计证据。同时，应注意对被访谈人的意见进行分析，判断其是泄私愤还是出以公心，善于去伪存真。
    4.被访谈人员要有一定的覆盖面，一般应包括被评价人原班子成员、中层干部正职和与要了解问题相关的人员。通过访谈，掌握被评价人所在单位主要人员对被评价人的基本看法，以防止审计结论偏颇，规避审计风险。^