浅论会计电算化与企业信息管理系统的构建分析

　一、会计电算化和企业信息管理概述
　　（一）会计电算化的涵义
　　会计电算化是指利用电子计算机技术对会计信息实施管理的人机相结合的控制系统。它使用电子计算机代替了手工记账、算账、报账，并部分地代替原本由人脑完成的会计管理和辅助决策，构成了企业信息管理系统的重要组成部分。会计电算化是经济和科技发展对会计工作提出的要求，是现代会计与现代科学技术紧密融合的产物。它的产生是会计数据处理技术的一场革命，对会计信息管理具有深远意义。
　　（二）企业信息管理的涵义
　　企业信息管理是指围绕企业的生产活动而进行的全部信息的收集、加工、处理等活动的总称。企业通过信息管理，有效地规划、组织、领导和控制各种生产要素或要素生产过程，实现资源的有效配置、共享和协调运行。企业信息管理通过不断产生和挖掘管理信息或产品信息来反映企业活动的变化，满足企业对生产、创新和决策的不断需求。
　　（三）会计电算化与企业信息管理的关系
　　由于会计是企业经济管理的重要组成部分，一个企业的会计信息约占企业全部信息的70%，因此会计电算化系统在企业信息管理系统中占有十分重要的地位。由于电子信息技术与互联网、电子商务的飞速发展，传统单纯、自成一体的会计核算已难以做到信息资源的及时共享，因此将会计电算化融入到现今的企业信息管理系统之中，是现代化管理和会计自身改革与发展的需要，是科技发展的必然趋势。现如今，大力推进会计信息管理电算化进程，已经成为了企业管理的当务之急。会计电算化系统完全融入企业信息管理系统后，信息数据将高度集成和共享，财务职能和企业管理的各个环节联系将更加密切，各职能部门可依据不同权限随时查看各种收入、成本、费用等的实际发生情况，使企业的信息资源实现最佳配置，为企业领导正确决策提供更加快捷、真实、准确、可靠的数据。
　　会计电算化对企业信息管理的影响何在？首先从内部控制看，以往手工会计中，它的每一步都有不同的人负责，各个会计资料由不同的人员进行填制和保管，很难获得全部完整的会计资料。而实行电算化后，会计信息全部储存于电子计算机中，管理和调用非常方便，由于数据过于集中，理论上任何一个人都可以获取全部资料；另一方面，由于很多步骤都由计算机自动处理完成，一旦出错也很难找到出错的源头。因此，在会计电算化环境下，企业内控重点由对人的控制转变成对人、计算机和互联网的全面控制，使得内部控制更加复杂。再从对企业信息化建设的角度看，企业管理信息化将是今后会计电算化软件深层次发展的方向。企业信息化的实现，必须通过网络，将包括会计业务在内的企业各类业务与电子商务相结合，我国很多科技型企业的信息化建设都是先从财务信息化入手的。最后从会计电算化对企业信息质量的影响看，实行会计电算化后，会计资料是由电脑按规定的程序生成，一定程度上减少了人为因素导致的信息不实、数据删改等现象，大大提高了会计信息质量，也即提高了企业的整体信息质量。
　　二、会计电算化在我国企业信息管理中的现状
　　从国内的发展趋势看，会计电算化软件在从简单的会计核算转变成综合的管理信息系统，从简单的数值运算转变为全面的会计核算，进而转变为具有现代化管理功能的会计信息系统方面，已取得了一定成绩。在现阶段，我国已有40余种会计软件通过财政部评审，加上各省财政部门认可并使用的，总计共有200多种会计软件，其中有部分软件已经具有一系列符合企业生产发展和信息管理要求的管理型功能和模块。
　　但是当前，我国的会计电算化整体水平仍是偏低的。主要表现为，在相当多的企业中，手工核算方式和会计电算化核算方式仍在同时使用，很多企业并不能完全脱离手工记账，这样也就使得会计核算效率一直无法提高。其水平偏低的另一个重要表现是很多企业或单位使用的会计电算化软件功能不足，相当一部分功能是闲置的甚至无法使用。笔者曾在一中小型企业供职，一直使用手工记账，近几年才开始购买财务软件实行会计电算化，但也仅仅使用了该软件的一两个模块，其他模块和功能从未使用。这种情况不论是对应用企业，还是对软件开发商、供应商，都是一种资源的浪费。
　　不仅会计电算化水平偏低，由于我国整体科技水平都较落后，企业的信息管理系统也大都尚未健全。一般中小企业甚至还没有信息管理的概念，即便大型企业，其战略、经营、管理、生产等部门虽都有软件系统，但各自为政，自成一体，很难融合。从企业的发展前景来看，企业应建立多个子系统，并将它们进行有机的合，从而形成一个完整的企业信息管理系统，其中会计信息的融合至关重要。当会计电算化的发展从核算型转变为管理型再融合到整个企业信息管理系统时，企业的信息管理系统才能更加完善。但在我国由于科技水平整体偏低，很多企业连最基础的会计电算化核算都尚未健全，更谈不上与整个企业信息管理系统的有机融合了。
　　三、会计电算化在企业信息管理中存在的问题
　　会计电算化使会计人员从繁重的手工核算中解脱出来，大大提高了会计工作质量和会计工作效率。它在减轻会计人员劳动强度，提高效率，推进会计管理制度改革，推动企业管理现代化等方面具有深远意义。但由于我国会计电算化整体水平偏低，再加上其固有缺陷，在当前形势下，会计电算化在企业信息管理中尚存在若干问题，表现如下：
　　（一）信息安全存在风险
　　会计信息是反映企业财务状况和经营成果的重要依据，不得随意破坏、泄露，数据安全至关重要。但网络是充满着安全隐患和风险的地方，企业在日常使用财务软件时，有可能会因为病毒的感染或他人的恶意攻击，导致软件运行不正常，甚至有发生会计信息在传输过程中被拦截、窃取、篡改的危险。如果企业会计数据混乱或丢失，轻则造成会计核算不正常、财务数据不准确、财务报表无法编制上报等情况，重则导致公司发生信息安全事故、日常管理功能无法实现，影响到企业的整体运转，这将给企业生产经营带来不可估量的损失。
　（二）会计软件与企业信息管理不能有机融合
　　我国目前的会计电算化软件种类繁多，不同企业使用的软件也各不相同，应用平台和系统软件无法融合的现象随处可见。最常用的单机版会计电算化软件往往脱离了企业信息管理的要求 ，而一些企业虽然实行了核算的网络化管理，但并没有与整个管理平台连接起来，信息一体化的推进困难重重。同时很多管理软件价格高昂，远高于中小企业的承受能力，且不能部分购买，只能整体购买，这对于中小型企业来说，是一种极大的浪费。另外，一些软件供应商并没有进行很好的调研、设计和开发，开发的产品和企业的要求存在很大差距，致使大部分软件与企业的生产运作不能完全相融。
　　（三）内控的风险增加
　　会计电算化软件程序中一般都包含了内部控制功能，但如果程序发生异常或被恶意篡改，则在特定方面发生错误或违规的可能性大大增加。在电算化环境下，只要有一个结果出现错误，那么就可能引起整个会计信息错误。内部控制的程序化、机械化也使得会计核算时出现差错的风险反复叠加。由于数据太过于集中，会计信息的保密性和安全性也随之降低，给内控带来了新的难度。
　　（四）会计人员技术水平受限
　　我国传统观念中一直认为财务会计人员不需要高水平、高学历、高技术，因此很多企业，特别是中小企业的会计人员素质普遍偏低。在实际工作中，很多会计人员并不重视企业信息管理，在态度上认识不足，仍习惯并满足于自己的传统实践经验，不愿意主动接受新技术、新方法，甚至由于自身能力不强、技术水平较低而对信息化管理产生抵触。另外，由于部分会计软件供应商的售后培训服务不全面、不到位，也使得会计人员未能完全掌握软件操作流程，不能熟练运用和操作。
　　（五）档案管理复杂性凸显
　　对于电算化会计档案，除传统的会计档案外，还包括电算化过程中形成的电子文件、纸质文件以及系统软件。会计电子档案的使用依赖于计算机的硬件和软件系统，存储需要磁性介质，然而磁性介质对环境和温度的要求高，不仅要防水、防火，还要防尘、防磁。如果不在电子档案安全方面加强管理，则数据丢失和毁损的可能性较之以往手工会计会大大提高。
　　四、针对存在的问题提出的建议
　　随着科技不断发展和企业信息化建设的需要，会计电算化将是企业发展的必然趋势，解决其存在的问题，对于企业信息化管理的发展具有重要意义。
　　（一）加强企业信息管理制度，提高企业信息化管理水平
　　随着计算机用户的范围和访问计算机资源的手段发生巨大变化，对企业来说保证信息安全越来越成为一项艰巨的任务。在信息化进程中，企业必须尽最大努力防止信息数据丢失或泄露。企业应制定企业信息管理制度，尤其要重视财务会计信息，对会计人员应加强管理并对计算机不定期进行设备维护和软件提升。对数据特别是财务数据进行加密保护和及时备份，制定相关信息安全条例和相应严格的奖惩制度。
　　（二）财务管理软件必须关注与企业的适用性
　　注重财务软件与企业的适用性是会计电算化的关键所在。企业应在琳琅满目的市场上挑选适合自己实际情况的财务软件。此外，一些中小企业无力购买整套软件，也可以采用租用的形式，实用又节约。对于大型企业来说，则可以在软件的开发阶段就参与进来，在软件成品之后还可以对个别模块进行修改，以满足企业管理实际之需。软件供应商也应该做好市场调查和分析，对自身拥有的软件进行提升和改造，以适应大部分企业的实际业务，避免出现软件过度开发和浪费闲置的现象。
　　（三）建立健全会计电算化环境下的内部控制制度
　　对于企业，除健全传统常规的内部控制制度外，还需进一步建立会计电算化环境下的内控制度并严格执行。比如建立电算化会计的授权操作制度，根据会计电算化原则，按岗位的不同赋予不同的权限，以免发生未经允许或授权的操作。对于电算化会计操作人员，如凭证录入、审核、管理员等均应实行岗位专人专职制度，明确岗位职责，对不相容岗位进行分离，对同级岗位之间进行牵制和监督，等等。同时随着外部环境的变化、单位业务的不断调整和管理要求的提高，还需不断健全与更新内部控制制度。
　　内部审计也是保障内部控制的重要手段之一，而且还是企业对会计系统提供的会计信息的准确性和可靠性的一种检测方法。审计人员在对会计业务进行审计时，发现相关问题应及时提出相应的解决建议，以提高会计核算质量和管理水平。
　　（四）加强会计人才培训，提高工作效率
　　企业应当将对员工的培训视为企业信息化管理和人才建设的重要部分。企业应当积极支持及组织财务人员学习和提高会计电算化知识，在能熟练操作会计电算化软件的同时还能维护软件及设备的日常运行，力求培养形成复合型的人才。企业在购买软件时应与软件供应商达成培训协议，双方都应该严格控制培训流程，以防出现软件培训机构不执行、被培训员工不积极而造成培训流于形式，浪费时间和金钱的现象。除了重视员工的技术培训外，员工的思想培训也不可忽视。企业信息化应该与企业管理相结合，促进员工转变传统观念，遵守企业现代管理的规章制度，以方便企业科学管理。同时，我国各高等院校也应着眼于加强复合型会计人才的培养，使之能掌握日益更新的会计电算化知识，满足电算化会计和企业信息管理的发展需求，为社会输送合乎需求的优秀人才。
　　（五）加强会计档案的管理
　　在实施会计电算化后，企业必须建立电算化会计档案的归档制度、保管制度以及移交制度，并需对其不断完善。会计电算化系统的软件程序，使用工作中产生的文档资料，都应视同会计档案保管。会计数据在没有打印成纸质资料之前，应妥善保管其备份数据，以免丢失。由于电算化会计的档案是存储在磁性介质上的，因此会计电算化档案必须要存放在专门的档案室，必须注意安全、防火、防潮、防磁、防高低温。此外，还应注意电算化会计档案与对应财务软件版本的一致性，电算化会计档案管理人员在管理档案的同时还必须掌握一定的计算机操作和维护知识。
　　随着信息技术蓬勃发展，会计电算化将是大势所趋，会计电算化在企业信息管理中的运用也将进一步上升，并在使用过程中不断完善软件功能，使得电算化会计的信息处理和数据分析更加专业化、智能化，最终将完全融入企业信息管理系统之中。它必将促进企业信息管理水平的提升，成为企业促进生产活动、实现战略目标的有力帮手。
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